Pokročilé zpracování dokumentů

Třídit dokumenty, extrahovat data, zabezpečit soubory a směrovat je na správné místo – to vše přímo z vaší multifunkční tiskárny.

Pokročilé zpracování dokumentů

Pokročilé dokumentové workflows

MyQ nabízí dva typy skenovacích workflows, statická a dynamická.

Statické pracovní postupy umožňují skenování jedním stisknutím tlačítka s použitím předdefinovaných nastavení a cílových umístění.

Dynamické pracovní postupy provázejí uživatele interaktivními procesy skenování na základě zadaných údajů nebo informací z napojených podnikových systémů.

Pokročilé dokumentové workflows

Pokročilé zpracování dokumentů

Pokročilé zpracování dokumentů umožňuje uživatelům snadno skenovat různé dokumenty, jako jsou faktury, smlouvy, formuláře, dotazníky atd., což vede k automatickému extrahování obsažených údajů a jejich uložení do požadovaného umístění.

Pokročilé zpracování dokumentů

Bezpečné zpracování dokumentů

MyQ může zajistit několik úrovní zabezpečení dokumentů.

Pokud je dokument naskenován do formátu PDF, lze jej zašifrovat a chránit heslem, aby k němu neměly přístup neoprávněné osoby.

K prokázání lze použít digitální podpis a časové razítko obsahu obsahu nebyl nebyl pozměněn.

Dokument lze také opatřit viditelnou poznámkou obsahující poznámku, značku, nebo obrázek identifikující původ a vlastníka dokumentu.

Citlivé informace, jako jsou osobní údaje, lze během skenování pomocí zónové redigování.

Rozpoznávání čárových kódů a QR kódů

S MyQ můžete plně využít možnosti své multifunkční tiskárny. MyQ dokáže číst čárové kódy a QR kódy, které se v dokumentech často používají jako identifikátory, například k označení první stránky nového dokumentu při skenování více dokumentů najednou. Mohou také sloužit jako značky obsahující informace důležité pro samotný dokument. Tyto kódy lze dokonce na základě obsahu vytvořit a vložit přímo do naskenovaných dokumentů.

Rozpoznávání čárových kódů a QR kódů

Automatická klasifikace dokumentů

MyQ dokáže rozpoznat typ dokumentu, který je právě skenován, a spustit odpovídající proces bez potřeby zásahu uživatele. Dopisy, faktury, smlouvy a další materiály se standardním rozložením lze automaticky identifikovat a během jednoho skenovacího cyklu rozdělit do samostatných souborů. Následně jsou zpracovány a uloženy do libovolného podporovaného umístění. Díky pokročilým dokumentovým workflow je práce s multifunkční tiskárnou jednoduchá – stačí skenovat a jít dál, o zbytek se postará MyQ.

Automatická klasifikace dokumentů

Skenování není dokončeno, dokud není zkontrolováno

Jakmile se naskenované dokumenty stanou součástí úředních záznamů, získání obrazového souboru je teprve začátek. Než je bude možné archivovat, může být nutné je zkontrolovat, schválit a opatřit digitálním podpisem. 

Aplikace Scan Review sjednocuje tyto kroky do jednoho řízeného pracovního postupu. Poskytuje oprávněným recenzentům dokument a metadata o jeho naskenování, umožňuje jim schvalovat nebo zamítat předložené dokumenty a digitálně podepisuje schválené soubory před jejich převodem do archivu.

Naskenujte a odešlete

Uživatelé si dokument prohlédnou Easy Scan. Dokument je odeslán do aplikace Scan Review s vlastním identifikačním číslem a metadaty, včetně Zařízení, operátora a nastavení skenování.

Zkontrolovat a ověřit

Recenzenti si dokument prohlížejí společně s informacemi o tom, jak byl naskenován, jako je rozlišení, barevný režim, nastavení oboustranného skenování a skenování Zařízenía operátora. Mohou zkontrolovat zaslaný dokument, než se rozhodnou, zda by měl pokračovat.

Schválit a podepsat

Oprávnění recenzenti mohou dokument schválit nebo zamítnout. U pracovních postupů, které vyžadují dodatečný dohled, může schválení provést druhá osoba. Dokumenty s úrovní ochrany „Vysoká“ nebo „Velmi vysoká“ vyžadují toto schválení druhou osobou.

Přenos a archivace

Jakmile jsou dokumenty schváleny a podepsány, jsou přeneseny do nakonfigurovaného archivu prostřednictvím „hot folderu“ nebo SFTP. Přenos poznámka PDF doprovází , v níž jsou zaznamenány klíčové údaje, jako je ID dokumentu, úroveň ochrany, počet stran, nastavení skenování a informace o recenzentovi.

Jasný proces posuzování

Mezi skenování a archivaci vložte definovaný schvalovací krok. Recenzenti mohou zkontrolovat zaslané dokumenty a zamítnout ty, které by neměly postoupit.

Záznam toho, co se stalo

Vedejte auditní stopu procesu přezkumu, podloženou metadaty dokumentů a převodním protokolem obsahující důležité podrobnosti o zpracování.

Digitální podpisy, na které se můžete spolehnout

K podepisování schválených dokumentů použijte certifikát vaší organizace. Volitelná autorita pro časové razítko přidává do procesu podepisování další prvek.

Nastavitelná doba uchovávání

Aplikace Scan Review má výchozí dobu uchovávání 10 let, kterou lze přizpůsobit požadavkům vaší organizace.

Ukládejte si dokumenty tam, kde je potřebujete

Uživatelé mohou používat více než 25 různých předdefinovaných konektorů a ukládat své soubory do různých systémů ECM nebo cloudových destinací. Komunikace prostřednictvím podporovaných konektorů je vždy obousměrná, takže uživatelé mohou před konečným uložením vyhledávat existující záznamy nebo složky, přidávat informace a vybírat možnosti.

Ukládejte si dokumenty tam, kde je potřebujete

Podívejte se, která edice MyQ X je pro vás nejvhodnější

Pokročilé funkce pro zpracování dokumentů jsou jedinečné pro MyQ X Ultimate, ale kliknutím níže zjistíte, která edice je nejvhodnější pro vaše potřeby.

Kontaktujte prodej

Dostupné

* pole jsou povinná