Co je to optické rozpoznávání znaků a jak zlepšuje správu dokumentů?

V pracovních postupech správy dokumentů může technologie OCR přispět k rychlejšímu vyhledávání dokumentů, automatizovanému zpracování a efektivnější práci se naskenovanými informacemi. Pro organizace využívající pracovní postupy typu „MyQ “ může technologie OCR přeměnit naskenovaný dokument z pouhého obrázku na informace, které lze zpracovat v rámci širšího pracovního postupu. 

Co je to OCR?

Technologie OCR načítá znaky ze naskenovaného dokumentu nebo obrázku a převádí je na digitální text. Namísto toho, aby byla naskenovaná stránka považována pouze za obrázek, umožňuje technologie OCR další zpracování tohoto textu.

To je obzvláště užitečné v případech, kdy organizace pracují s informacemi, které mají původně papírovou podobu. Jakmile je dokument naskenován a zpracován pomocí technologie OCR, lze jeho text využít v následných pracovních postupech s dokumenty, aniž by uživatelé museli informace ručně číst a znovu zadávat. 

Jak technologie OCR zlepšuje správu dokumentů?

Technologie OCR může snížit objem ruční práce spojené se zpracováním naskenovaných dokumentů tím, že zpřístupní jejich obsah pro další zpracování.

V závislosti na pracovním postupu může technologie OCR podporovat: 

• Dokumenty s možností vyhledávání: Text ve naskenovaných dokumentech lze rozpoznat a zpřístupnit pro vyhledávání. 

• Automatizované zpracování: Rozpoznaný text lze použít jako součást následných pracovních postupů s dokumenty. 

• Méně ručního zadávání dat: Informace obsažené v dokumentu lze zpracovat, aniž by uživatelé museli vše ručně přepisovat. 

• Konzistentnější zpracování dokumentů: Automatizované zpracování může snížit počet manuálních kroků spojených s organizací a směrováním dokumentů. 

• Rychlejší přístup k informacím: Díky prohledávatelnému obsahu je snazší vyhledávat informace v digitalizovaných dokumentech.

Důležitým rozdílem je, že technologie OCR nevytváří pouze digitální kopii papírového dokumentu. Umožňuje, aby informace obsažené v tomto dokumentu byly využitelné v rámci digitálního pracovního postupu.

Od naskenovaného papíru ke strukturovaným informacím 

Hodnota technologie OCR se zvyšuje, je-li propojena se zpracováním dokumentů a automatizací pracovních postupů.

Naskenovaný dokument může mít původně podobu obrázku. Technologie OCR dokáže rozpoznat text obsažený v tomto obrázku a poskytnout tak informace, které lze následně využít v rámci pracovního postupu zpracování dokumentů. To může organizacím pomoci zpracovávat dokumenty na základě jejich obsahu, místo aby se spoléhaly výhradně na ruční zpracování.

V rámci MyQ Xje funkce OCR k dispozici jako součást pracovních postupů v aplikaci „ Easy Scan “ a lze ji používat společně s funkcemi pro zpracování dokumentů. Modul „Document Processor“ v aplikaci „ MyQ X 10.3“ rozšiřuje možnosti aplikace „ Easy Scan “ o automatizované zpracování dokumentů a podporuje pracovní postupy, v nichž je třeba dokumenty rozpoznat, rozdělit, zpracovat nebo převést. 

Tím vzniká praktický postup: Papírový dokument → Skenování → OCR → Zpracování dokumentu → Cíl nebo následný pracovní postup.

Výhoda nespočívá v samotném OCR. Výhoda spočívá v tom, že informace rozpoznané z dokumentu se využívají jako součást širšího pracovního postupu.

Jak může technologie OCR podpořit správu dokumentů založenou na datech?

Technologie OCR může poskytnout informace, díky nimž je klasifikace a zpracování dokumentů snazší, je však důležité odlišit ji od analýzy tištěných dokumentů a analýzy jejich využití.

Samotná technologie OCR automaticky nevytváří ukazatele, jako jsou objemy dokumentů na úrovni oddělení, údaje o nákladech na jeden dokument nebo míra digitalizace. Tyto ukazatele závisí na informacích, které jsou získávány a zaznamenávány v rámci širšího pracovního postupu správy dokumentů.

MyQ X nabízí funkce pro vytváření přehledů a účetnictví, které umožňují sledovat tisk, kopírování, skenování a související činnosti. Pokud jsou do těchto pracovních postupů začleněny funkce OCR a zpracování dokumentů, mohou organizace kombinovat zpracování dokumentů s provozními informacemi zaznamenanými systémem MyQ.

Díky tomu mohou IT týmy získat lepší přehled o tom, jak se dokumenty zpracovávají, zatímco týmy z oblasti financí a nákupu mohou pomocí reportů z nástroje „ MyQ “ získat přehled o činnostech a nákladech souvisejících s dokumenty.

Jak mohou jednotlivé týmy využívat data z dokumentů a pracovních postupů?

Pro správce IT

IT týmy mohou pomocí reportů služby „ MyQ “ sledovat tisk, kopírování, skenování a další činnosti související s dokumenty v celém prostředí. V kombinaci s automatizovanými pracovními postupy pro práci s dokumenty to poskytuje lepší přehled o tom, jak jsou uživatelé a zařízení využíváni.

Pro oblast financí a nákupu

MyQFunkce pro evidenci a vykazování mohou poskytovat informace o činnostech souvisejících s dokumenty a o souvisejících nákladech. To může organizacím pomoci sledovat náklady na tisk a skenování a získat přehled o tom, kde se využívají zdroje související s dokumenty.

Pro týmy zabývající se dodržováním předpisů a právními záležitostmi

Pracovní postupy pro dokumenty umožňují lepší kontrolu nad tím, jak jsou naskenované informace zpracovávány a směrovány. MyQ X rovněž nabízí funkce auditního protokolování a pracovních postupů pro dokumenty, které mohou pomoci organizacím, pro něž je důležitá sledovatelnost a řízené nakládání s dokumenty.

OCR je mostem mezi papírovými a digitálními pracovními postupy

Díky technologii OCR je text ve naskenovaných dokumentech k dispozici pro další zpracování, zatímco automatizace pracovních postupů s dokumenty umožňuje určit, co se bude dít dál. V rámci řešení „ MyQ X“ může být technologie OCR součástí pracovních postupů „ Easy Scan “ a spolupracovat s funkcemi, jako je například Document Processor, a pomáhat tak organizacím přejít od pouhého skenování dokumentů ke zpracování informací, které obsahují.

Pro organizace, které chtějí omezit ruční zpracování dokumentů, není tedy klíčovou otázkou pouze „Můžeme tento dokument naskenovat?“, ale také „Co můžeme s těmito informacemi udělat, až budou naskenovány?“