Reporting avanzato con MyQ X

Nell'era della digitalizzazione, le aziende reinventano i loro processi e incoraggiano i dipendenti a pensarci due volte prima di stampare un pezzo di carta. Tuttavia, quando si digita su Google "costi di stampa dell'ufficio" o "monitoraggio dell'utilizzo della stampante", ecco cosa appare:

"Ben il 3% del reddito di un'azienda viene speso per stampare, copiare, archiviare e spedire documenti cartacei".(MyDataScope)

"Una persona media utilizza tra i 250 e i 300 chili di carta ogni anno".

"Secondo un sondaggio condotto tra le piccole imprese, il 47% riferisce che la stampa di e-mail da parte dei dipendenti rappresenta una parte importante del loro utilizzo per la stampa"

"Quasi due terzi delle piccole imprese non riescono a tenere traccia di quanto costano i loro dispositivi di stampa, né a monitorarne l'utilizzo".(SmallBiz Trends)

La presentazione in PowerPoint deve essere stampata come dispensa per ogni partecipante al workshop o si può condividere la presentazione in tempo reale per consentire alle persone di prendere appunti in formato elettronico? E alla fine del workshop, distribuite un questionario cartaceo o indirizzate le persone a un modulo di Google dove possono registrare la loro opinione con pochi clic nei 5 minuti rimanenti?

Naturalmente, a volte preferiamo avere un documento in bianco e nero per una buona ragione. Ad esempio, un contratto di lavoro. O un atto notarile. Molti di noi preferiscono anche studiare i materiali con il buon vecchio evidenziatore in mano, piuttosto che scrutare uno schermo luminoso per ore e ore.

Finché esiste un qualsiasi tipo di stampa d'impresa, ci sarà anche la necessità di avere questa voce nell'elenco delle spese aziendali ben coperta e documentata.

Monitoraggio del parco stampanti

L'onere di di tenere traccia di tutte le attività di stampa in una rete di stampanti spesso ricade sul personale IT dell'azienda, con il rischio di sottrarre un bel po' di tempo ai loro impegni. Con la giusta soluzione di stampa gestita, tuttavia, il reporting del parco stampanti non deve essere un problema.

In genere, un amministratore IT trae vantaggio da tutto ciò che è automatizzato: ricevere una notifica quando una stampante del parco macchine è malfunzionante, quando i materiali di consumo si stanno esaurendo e avere un buon monitoraggio dell'utilizzo delle stampanti, soprattutto per un parco stampanti di fornitori misti. La possibilità di definire rapporti personalizzati e di inviarli ai membri della direzione ogni lunedì rappresenta un risparmio di tempo.

I database dei server di stampa registrano in modo dettagliato i lavori eseguiti da tutti gli utenti, i progetti e i dispositivi, consentendo così di suddividere l'attività di stampa, copia e scansione a qualsiasi livello di interesse: a livello di utente, stampante, gruppo, reparto, filiale aziendale o account cliente. 

Naturalmente, a volte è utile avere una panoramica dell'attività di stampa non solo in numeri assoluti, ma anche per un certo periodo di tempo, per poter identificare le tendenze e le tendenze emergenti a sovraccaricare o ignorare determinati dispositivi. A tal fine, è possibile specificare gli intervalli di date per i quali visualizzare i dati desiderati.

Aggiornamenti regolari sull'attività di stampa forniscono una visione accurata del grado di utilizzo delle stampanti, da parte di chi e quando. I risultati dei report avanzati possono guidare le decisioni di acquisto da parte del management. Ad esempio, il CTO può decidere di sostituire 10 vecchie macchine con 3 nuove stampanti multifunzione, oppure di spostare quelle esistenti in modo che i dipendenti le utilizzino in modo più uniforme ed efficiente.

Una reportistica di stampa potente e accurata aiuta anche a osservare le tendenze nel tempo e a modificare le politiche di stampa in risposta. Rivalutare i diritti di stampa dei dipendenti e imporre la stampa in bianco e nero o la stampa fronte/retro può portare a costi significativamente inferiori e a un minore impatto ambientale nel tempo.

MyQ fornisce rapporti avanzati?

In effetti è così. A partire da aggiornamenti principali di quest'anno del Server Centrale, MyQ sta costantemente passi avanti verso la consegna del potere di comprensione nelle mani dei clienti.

Si è iniziato con la completa riscrittura dell'architettura del motore centrale di MyQ, che ha permesso di passare da un metodo di contabilità in cui l'unità decisiva per la registrazione dei lavori di stampa o copia era la sessione dell'utente, a una contabilità molto più intuitiva basata sul lavoro. In pratica, ciò significa che un utente può eseguire diverse azioni sulla stampante multifunzione durante una sessione di accesso, e ognuna di esse verrà contabilizzata separatamente. Può decidere di scansionare un lotto di fatture e subito dopo di stampare materiale per un cliente legale, ed entrambe le operazioni possono essere fatturate in base a progetti e regole distinti.

