Gerenciamento de impressão acessível para PMEs

Mesmo com a lenta perda de popularidade do texto em papel, a pesquisa de mercado da IDC estima que até 4,4 milhões de páginas por minuto ainda serão impressas globalmente até 2025. Independentemente de se tratar de uma grande corporação ou de uma empresa menor, as pessoas ainda continuarão a recorrer às impressoras para criar notas publicadas e seus documentos contábeis.

Quando se trata de como, as pequenas e médias empresas (PMEs) que não querem investir em uma infraestrutura de TI cara agora têm a opção de colocar sua segurança e impressão nas mãos de uma solução de nuvem flexível. Depois, há a questão de onde, já que uma força de trabalho móvel e híbrida testa os limites da rede tradicional do escritório.

Mantenha as impressoras sob controle

Quando uma empresa quer ter o controle de sua impressão, ela geralmente coloca o gerenciamento dos trabalhos de impressão nas mãos de uma solução de impressão. Esse software garante o bom funcionamento do processamento de documentos em impressoras (multifuncionais), simplifica seu controle, protege os trabalhos de impressão e ajuda a contabilizar os custos e a manutenção. Essas soluções de impressão no local geralmente exigem um investimento em um servidor de impressão e uma infraestrutura de TI mais robusta. Isso pode fazer com que as PMEs hesitem em saber se vale a pena investir em um sistema desse tipo.

No entanto, adotar uma abordagem ad hoc para a impressão pode levar a outros custos significativos. Esses custos podem estar na forma de vazamento de dados de impressoras inseguras ou na perda de horas-homem gastas pelos usuários para configurar tediosamente, por exemplo, parâmetros de impressão e digitalização, em vez de realizar atividades mais produtivas. A resposta para um processamento de documentos seguro, flexível e de baixo custo está nas tecnologias de nuvem (não apenas) para empresas menores.

Movimento móvel para a nuvem!

A popularidade da nuvem continua a crescer e não é de se admirar. Ela permite que as empresas transfiram processos de trabalho e dados para servidores de terceiros, poupando-lhes dores de cabeça e custos no departamento de TI. Com a migração para a nuvem, elas eliminam alguns dos custos da infraestrutura de impressão e podem assinar o gerenciamento de impressão como um serviço. E, à medida que os arranjos de trabalho híbridos - com pessoas dentro e fora do escritório - se tornam cada vez mais comuns, é mais fácil entender a lógica de um escritório digital em que você pode "desempacotar" seu escritório e colaborar com os colegas em um instante. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet.

É aí que entra MyQ Roger, o assistente digital inteligente do local de trabalho. Trata-se de um SaaS (software como serviço) que usa seu dispositivo móvel como plataforma. Como um aplicativo intuitivo para dispositivos móveis e painéis de controle de impressoras, ele oferece aos usuários impressão e digitalização flexíveis, mas sem a necessidade de infraestrutura e servidores locais. Ele é executado 100% na nuvem pública e pode se conectar diretamente ao seu armazenamento em nuvem.

É móvel e sem interrupções 

Então, como poderia ser um processo de manuseio de documentos baseado em nuvem em uma PME?

Imagine um pequeno fabricante de bens de consumo com coleta diária. O back office prepara as notas de entrega necessárias à tarde, que o motorista imprime na manhã seguinte na impressora do depósito. O motorista entrega as mercadorias ao cliente, que assina a nota de entrega. Normalmente, o motorista guardaria isso em uma pasta em algum lugar e entregaria tudo no escritório à tarde. Mas agora, ele pode abrir o aplicativo MyQ Roger , acionar uma ação de digitalização predefinida com um clique, capturar o documento com seu celular e salvá-lo em uma pasta on-line específica, por exemplo, o OneDrive da empresa. A partir daí, o departamento de contabilidade recebe uma notificação automática (eles podem configurá-la facilmente com o Power Automate) sobre o novo arquivo e pode processá-lo imediatamente.

Isso é só o começo. O fabricante também pode usar MyQ Roger para digitalizar a fatura de um fornecedor ao receber mercadorias. O reconhecimento óptico de caracteres(OCR) do aplicativo pode converter o texto em um PDF pesquisável e salvá-lo em uma pasta na nuvem. O departamento de contabilidade pode simplesmente copiar as informações do PDF para o sistema de contabilidade. Os representantes de vendas também podem enviar documentos em papel digitalizados (recibos ou pedidos confirmados) para o armazenamento em nuvem da empresa durante uma viagem de negócios. É possível até mesmo pesquisar um termo específico no arquivo digitalizado, no armazenamento em nuvem ou diretamente no aplicativo móvel.

A impressão também não é problema. As pessoas podem colocar documentos em uma fila de impressão diretamente com o MyQ Roger - arquivos de um computador ou até mesmo retirados diretamente da nuvem, por exemplo, do Google Drive - e enviá-los para a impressora. Elas podem escolher se querem que os arquivos sejam impressos diretamente ou retirá-los de forma segura com a impressão pull, fazendo login no painel da impressora por meio do aplicativo. A integração é parte integrante do pacote, já que MyQ Roger se integra a serviços pagos, como o Microsoft 365, e também a serviços gratuitos, como o Google Drive ou o Dropbox.

MyQ Roger representa uma maneira completamente nova e flexível de processar documentos de qualquer lugar , e uma maneira de fazer isso sem precisar de infraestrutura ou exigir suporte regular de especialistas em TI. O aplicativo móvel é gratuito e não há limite para o número de usuários ou dispositivos conectados. Os únicos custos financeiros são os dados usados e uma taxa de assinatura mensal para cada impressora conectada. Digitalização ou impressão, a escolha é sua.

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