Processamento avançado de documentos

Classifique documentos, extraia dados, proteja arquivos e encaminhe-os para o destino correto, tudo a partir da sua impressora multifuncional.

Processamento avançado de documentos

Fluxos de trabalho avançados de documentos

MyQ oferece dois tipos de fluxos de trabalho de digitalização, estático e dinâmico.

Os fluxos de trabalho estáticos permitem digitalizar com um único toque, utilizando configurações e destinos predefinidos.

Fluxos de trabalho dinâmicos orientam os usuários por processos interativos de digitalização com base nos dados inseridos ou nas informações provenientes de sistemas empresariais conectados.

Fluxos de trabalho avançados de documentos

Processamento avançado de documentos

O processamento avançado de documentos permite que os usuários digitalizem facilmente diversos tipos de documentos, como faturas, contratos, formulários, questionários etc., o que resulta na extração automática dos dados contidos neles e no armazenamento desses dados no destino desejado.

Processamento avançado de documentos

Processamento seguro de documentos

MyQ pode oferecer vários níveis de segurança para documentos.

Se um documento for digitalizado no formato PDF, ele pode ser criptografado e protegido por uma senha para impedir o acesso por pessoas não autorizadas.

Uma assinatura digital e um carimbo de data e hora podem ser usados para comprovar o conteúdo conteúdo não foi adulterado.

O documento também pode conter uma anotação visível contendo uma nota, sinal, ou imagem que identifique a origem e o proprietário do documento.

Informações confidenciais, como dados pessoais, podem ser ocultadas durante o processo de digitalização utilizando a supressão por zona.

Reconhecimento de códigos de barras e códigos QR

Com o MyQ , você pode usar toda a potência da sua MFP. MyQ pode ler códigos de barras e códigos QR que são frequentemente usados em documentos como um identificador para marcar a primeira página de um novo documento durante a digitalização de vários documentos em um lote. Eles também podem servir como um marcador que contém informações relevantes para o próprio documento. Esses códigos podem até ser criados com base no conteúdo e gravados em documentos digitalizados.

Reconhecimento de códigos de barras e códigos QR

Classificação automática de documentos

MyQ pode identificar o tipo de documento que está sendo digitalizado e iniciar o processo apropriado, sem a necessidade da interação do usuário. Cartas, faturas, contratos e outros materiais com um layout padrão podem ser automaticamente identificados e divididos em arquivos diferentes durante um único ciclo de digitalização. Depois disso, eles são processados e armazenados em qualquer destino compatível. Fluxos de trabalho avançados de documentos simplificam o trabalho com a MFP, basta digitalizar e pronto, MyQ faz o resto.

Classificação automática de documentos

Uma varredura só está concluída depois de ser analisada

Quando os documentos digitalizados passam a fazer parte dos registros oficiais, a obtenção da imagem é apenas o começo. Eles podem precisar ser verificados, aprovados e assinados digitalmente antes de poderem ser arquivados. 

O Scan Review reúne essas etapas em um único fluxo de trabalho controlado. Ele fornece aos revisores autorizados o documento e seus metadados de digitalização, permite que eles aprovem ou rejeitem os envios e assina digitalmente os arquivos aprovados antes que sejam transferidos para um arquivo.

Digitalize e envie

Os usuários examinam Easy Scan. O documento é enviado para a Revisão de Digitalização com seu próprio ID de documento e metadados, incluindo o dispositivo, o operador e as configurações de digitalização.

Inspecionar e verificar

Os revisores visualizam o documento juntamente com informações sobre como ele foi digitalizado, tais como resolução, modo de cor, configurações de duplex e digitalização dispositivoe operador. Eles podem verificar o envio antes de decidir se ele deve prosseguir.

Aprovar e assinar

Os revisores autorizados podem aprovar ou rejeitar um documento. Para fluxos de trabalho que exijam supervisão adicional supervisão, uma segunda pessoa pode dar a aprovação. Documentos com nível de proteção Alto ou Muito Alto exigem essa aprovação de uma segunda pessoa.

Transferência e arquivamento

Depois de aprovados e assinados, os documentos são transferidos para o arquivo configurado por meio de uma pasta ativa ou SFTP. Uma transferência nota de transferência em formato PDF acompanha o documento assinado, registrando detalhes importantes, como o ID do documento, o nível de proteção, o número de páginas, as configurações de digitalização e as informações do revisor.

Um processo de revisão claro

Insira uma etapa de aprovação definida entre a digitalização e o arquivamento. Os revisores podem examinar os envios e rejeitar documentos que não devam prosseguir.

Um relato do que aconteceu

Mantenha um registro de auditoria do processo de revisão, com base nos metadados dos documentos e em uma nota de transferência contendo detalhes importantes do processamento.

Assinaturas digitais nas quais você pode confiar

Use o certificado da sua organização para assinar documentos aprovados. Uma autoridade de carimbo de data e hora opcional acrescenta mais um elemento ao processo de assinatura.

Retenção configurável

O Scan Review possui um período de retenção padrão de 10 anos, que pode ser configurado de acordo com as necessidades da sua organização.

Armazene seus documentos onde você precisar deles

Os usuários podem usar mais de 25 conectores predefinidos diferentes e armazenar seus arquivos em vários sistemas ECM ou destinos na nuvem. A comunicação por meio de conectores compatíveis é sempre bidirecional, de modo que os usuários podem procurar registros ou pastas existentes, adicionar informações e selecionar opções antes do armazenamento final.

Armazene seus documentos onde você precisar deles

Veja qual MyQ X Edition é melhor para você

Os recursos avançados de processamento de documentos são exclusivos do MyQ X Ultimate, mas clique abaixo para descobrir qual edição é mais adequada às suas necessidades.

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