Ciò consente di ottenere un livello di dettaglio molto più elevato quando si tratta di riportare i dati, e MyQ ha ora abbinato a ciò una maggiore libertà di creare report avanzati personalizzati.

Quando un parco stampanti utilizza MyQ versione 8 o superiore, i dati degli utenti sui lavori di stampa e copia sono memorizzati nei contatori del software in esecuzione su ciascuna stampante multifunzione separata - il MyQ Embedded Terminal. Questi dati contabili dettagliati vengono regolarmente sincronizzati con il MyQ Print Server e quindi replicati nel database centrale del MyQ Central Server.

Gli amministratori IT possono quindi creare report personalizzati basati su dati contabili dettagliati. Possono esaminare qualsiasi combinazione di parametri osservati: date di emissione dei lavori, date di rilascio dei lavori, ID del dispositivo, formato della carta stampata, proprietà simplex/duplex, proprietà colore/scala di grigi, ecc.

Quello che prima era un processo che richiedeva di contattare l' assistenza clienti MyQ e di chiedere un'estrazione e una visualizzazione manuale dei dati , ora è nelle mani dei partner e dei clienti stessi di MyQ.

Rapporti MyQ di qualità superiore con strumenti di BI 

Le aziende che desiderano una buona rappresentazione visiva dei costi di stampa e vogliono analizzare i lavori di stampa, copia o scansione utilizzando un'ampia gamma di grafici o cruscotti, possono affidarsi a diverse soluzioni di business intelligence.

Dall'aggiornamento di Central Server 8.1 (patch 2), MyQ supporta strumenti di BI esterni. I dipartimenti finanziari, ad esempio, possono ora collegare facilmente il database del server centrale al software di BI della loro azienda e abbinare i rapporti sull'attività del parco stampanti al resto dei rapporti del sistema ERP dell'azienda.

I report possono essere assemblati da zero dall'amministratore IT per ottenere approfondimenti personalizzati su dati specifici, ma esistono anche modelli predefiniti per una maggiore comodità, come quello disponibile per Microsoft Power BI:

 

_{Esempio di report a tema MyQ creato in Microsoft Power BI.}

 

I clienti di MyQ devono avere un accesso completo e comodo al loro database e ai dati in esso contenuti in qualsiasi momento e in qualsiasi forma essi scelgano. MyQ supporta non solo Power BI, ma anche altri strumenti di reporting e applicazioni per l'elaborazione dei dati, dall'estrazione in MS Excel fino all'importazione nel sistema ERP dell'azienda (come SAP), ecc.

 

Quali sono le politiche di stampa che le aziende possono adottare per risparmiare sui costi?

Forzare la stampa fronte/retro: uno dei modi più ovvi per risparmiare carta è stampare il più possibile su due lati.

Regolare i diritti di stampa - limitare la stampa a colori per alcuni gruppi di utenti, ad esempio i reparti delle risorse umane, che in genere stampano i CV dei candidati o i contratti di lavoro contenenti elementi a colori che potrebbero benissimo rimanere in scala di grigi.

Rendere visibili i rapporti di stampa - semplicemente per il naturale effetto psicologico che ha sulle persone il sapere che una certa attività viene monitorata.

Introdurre delle quote: per alcuni ambienti aziendali può essere utile stabilire dei limiti per utente o per reparto.

Instillare il pensiero digitale negli utenti - spingere un ufficio verso la digitalizzazione non significa solo che la direzione si sta impegnando consapevolmente per rendere più ecologico il posto di lavoro e per entrare nell'era dell'assenza di carta. Ci sono una serie di effetti molto pratici per le persone. Per esempio, quando si scansiona la posta in arrivo nel sistema di gestione dei documenti, invece di fare una copia di ogni lettera per ogni persona interessata. I documenti digitalizzati offrono una possibilità di ricerca e una disponibilità di gran lunga superiore a quella di doversi tuffare nella pila sempre più grande della scrivania, soprattutto quando si va di fretta.

Il monitoraggio dell'utilizzo delle stampanti è un punto fermo dei reparti IT di tutte le grandi aziende. Il software di gestione delle stampe utilizzato da un'azienda deve rendere il più semplice possibile la generazione di rapporti di stampa accurati. Grazie alla possibilità di automatizzare la raccolta dei dati dai contatori delle fotocopiatrici multifunzione, i rapporti sull'attività di stampa, copia e scansione sono finalmente una passeggiata, così il reparto IT può dedicare il proprio tempo alla risoluzione di compiti più critici che non smettono mai di presentarsi.

 

Ottenete una reportistica avanzata con MyQ Enterprise!