Pokročilé reportování pomocí MyQ X

V éře digitalizace společnosti přepracovávají své procesy a vybízejí své zaměstnance, aby si dvakrát rozmysleli, než něco vytisknou. Přesto když do Googlu zadáte „náklady na tisk v kanceláři“ nebo „monitorování využití tiskáren“, objeví se vám následující výsledky:

"Až 3 % příjmů společnosti se utratí za tisk, kopírování, archivaci a odesílání papírových dokumentů."(MyDataScope)

"Průměrný člověk spotřebuje ročně 250 až 300 kilogramů papíru."

"Podle průzkumu mezi malými podniky 47 % z nich uvádí, že velkou část jejich spotřeby tisku tvoří tisk e-mailů zaměstnanci."

"Téměř dvě třetiny malých podniků nedokážou sledovat, kolik je jejich tisková zařízení stojí, ani jejich využití."(SmallBiz Trends)

Je třeba prezentaci v PowerPointu vytisknout jako leták pro každého účastníka semináře, nebo ji můžete sdílet v reálném čase, aby si lidé mohli dělat elektronické poznámky? A na konci workshopu rozdáte dotazník na papíře, nebo lidi odkážete na formulář Google, kde mohou během zbývajících 5 minut několika kliknutími zaznamenat svůj názor?

Samozřejmě, že někdy dáváme přednost černobílému dokumentu, a to z dobrého důvodu. Například pracovní smlouva. Nebo notářský zápis. Mnozí z nás také raději studují materiály se starým dobrým zvýrazňovačem v ruce, než aby celé hodiny zírali do jasné obrazovky.

Dokud existuje nějaký druh podnikového tisku, je třeba mít i tuto položku na seznamu podnikatelských výdajů dobře pokrytou a zdokumentovanou.

Sledování Flotila tiskáren

Zátěž spojená s sledování veškeré tiskové činnosti vsíť často leží na bedrech IT pracovníků společnosti a může jim zabrat značnou část jejich nabitého pracovního programu. Se správným řešením pro správu tisku však nemusí být Flotila tiskáren žádnou zátěží.

Správce IT obvykle ocení vše, co je automatizované: upozornění na poruchu některé z tiskáren ve flotile, na docházející spotřební materiál a kvalitní monitorování využití tiskáren, zejména v případě Flotila tiskáren od různých výrobců. Možnost definovat vlastní přehledy a nechat je každé pondělí zasílat členům vedení bude časově úspornou úlevou.

server tiskových server uchovávají podrobné záznamy o tiskové úlohy všemi uživateli, v rámci všech projektů a na všech zařízeních, což umožňuje rozčlenit tiskové, kopírovací a skenovací aktivity na jakékoli úrovni – na úrovni Uživatel, tiskárny, skupiny, oddělení, pobočky společnosti nebo účtu klienta. 

Někdy je samozřejmě užitečné získat přehled o tiskové aktivitě nejen v absolutních číslech, ale také za určité časové období, aby bylo možné identifikovat trendy a vznikající tendence k přetěžování nebo ignorování určitých zařízení. To se provádí zadáním datových rozsahů, pro které se mají zobrazit požadované údaje.

Pravidelné aktualizace tiskových aktivit poskytují přesný přehled o tom, jak intenzivně jsou které tiskárny využívány, kým a kdy. Zjištění obsažená v pokročilých přehledech mohou být podnětem pro lepší rozhodování vedení o nákupu. Technický ředitel se například může rozhodnout nahradit 10 starých strojů 3 novými multifunkčními tiskárnami nebo promíchat stávající multifunkční tiskárny tak, aby je zaměstnanci využívali rovnoměrněji a efektivněji.

Výkonné a přesné tiskové reporty také pomáhají sledovat trendy v čase a v reakci na ně upravovat zásady tisku. Přehodnocení tiskových práv zaměstnanců a vynucení černobílého tisku nebo oboustranného tisku může časem vést k výraznému snížení nákladů a menšímu dopadu na životní prostředí.

Poskytuje MyQ pokročilé zprávy?

To rozhodně ano. Počínaje letošních významných aktualizací centrálního server, MyQ se postupně k tomu, aby předal moc nad informacemi do rukou zákazníků.

Vše začalo kompletním přepracováním architektury jádra MyQ, což umožnilo přejít od způsobu účtování, kde rozhodující jednotkou pro zaznamenávání tiskové úlohy jedna Uživatel , k mnohem intuitivnějšímu účtování založenému na jednotlivých úlohách. V praxi to znamená, žeUživatel Multifunkční tiskárna jedné přihlašovací relace provést na Multifunkční tiskárna několik akcí a každá z nich bude účtována samostatně. Může se rozhodnout naskenovat sadu faktur a hned poté vytisknout materiály pro právního klienta, přičemž obojí lze vyúčtovat v rámci samostatných projektů a podle samostatných pravidel.

