中小企業向けプリントソリューション
15/06/2021
事務処理プロセスのデジタル化はありがたいことにますます進んでいますが、文書のハードコピーを保管する必要性は依然として残っています。印刷、スキャン、コピーのジョブの安定した流れを確保するために、企業は印刷管理ソリューションに信頼を置いています。
プリントソリューションの選択基準
考慮すべき重要なパラメータの1つは、会社の規模である。大企業では通常、印刷ソリューションを導入するには、さまざまな権限を持つ多数のユーザーに対して適切なワークロードの分散と実行を保証できる、堅牢なローカルハードウェア （プリントサーバー）が必要です 。その他の要件には、信頼性の高いコスト請求と詳細なレポートが含まれる。これらの機能はすべて、異なるブランドやサイズの何百台ものデバイスによって実行される必要があります。そのため、一般的に主な関心事は、大規模なデバイス群をローカルのインフラと統合し、1か所から管理することである。
中小企業（SME）の場合は事情が異なる。これらのオフィス、店舗、工場では通常、印刷量は少なく、複合機も数台（多くても十数台）しか稼働していません。しかし、だからといって専用ソリューションにこだわらず、PCとプリンターを普通のケーブルでつないでやりくりすればいいというわけではありません。高品質の印刷管理ソフトウェアは、ネットワーク内の印刷デバイスを集中管理し、すべての通信が安全であることを確認します。ユーザーは、たとえ文書に機密情報が含まれていたとしても、印刷データ保護の重要性を過小評価する傾向がある。印刷ハードウェアは、サイバー攻撃の入口となる可能性があります。
印刷ソリューションは小規模企業にとって有益か？
中小企業にとって、プリントサーバーの購入と管理は、予算に見合わない大きなコスト項目かもしれません。そのため、プリントサーバーの役割を担い、小規模なインストレーションにも便利なドキュメントワークフローを提供できるソリューションがあります。
最初の選択肢はエッジテクノロジーである。これはサーバーの代わりとなり、ローカルネットワークにある印刷ソリューションにデータを送信する。エッジテクノロジーの一例として、2013年に登場した小規模企業向けのMyQのEasy Boxがある。エッジテクノロジーはまだ、ローカルハードウェアの管理から解放されるわけではない。
サーバーを使用しない別の選択肢として、ユーザーの共有コンピューティングパワーに基づくメッシュ技術がある。このソリューションは、いわゆる「ノード」、すなわちユーザーのコンピュータを使用して、企業の内部インフラ内で印刷ジョブを共有するという原理に基づいて動作する。印刷ジョブは、プリントサーバーではなく、その時点で利用可能なローカルハードウェアを介して転送される。このネットワークから、印刷データの一部がクラウドに送信され、そこで企業の印刷ソリューションによって処理される。
このセットアップでは、プリントサーバーは必要ないが、パーソナルコンピューター間でデータを共有すると、パフォーマンスが低下し、デバイスの動作が遅くなる可能性がある。また、データのセキュリティの問題もある。データは暗号化されるが、それでも他のユーザーと共有される。
ローカル・ハードウェアからクラウドへの移行
企業がデータ管理にプライベートクラウドを使用している場合、同じクラウドをプリントソフトウェアのハウジングにも使用できるため、ローカルサーバーのスペースを節約できる。例えば、MyQ XソリューションをMicrosoft Azureプライベートクラウドに完全に移行 し、Universal Print by Microsoft（ ）と接続することで、在宅勤務のユーザーがVPN接続なしでリモートから印刷ジョブを送信できるようになる。
また、中小企業が最新の印刷ソリューションを求める際に、まったく新しい道もあります。現在では、印刷ソリューションを完全にパブリッククラウドに移行し、サービス（SaaS）として設定し、企業の現在のニーズに応じて柔軟に拡張することができます。MyQ Rogerは 、このようなパブリッククラウドの利用を想定して設計された、現代の職場向けのスマートデジタルアシスタント です。印刷やスキャンにローカルのプリントサーバーを必要とせず、一度導入すれば、わかりやすい専用アプリのおかげで非常に使いやすい。
IT部門もユーザーも時間を節約
専門のIT部門を持たない企業にとって、MyQ Rogerがもたらす重要な利点の一つは、サーバーのメンテナンスだけでなく、ローカルインフラとの統合や長時間のアップデートなど、印刷に関連する様々な作業を省くことができるという点です。MyQ Rogerは、月額サブスクリプションで提供されるSaaSであり、複雑なインストールは不要です。同社は、MyQ Roger専用アプリを複合機の端末にアップロードするだけで、（サブスクリプションはアプリを搭載した端末の台数に応じて課金される）ユーザーはQRコードで接続し、複合機のパネルに触れることなく、スマートフォンから文書管理を開始できる。
MyQ Rogerモバイルアプリは非常に直感的で、直接クラウドスキャンやプリントに使用できる。ユーザーは、よく使うワークフロー（スキャンして電子メールなど）に様々なショートカットを設定でき、基本的にモバイルオフィスをどこにでも持ち運ぶことができる。長くなったが、MyQ Rogerは、柔軟で安全な印刷ソリューションを求めるあらゆるビジネスにとって、不安のない完璧な現代的パートナーである。