Snížení počtu žádostí o pomoc díky lepšímu zážitku z tisku

Pokud se uživatelský zážitek při tisku liší v závislosti na zařízení a skupinách Uživatel , musí IT týmy zodpovídat více dotazů a spravovat více zásad.

Díky lepšímu prostředí pro tisk jsou pravidla pro uživatele jasná a správci zároveň mají kontrolu nad tím, co mohou jednotliví uživatelé dělat. V systému MyQ X mohou správci definovat zásady služby „ tisková úloha “ a zásady pro tiskárny pro konkrétní uživatele, skupiny a zařízení. Tyto zásady mohou řídit nastavení, jako jsou barva, oboustranný tisk, sešívání, úspora toneru, tisk, kopírování, skenování a odesílání faxů.

Cílem není pouze to, aby tisk vypadal jednodušeji. Jde o to snížit zbytečné překážky tím, že se tiskové prostředí stane předvídatelným a pravidla budou snáze zvládnutelná.

Jak může správa tisku snížit počet žádostí o technickou podporu?

MyQ X a MyQ Roger umožňuje správcům vytvářet zásady pro uživatele a skupiny a aplikovat je na vybrané tiskárny. tisková úloha Zásady mohou definovat, která nastavení tisku mohou uživatelé měnit, zatímco zásady pro tiskárny mohou určovat, které akce jsou na konkrétních zařízeních k dispozici. Zásady lze také seřadit podle priority, pokud se na stejný Uživatel nebo tiskárnu vztahuje více pravidel.

Díky tomu mohou IT týmy sjednotit postupy při tisku, aniž by musely každou stránku typu Uživatel nebo Zařízení řešit samostatně.

Organizace může například určitým uživatelům omezit možnost měnit nastavení barev, oboustranného tisku, sešívání nebo úspory toneru, zatímco jiným skupinám tyto možnosti ponechá. Zásady pro tiskárny mohou samostatně určovat, zda mohou uživatelé na konkrétních zařízeních tisknout, kopírovat, skenovat nebo odesílat faxy. 

MyQ X také nabízí funkci „Zobrazit platné zásady“, díky níž mohou správci zjistit, které zásady se vztahují na konkrétní službu „ Uživatel “ a tiskárnu. To může usnadnit řešení problémů s konfliktními nebo neočekávanými oprávněními.

Jak mohou organizace usnadnit zaměstnancům tisk?

Sladěnost je důležitá, když zaměstnanci používají různá zařízení nebo pracují na různých místech.

MyQ X a MyQ Roger nabízí několik způsobů tisku, včetně přímého tisku, tisku typu „Pull Print“, webového tisku a mobilní tisk, v závislosti na konfiguraci organizace.

Služba Pull Print umožňuje uživatelům odeslat tiskovou úlohu do fronty a uvolnit ji z dostupného tiskového Zařízení po Ověřování identity.

Správci mohou také pomocí zásad vytvořit jednotný soubor pravidel pro různé skupiny uživatelů. Namísto toho, aby se spoléhali na to, že zaměstnanci pochopí odlišný soubor omezení na každé stránce Zařízení, lze příslušná nastavení aplikovat centrálně.

To také pomáhá vyhnout se zbytečným provizorním řešením. Pokud uživatelé vědí, co mohou tisknout, kde to mohou tisknout a jaká nastavení mají k dispozici, nemají tolik důvodů obcházet zavedené postupy nebo se opakovaně obracet na IT oddělení s žádostí o vysvětlení.

Jak by měly organizace měřit dopad?

Snížení nároků na technickou podporu by se mělo posuzovat na základě provozních údajů, nikoli na základě obecných tvrzení o úsporách nákladů.

V tiskovém prostředí patří mezi užitečná opatření například:

• Doba nasazení: Jak dlouho trvá konfigurace a zavedení požadovaného tiskového prostředí 

• Zavádění zásad: Jak rychle se zamýšlená pravidla tisku důsledně uplatňují u všech uživatelů, skupin a zařízení 

• Žádosti o podporu: Počet a typ ticketů souvisejících s tiskem před a po změnách v tiskovém prostředí 

• Uživatel problémy: Opakující se problémy, které zaměstnanci hlásí při odesílání nebo tisku dokumentů tiskové úlohy 

MyQ X nabízí centralizovanou správu zásad a nástroje pro kontrolu platných zásad, čímž správcům poskytuje praktický základ pro správu těchto oblastí.

Důležité je stanovit výchozí stav před provedením změn v prostředí a poté změřit, zda tyto změny vedou ke snížení počtu opakujících se problémů.

Lepší zážitek z tisku začíná lepší kontrolou

Správa tisku nemusí pro IT týmy znamenat další komplikace. Správným přístupem je zajistit, aby bylo prostředí snáze spravovatelné a pro zaměstnance snadněji použitelné.

Díky službě MyQ X mohou organizace centralizovat tiskové zásady, uplatňovat různá pravidla pro uživatele a zařízení, spravovat dostupné tiskové funkce a poskytovat uživatelům různé způsoby odesílání a uvolňování úloh tiskové úlohy.

Jsou-li pravidla tisku jednotná a přehledná, mohou IT týmy věnovat méně času řešení zbytečných problémů s konfigurací a oprávněními a více času správě dokumentového prostředí v širším měřítku.