To umožňuje mnohem větší míru podrobnosti, pokud jde o vykazování dat, a společnost MyQ to nyní spojila s větší volností při vytváření vlastních pokročilých sestav.

PokudFlotila tiskáren MyQ 8 nebo vyšší, tiskové úlohy Uživatel při tisku a kopírování tiskové úlohy do počítadel softwaru běžícího na každé jednotlivé Multifunkční tiskárna vVestavěný terminál MyQ . Tyto podrobné účtovací údaje se pravidelně synchronizují s MyQ server MyQ a následně se replikují do centrální Databáze server MyQ .

Správci IT pak mohou na základě podrobných účetních údajů vytvářet vlastní přehledy. Mohou si prohlížet libovolnou kombinaci sledovaných parametrů – data zadání úlohy, data Uvolnění úlohy, Zařízení , formát tištěného papíru, nastavení jednostranného/oboustranného tisku, nastavení barevného/černobílého tisku atd.

To, co dříve představovalo proces, při kterém bylo nutné kontaktovat zákaznickou podporu MyQ a požádat o manuální extrakci a vizualizaci dat , je nyní v rukou samotných partnerů a zákazníků MyQ .

Vynikající reporty MyQ s nástroji BI 

Firmy, které chtějí mít dobrý přehled o nákladech na tisk a chtějí analyzovat tiskové, kopírovací nebo skenovací tiskové úlohy široké škály grafů či přehledových panelů, mohou k tomuto účelu využít řadu řešení v oblasti business intelligence.

Od aktualizace centrálního server na server . server (oprava 2) MyQ externí nástroje pro business intelligence. Finanční oddělení tak například mohou snadno propojitDatabáze centrálního server Databáze firemním softwarem pro business intelligence a sladit tak reporty o Flotila tiskáren s ostatními reporty v rámci podnikového ERP systému.

Reporty může správce IT sestavit od začátku a získat tak vlastní pohled na konkrétní data, ale pro větší pohodlí jsou k dispozici i předdefinované šablony, jako například ta, která je k dispozici pro Microsoft Power BI:

 

_{Příklad sestavy s MyQ vytvořené v aplikaci Microsoft Power BI.}

 

MyQ by měli mít kdykoli plný a pohodlný přístup ke své Databáze v ní obsaženým datům, a to v jakékoli formě, kterou si zvolí. MyQ nejen Power BI, ale i další nástroje pro tvorbu reportů a aplikace pro zpracování dat, od exportu do MS Excel až po přímý import do podnikového ERP systému (např. SAP) atd.

 

Jaké zásady tisku mohou společnosti přijmout, aby ušetřily náklady?

Vynucení oboustranného tisku - jedním z nejzřejmějších způsobů, jak ušetřit papír, je tisknout co nejvíce oboustranně.

Úprava tiskových práv - omezení barevného tisku pro určité skupiny uživatelů, např. personální oddělení, která obvykle tisknou životopisy uchazečů nebo pracovní smlouvy obsahující barevné prvky, by mohla zůstat v odstínech šedi.

Zviditelněte tiskové sestavy - už jen kvůli přirozenému psychologickému efektu, který na lidi působí, když vědí, že je určitá činnost sledována.

Zavést kvóty – v některých podnikových prostředích může být vhodné zvážit stanovení limitů na Uživatel na oddělení.

Vštípit uživatelům digitální myšlení - směřování kanceláře k digitalizaci neznamená jen to, že se vedení vědomě snaží o ekologizaci pracoviště a přechod do éry bez papíru. Je zde řada efektů, které jsou pro lidi velmi praktické. Například když naskenujete příchozí poštu do systému správy dokumentů místo toho, abyste každému zájemci pořizovali kopii každého dopisu. Digitalizované dokumenty nabízejí možnost vyhledávání a dostupnost, která je mnohem lepší než nutnost nořit se do stále rostoucí hromady na stole, zejména když spěcháte.

Sledování využití tiskáren je základem práce IT oddělení ve všech větších firmách. Software pro správu tisku, který organizace používá , by měl co nejvíce usnadnit vytváření přesných tiskových reportů. Díky možnostem automatizovaného sběru dat z počítadel na multifunkčních zařízeních je nyní vykazování činností v oblasti tisku, kopírování a skenování konečně hračkou, takže se IT oddělení může věnovat řešení důležitějších úkolů, které se neustále objevují. 

 

Získejte pokročilý reporting s MyQ Enterprise!