Pokročilé reportování pomocí MyQ X

V éře digitalizace firmy znovu vymýšlejí své procesy a nabádají své zaměstnance, aby si dvakrát rozmysleli, než vytisknou kus papíru. Přesto, když do Googlu zadáte "náklady na kancelářský tisk" nebo "sledování využití tiskáren", začne na vás vyskakovat právě toto:

"Až 3 % příjmů společnosti se utratí za tisk, kopírování, archivaci a odesílání papírových dokumentů."(MyDataScope)

"Průměrný člověk spotřebuje ročně 250 až 300 kilogramů papíru."

"Podle průzkumu mezi malými podniky 47 % z nich uvádí, že velkou část jejich spotřeby tisku tvoří tisk e-mailů zaměstnanci."

"Téměř dvě třetiny malých podniků nedokážou sledovat, kolik je jejich tisková zařízení stojí, ani jejich využití."(SmallBiz Trends)

Je třeba prezentaci v PowerPointu vytisknout jako leták pro každého účastníka semináře, nebo ji můžete sdílet v reálném čase, aby si lidé mohli dělat elektronické poznámky? A na konci workshopu rozdáte dotazník na papíře, nebo lidi odkážete na formulář Google, kde mohou během zbývajících 5 minut několika kliknutími zaznamenat svůj názor?

Samozřejmě, že někdy dáváme přednost černobílému dokumentu, a to z dobrého důvodu. Například pracovní smlouva. Nebo notářský zápis. Mnozí z nás také raději studují materiály se starým dobrým zvýrazňovačem v ruce, než aby celé hodiny zírali do jasné obrazovky.

Dokud existuje nějaký druh podnikového tisku, je třeba mít i tuto položku na seznamu podnikatelských výdajů dobře pokrytou a zdokumentovanou.

Monitorování flotily tiskáren

Břemeno sledování všech tiskových aktivit v síti tiskáren často padá na IT pracovníky společnosti a může jim značně ubírat z jejich nabitého programu. Se správným řešením pro správu tisku však nemusí být vykazování flotily tiskáren utrpením.

Správce IT obvykle využije vše, co je automatizované: upozornění na poruchu tiskárny ve flotile, na nedostatek spotřebního materiálu a dobré sledování využití tiskáren, zejména u flotily tiskáren různých dodavatelů. Úsporu času přinese možnost definovat vlastní reporty a nechat je každé pondělí zasílat členům vedení.

Databáze tiskového serveru uchovávají podrobné záznamy o úlohách provedených pod všemi uživateli, projekty a zařízeními, což umožňuje rozčlenit činnost tisku, kopírování a skenování na libovolnou úroveň zájmu - na úroveň uživatele, tiskárny, skupiny, oddělení, pobočky společnosti nebo účtu klienta. 

Někdy je samozřejmě užitečné získat přehled o tiskové aktivitě nejen v absolutních číslech, ale také za určité časové období, aby bylo možné identifikovat trendy a vznikající tendence k přetěžování nebo ignorování určitých zařízení. To se provádí zadáním datových rozsahů, pro které se mají zobrazit požadované údaje.

Pravidelné aktualizace tiskových aktivit poskytují přesný přehled o tom, jak intenzivně jsou které tiskárny využívány, kým a kdy. Zjištění obsažená v pokročilých přehledech mohou být podnětem pro lepší rozhodování vedení o nákupu. Technický ředitel se například může rozhodnout nahradit 10 starých strojů 3 novými multifunkčními tiskárnami nebo promíchat stávající multifunkční tiskárny tak, aby je zaměstnanci využívali rovnoměrněji a efektivněji.

Výkonné a přesné tiskové reporty také pomáhají sledovat trendy v čase a v reakci na ně upravovat zásady tisku. Přehodnocení tiskových práv zaměstnanců a vynucení černobílého tisku nebo oboustranného tisku může časem vést k výraznému snížení nákladů a menšímu dopadu na životní prostředí.

Poskytuje MyQ pokročilé zprávy?

Vskutku tomu tak je. Počínaje letošní hlavní aktualizace serveru Central Server, MyQ postupně kroky směrem k předání moci přehledu do rukou zákazníků.

Začalo to kompletním přepsáním architektury jádra systému MyQ, což umožnilo přejít od způsobu účtování, kdy rozhodující jednotkou pro evidenci tiskových nebo kopírovacích úloh byla jedna uživatelská relace, k mnohem intuitivnějšímu účtování na základě úloh. V praxi to znamená, že uživatel může během jedné přihlašovací relace provést na multifunkční tiskárně několik úkonů a každý bude zaúčtován zvlášť. Může se rozhodnout naskenovat dávku faktur a hned poté vytisknout podklady pro právního klienta a obojí může být účtováno v rámci samostatných projektů a samostatných pravidel.

