Relatórios avançados com o MyQ X

Na era da digitalização, as empresas reinventam seus processos e incentivam seus funcionários a pensar duas vezes antes de imprimir um pedaço de papel. Ainda assim, quando você digita "custos de impressão do escritório" ou "monitoramento do uso da impressora" no Google, é isso que começa a aparecer:

"Até 3% da receita de uma empresa é gasta em impressão, cópia, arquivamento e postagem de documentos em papel."(MyDataScope)

"Uma pessoa comum usa entre 250 e 300 quilos de papel por ano."

"De acordo com uma pesquisa com pequenas empresas, 47% relatam que os funcionários que imprimem e-mails são uma grande parte do uso de impressão."

"Quase dois terços das pequenas empresas não conseguem monitorar quanto custam seus dispositivos de impressão, nem monitorar seu uso."(SmallBiz Trends)

A apresentação em PowerPoint precisa ser impressa como um folheto para cada participante do workshop ou você pode compartilhar a apresentação em tempo real para que as pessoas façam anotações eletrônicas? E, no final do workshop, você distribui um questionário em papel ou indica um formulário do Google no qual as pessoas podem registrar suas opiniões com apenas alguns cliques nos 5 minutos restantes?

É claro que, às vezes, preferimos ter um documento em preto e branco por um bom motivo. Por exemplo, um contrato de trabalho. Ou uma escritura em um cartório. Muitos de nós também preferem estudar materiais com o bom e velho marcador de texto em mãos, em vez de ficar olhando para uma tela brilhante por horas a fio.

Enquanto houver qualquer tipo de impressão empresarial, também haverá a necessidade de ter esse item na lista de despesas comerciais bem coberto e documentado.

Monitoramento do parque de impressoras

O ônus de rastrear todas as atividades de impressão em uma rede de impressoras geralmente recai sobre a equipe de TI da empresa, o que pode prejudicar bastante sua agenda lotada. No entanto, com a solução de impressão gerenciada correta, os relatórios do parque de impressoras não precisam ser um problema.

Normalmente, um administrador de TI se beneficiará de qualquer coisa que seja automatizada: ser notificado quando uma impressora da frota estiver com defeito, quando os consumíveis estiverem acabando e ter um bom monitoramento do uso da impressora, especialmente para uma frota de impressoras de fornecedores mistos. Será um alívio para a economia de tempo poder definir relatórios personalizados e enviá-los aos membros da gerência toda segunda-feira.

Os bancos de dados do servidor de impressão mantêm registros detalhados dos trabalhos executados por todos os usuários, projetos e dispositivos, o que, por sua vez, permite dividir a atividade de impressão, cópia e digitalização em qualquer nível de interesse - no nível do usuário, da impressora, do grupo, do departamento, da filial da empresa ou da conta do cliente. 

Naturalmente, às vezes é útil obter uma visão geral da atividade de impressão não apenas em números absolutos, mas também em um determinado período de tempo, para poder identificar tendências e tendências emergentes de sobrecarregar ou ignorar determinados dispositivos. Isso é feito especificando-se os intervalos de datas para os quais serão exibidos os dados desejados.

As atualizações regulares sobre a atividade de impressão fornecem uma visão precisa da intensidade com que as impressoras são usadas, por quem e quando. As constatações contidas nos relatórios avançados podem gerar melhores decisões de compra por parte da gerência. Por exemplo, o CTO pode decidir substituir 10 máquinas antigas por 3 novas impressoras multifuncionais ou reorganizar as MFPs existentes para que os funcionários as utilizem de forma mais uniforme e eficiente.

Relatórios de impressão poderosos e precisos também ajudam a observar as tendências em tempo hábil e a ajustar as políticas de impressão em resposta. Reavaliar os direitos de impressão dos funcionários e forçar a impressão em preto e branco ou a impressão duplex pode resultar em custos significativamente menores e em um impacto ambiental menor ao longo do tempo.

MyQ fornece relatórios avançados?

De fato, isso acontece. Começando com as principais atualizações do Central Server deste ano, MyQ está constantemente está dando passos firmes no sentido de entregar o poder do insight nas mãos dos clientes.

Começou com a reescrita completa da arquitetura do mecanismo principal do MyQ, que permitiu a mudança de um método de contabilidade em que a unidade decisiva para registrar trabalhos de impressão ou cópia era uma sessão de usuário, para uma contabilidade baseada em trabalhos muito mais intuitiva. Na prática, isso significa que um usuário pode executar várias ações na impressora multifuncional durante uma sessão de login, e cada uma delas será contabilizada separadamente. Ele pode decidir digitalizar um lote de faturas e, logo em seguida, imprimir materiais para um cliente jurídico, e ambos podem ser cobrados em projetos e regras separados.

