PrintSharing: Praktický přístup k tisku pro hosty a veřejnost

Buď je přístup omezen z důvodu ochrany sítě, nebo se zavádějí náhradní řešení, která s sebou nesou rizika a zvyšují provozní náklady. V obou případech je uživatelský zážitek málokdy ideální.

Uživatelé již nechtějí instalovat ovladače, stahovat aplikace nebo zakládat účty jen proto, aby mohli vytisknout jediný dokument. Očekávají, že celý proces bude okamžitý, jednoduchý a předvídatelný.  

Aplikace PrintSharing od společnostiMyQ Roger je navržena právě pro tyto účely. 

Problémy spojené s tradičním tiskem pro hosty

Tisk pro hosty se často opírá o zastaralé postupy.

Návštěvníci jsou žádáni, aby se připojili k interním sítím, nainstalovali ovladače tiskáren nebo zaslali soubory zaměstnanci k ručnímu vytištění. Tyto postupy znamenají pro uživatele komplikace a přinášejí další povinnosti pro IT týmy a pracovníky recepce. 

V místech s vysokou návštěvností, jako jsou letiště, univerzitní areály, hotely a sdílené kanceláře, se to rychle stává obtížně zvládnutelným.

Povolení přístupu neevidovaných zařízení do podnikových sítí s sebou nese bezpečnostní rizika. Ruční pracovní postupy zpomalují provoz. A bez jasných kontrolních mechanismů mohou náklady na tisk narůstat, aniž by to bylo zřejmé. 

Tyto výzvy nejsou nové, ale s rozšiřováním prostředí a rostoucími očekáváními uživatelů se stávají stále viditelnějšími. 

Jiný model veřejného tisku 

Tisk se neprovádí pomocí ovladačů ani aplikací, ale prostřednictvím webového pracovního postupu založeného na QR kódech. Uživatelé naskenují QR kód, nahrají svůj dokument a dokončí tisk přímo ze svého zařízení. Není třeba nic instalovat, registrovat se ani být závislý na interních systémech. 

Z pohledu uživatele je tento proces jednoduchý. Z pohledu organizace zůstává pod kontrolou a je bezpečný. 

Určeno pro prostředí s neustálým pohybem

Uživatelé přijdou, splní úkol a odejdou. Nejsou součástí infrastruktury organizace a nemají čas se se systémem seznamovat. PrintSharing je postaven právě na tomto způsobu chování.

Odstraňuje nutnost registrace a omezuje interakci na několik jasných kroků. To odpovídá očekáváním uživatelů od moderních služeb, u nichž je přístup okamžitý. 

Bezpečnost bez kompromisů 

Tradiční přístupy často vyžadují zpřístupnění částí sítě nebo zavedení výjimek pro zařízení, která nejsou uvedena v seznamu. To s sebou nese trvalé riziko, které je obtížné sledovat.

Aplikace PrintSharing tomuto problému předchází tím, že pracuje v izolovaném prostředí, kde jsou uživatelské relace oddělené a nekomunikují s interní sítí.

Dokumenty se zpracovávají v rámci dané relace a po dokončení úlohy se odstraní. Tím se snižuje riziko trvalého uložení dat a zajišťuje se, že citlivé dokumenty nezůstanou po použití uchovány. 

Od nákladového střediska k řízené službě 

Ruční správa plateb, vyřizování vrácení peněz nebo přidělování zaměstnanců na pomoc s tiskem mohou rychle převýšit hodnotu samotné služby. 

PrintSharing přináší nový pohled na věc.

Díky integrovaným mobilním platbám lze tisk provozovat formou samoobslužného modelu. Uživatelé platí přímo prostřednictvím svého zařízení a transakce jsou zpracovávány automaticky.

Díky tomu odpadá nutnost ručního zpracování plateb a snižuje se pracovní zátěž zaměstnanců. Zároveň to organizacím umožňuje pokrýt náklady nebo generovat příjmy ze služby, jejíž správa byla dříve obtížná. 

Snížení provozních nákladů 

Čas, který zaměstnanci věnují vyřizování tiskových požadavků, řešení neúspěšných úloh nebo vyřizování vrácení peněz, představuje příklady činností s malým přínosem. Přechodem na samoobslužný model PrintSharing tuto zátěž z velké části eliminuje. 

Uživatelé si tisk řídí sami od začátku do konce. IT týmy nemusí spravovat složité nastavení přístupu pro hosty. Zaměstnanci se tak mohou soustředit na své hlavní povinnosti, místo aby se zabývali rutinními tiskovými požadavky. 

Výsledkem je efektivnější provoz, aniž by se tím zvýšila složitost.  

Navrženo pro škálovatelnost napříč pobočkami 

Organizace s více pobočkami často čelí dalším výzvám. Ceny, zásady a nastavení je někdy nutné spravovat pro každou pobočku zvlášť. To zvyšuje administrativní zátěž a vede k nesrovnalostem. 

PrintSharing podporuje centralizovanou správu, což organizacím umožňuje definovat pravidla a uplatňovat je napříč více pobočkami. Díky tomu je snazší zachovat jednotnost a zároveň se přizpůsobit konkrétním potřebám každého prostředí.   

Model, který odpovídá dnešním očekáváním 

PrintSharing odráží širší posun v tom, jak jsou služby poskytovány. Uživatelé očekávají okamžitý přístup. Organizace vyžadují bezpečnost a kontrolu. IT týmy potřebují řešení, která údržbu zjednodušují, nikoli ji zkomplikují.  

Díky odstranění zbytečných kroků a zaměření na praktické výsledky nabízí PrintSharing model, který odpovídá tomu, jak lidé dnes s technologiemi pracují. 

Zjednodušuje uživatelům přístup, snižuje provozní nároky na organizace a zachovává úroveň kontroly, která je v profesionálním prostředí nezbytná.