To umožňuje mnohem větší míru podrobnosti, pokud jde o vykazování dat, a společnost MyQ to nyní spojila s větší volností při vytváření vlastních pokročilých sestav.

Pokud flotila tiskáren používá MyQ verze 8 a vyšší, uživatelská data o tiskových a kopírovacích úlohách se ukládají do počítadel softwaru spuštěného na každé samostatné multifunkční tiskárně - MyQ Embedded Terminal. Tato podrobná účetní data jsou pravidelně synchronizována s tiskovým serverem MyQ a poté replikována do centrální databáze na centrálním serveru MyQ.

Správci IT pak mohou na základě podrobných účetních údajů vytvářet vlastní reporty. Mohou se podívat na libovolnou kombinaci sledovaných parametrů - data sčítání úloh, data vydání úloh, ID zařízení, formát tištěného papíru, vlastnost simplex/duplex, vlastnost barva/stupně šedi atd.

To, co dříve představovalo proces, při kterém bylo nutné kontaktovat zákaznickou podporu MyQ a požádat o ruční extrakci a vizualizaci dat , je nyní v rukou samotných partnerů a zákazníků MyQ.

Vynikající reporty MyQ s nástroji BI 

Podniky, které chtějí dobře vizuálně znázornit náklady na tisk a chtějí analyzovat tiskové, kopírovací nebo skenovací úlohy pomocí široké škály grafů nebo ovládacích panelů, mohou pro tuto práci využít řadu řešení business intelligence.

Od aktualizace Central Serveru 8.1 (oprava 2) podporuje MyQ externí nástroje BI. Například finanční oddělení mohou nyní snadno propojit databázi centrálního serveru se softwarem BI své společnosti a sladit výkazy o činnosti vozového parku tiskáren s ostatními výkazy systému ERP společnosti.

Reporty může správce IT sestavit od začátku a získat tak vlastní pohled na konkrétní data, ale pro větší pohodlí jsou k dispozici i předdefinované šablony, jako například ta, která je k dispozici pro Microsoft Power BI:

 

_{Příklad sestavy s tématem MyQ vytvořené v aplikaci Microsoft Power BI.}

 

Zákazníci společnosti MyQ by měli mít kdykoli plný a pohodlný přístup ke své databázi a k údajům v ní obsaženým, a to v jakékoli formě, kterou si zvolí. MyQ podporuje nejen Power BI, ale také další nástroje pro reporting a aplikace pro zpracování dat, od extrakcí do MS Excel až po živé importy do podnikového systému ERP (např. SAP) atd.

 

Jaké zásady tisku mohou společnosti přijmout, aby ušetřily náklady?

Vynucení oboustranného tisku - jedním z nejzřejmějších způsobů, jak ušetřit papír, je tisknout co nejvíce oboustranně.

Úprava tiskových práv - omezení barevného tisku pro určité skupiny uživatelů, např. personální oddělení, která obvykle tisknou životopisy uchazečů nebo pracovní smlouvy obsahující barevné prvky, by mohla zůstat v odstínech šedi.

Zviditelněte tiskové sestavy - už jen kvůli přirozenému psychologickému efektu, který na lidi působí, když vědí, že je určitá činnost sledována.

Zavedení kvót - v některých podnikových prostředích může být vhodné zvážit nastavení limitů pro jednotlivé uživatele nebo oddělení.

Vštípit uživatelům digitální myšlení - směřování kanceláře k digitalizaci neznamená jen to, že se vedení vědomě snaží o ekologizaci pracoviště a přechod do éry bez papíru. Je zde řada efektů, které jsou pro lidi velmi praktické. Například když naskenujete příchozí poštu do systému správy dokumentů místo toho, abyste každému zájemci pořizovali kopii každého dopisu. Digitalizované dokumenty nabízejí možnost vyhledávání a dostupnost, která je mnohem lepší než nutnost nořit se do stále rostoucí hromady na stole, zejména když spěcháte.

Monitorování používání tiskáren je základem IT oddělení všech větších společností. Software pro správu tisku, který organizace používá, by měl co nejvíce usnadnit generování přesných tiskových sestav. Díky možnostem automatizace sběru dat z počítadel na multifunkčních kopírkách je vykazování činnosti tisku, kopírování a skenování konečně procházkou růžovým sadem, takže IT oddělení může věnovat svůj čas řešení důležitějších úkolů, které se nikdy nepřestanou objevovat.

 

Získejte pokročilý reporting s MyQ Enterprise!