Isso proporciona um nível muito maior de detalhes quando se trata de relatar dados, e MyQ agora combinou isso com mais liberdade para criar relatórios avançados personalizados.

Quando um parque de impressoras está executando MyQ versão 8 e superior, os dados do usuário sobre os trabalhos de impressão e cópia são armazenados nos contadores do software em execução em cada impressora multifuncional separada - o MyQ Embedded Terminal. Esses dados contábeis detalhados são regularmente sincronizados com o MyQ Print Server e, em seguida, replicados para o banco de dados central no MyQ Central Server.

Os administradores de TI podem então criar relatórios personalizados com base em dados contábeis detalhados. Eles podem examinar qualquer combinação de parâmetros que estejam sendo observados - datas de envio de trabalhos, datas de liberação de trabalhos, ID do dispositivo, formato do papel impresso, propriedade simplex/duplex, propriedade de cor/escala de cinza etc.

O que costumava ser um processo que envolvia entrar em contato com o Suporte ao Cliente MyQ e solicitar uma extração e visualização manual de dados , agora está nas mãos dos parceiros e dos próprios clientes MyQ .

Relatórios superiores MyQ com ferramentas de BI 

As empresas que querem uma boa representação visual dos custos de impressão e desejam analisar os trabalhos de impressão, cópia ou digitalização usando uma ampla variedade de gráficos ou painéis podem recorrer a várias soluções de business intelligence para esse trabalho.

Desde a atualização do Central Server 8.1 (patch 2), MyQ suporta ferramentas externas de BI. Os departamentos financeiros, para dar um exemplo, agora podem conectar facilmente o banco de dados do servidor central ao software de BI da empresa e combinar os relatórios sobre a atividade do parque de impressoras com o restante dos relatórios do sistema ERP da empresa.

Os relatórios podem ser montados do zero pelo administrador de TI para obter uma visão personalizada de dados específicos, mas também há modelos predefinidos para maior conveniência, como o disponível para o Microsoft Power BI:

 

_{Exemplo de relatório MyQ criado no Microsoft Power BI.}

 

Os clientes MyQ devem ter acesso total e conveniente ao seu banco de dados e aos dados contidos em todos os momentos, em qualquer forma que escolherem. MyQ não apenas oferece suporte ao Power BI, mas também a outras ferramentas de relatório e aplicativos para processamento de dados, desde extrações para o MS Excel até importações em tempo real para o sistema ERP da empresa (como o SAP), etc.

 

Quais são algumas políticas de impressão que as empresas podem adotar para economizar custos?

Forçar a impressão duplex - uma das maneiras mais óbvias de economizar papel é imprimir em frente e verso sempre que possível.

Ajuste os direitos de impressão - restrinja a impressão colorida para determinados grupos de usuários, por exemplo, departamentos de RH, que normalmente imprimem currículos de candidatos ou contratos de trabalho que contêm elementos coloridos, que poderiam muito bem ficar em escala de cinza.

Torne os relatórios de impressão visíveis - simplesmente pelo efeito psicológico natural que tem sobre as pessoas quando elas sabem que uma determinada atividade está sendo monitorada.

Introduzir cotas - pode valer a pena considerar a possibilidade de estabelecer limites por usuário ou por departamento em determinados ambientes de negócios.

Instilar o pensamento digital nos usuários - impulsionar um escritório para a digitalização não significa apenas que a gerência está fazendo um esforço consciente para se tornar verde no local de trabalho e entrar na era sem papel. Há uma série de efeitos que são muito práticos para as pessoas. Por exemplo, quando você digitaliza a correspondência recebida no sistema de gerenciamento de documentos em vez de fazer uma cópia de cada carta para cada pessoa interessada. Os documentos digitalizados oferecem capacidade de pesquisa e disponibilidade muito superiores à necessidade de mergulhar na pilha cada vez maior da mesa, especialmente quando você está com pressa.

O monitoramento do uso de impressoras é um item básico nos departamentos de TI de todas as grandes empresas. O software de gerenciamento de impressão que uma organização utiliza deve facilitar ao máximo a geração de relatórios de impressão precisos. Com as possibilidades de automação da coleta de dados dos contadores das copiadoras multifuncionais, a geração de relatórios sobre a atividade de impressão, cópia e digitalização é finalmente uma tarefa fácil, para que a TI possa dedicar seu tempo à solução de tarefas mais críticas que nunca param de surgir.

 

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