Jak Czech Statistical Office snížil náklady &
složitost s MyQ X

Situace

Český statistický úřad (ČSÚ) sídlí v Praze a v jednotlivých krajích působí 13 regionálních pracovišť. Dříve využíval nehomogenní tiskové řešené složené z různých multifunkčních zařízeních a stolních tiskáren různých značek a stáří.

Všechny tiskárny byli v režimu „lokální“. Neexistovalo žádné softwarové řešení správy tisku, zabezpečení (zabezpečený tisk byl vázaný pouze na jednotlivé stroje) a neexistoval žádný reporting. IT oddělení se potýkalo s častými problémy, které muselo řešit manuálně a např. v případě výpadku proudu bylo třeba obejít všechny tiskárny a ručně je restartovat. Pro tuto nepopulární činnost se vžilo interní označení „tour de print“.

Správa uživatelů byla také komplikovaná, protože každý nový uživatel musel být nastaven na každé tiskárně zvlášť. Původní databáze uživatelů poskytnutá společností Konica Minolta měla kapacitu pouze 1000 uživatelů, takže se rychle zaplnila a její údržba byla zdlouhavá.

Řešení

Společně s moderním tiskovým parkem Kyocera (60 ks MFP A3 a 120 ks tiskáren A4) byl implementován systém MyQ, který přinesl kýženou snadnou a přehlednou správu uživatelů díky Active Directory.

Zabezpečený tisk a sken se stal standardem pro všechny uživatele a rovněž došlo díky nově nastavené tiskové politice ke snížení obejmu tisku – o 10 % v případě černobílého a o 20 % u barevného tisku.

Výhody

IT oddělení kvituje zejména významné zjednodušení a automatizovanou správu uživatelů, která přinesla zhruba 20% úsporu času a nervů. Nyní IT oddělení o tiskárnách díky MyQ ani neví, až na drobné provozní záležitosti, jako je např. změna PINu uživatelů.

Velmi kladně byla hodnocena i snadná instalace, která proběhla rychle a díky vzdálené správě nebylo třeba regionální pracoviště ani navštívit.

Vedení úřadu oceňuje snadno dostupné agregované reporty, které slouží k přehledné správě tiskové politiky.

 Uživatelé přestoupili na MyQ bez jakýchkoli problémů díky intuitivnímu uživatelskému prostředí, u kterého oceňují zejména snadnost ovládání.