Digitalize documentos em 2021: Sem toque

Os arquivos estão deixando de usar pastas cartonadas para usar pastas digitais, embora sempre haja departamentos que dependem de documentos impressos. Mas uma coisa é ter uma cópia oficial em papel e outra é trabalhar com as informações contidas no documento. É aí que a digitalização entra em ação - escaneamento e outros processos que envolvem dados transferidos eletronicamente. Não é mais necessário redigitar manualmente os itens de uma fatura no computador. Estamos nos acostumando com processos automatizados e não precisamos intervir manualmente com a mesma frequência de antes. Isso é bom. Deixe a tecnologia fazer o trabalho pesado - ela economiza tempo e ajuda a evitar erros.

Transformação digital instantânea

 Uma impressora multifuncional pode ser muito útil na automação. MyQ sempre teve como objetivo facilitar a vida dos usuários - no passado, era necessário escolher entre três ações de documentos (impressão, digitalização, envio de fax), hoje é possível combinar várias ações em um único fluxo de trabalho. Depois de pressionar um botão no terminal, a solução de impressão não apenas digitaliza o documento, mas também o transfere para um formato editável e o envia para uma pasta selecionada, e-mail ou armazenamento em nuvem que o usuário preferir. 

Essa cadeia de ações é geralmente chamada de fluxo de trabalho do documento. O processo descrito pode ser definido no recurso Easy Scan no MyQ X Enterprise Edition, mas as opções de digitalização do MyQnão terminam aí.

MyQ X Ultimate oferece fluxos de trabalho de digitalização avançados, conexão com 25 sistemas de gerenciamento de documentos diferentes (ECM, ERP, etc.) e a integração de uma ampla gama de recursos que proporcionam um processamento perfeito de documentos com apenas um clique: OCR, divisão em seções, extração de dados, inserção de dados em bancos de dados relevantes e muito mais. O processo de digitalização é totalmente automático.

Fluxos de trabalho práticos de digitalização

Um especialista em TI pode preparar facilmente fluxos de trabalho que ficarão disponíveis para seus colegas. Por exemplo, será útil para os banqueiros ter uma lista de verificação de todos os documentos necessários para serem enviados com uma solicitação de hipoteca: Carteira de identidade, certificado de renda, confirmação de ausência de dívida, contrato de proposta de venda e a própria solicitação. MyQ X Ultimate sabe que todos esses documentos precisam ser digitalizados na pasta do solicitante e enviados ao departamento de conformidade. O terminal da impressora os exibe item por item e eles são marcados durante a digitalização, o que facilita muito para o bancário e evita erros e omissões.

MyQ X Ultimate é um assistente de digitalização inestimável. No entanto, ele ainda precisa ser instalado em um servidor conectado à rede local ou em uma chamada nuvem privada, o que o torna uma solução no local (local) ou em nuvem privada prática principalmente para organizações maiores.

Finalmente, a verdadeira nuvem 

No ano passado, o mundo inteiro mudou para o home office, e essa tendência gerou uma demanda por uma solução de impressão flexível que pudesse ser usada em qualquer lugar. MyQ decidiu reagir prontamente a isso, lançando um produto de última geração - o MyQ Roger. Ele funciona exclusivamente na nuvem pública, o que significa que nossos clientes não precisam manter um servidor físico nem configurar uma conexão VPN ou segurança de dados especial para os funcionários que trabalham fora do escritório. Tudo o que uma empresa precisa é de impressoras multifuncionais e smartphones compatíveis, que ficam no bolso dos usuários finais de qualquer maneira.

MyQ Roger é um Smart Digital Workplace Assistant - uma secretária virtual que assume a maior parte do trabalho envolvido na impressão, digitalização e gerenciamento de documentos. Ele fornece controle de impressora sem toque usando um aplicativo móvel, digitalizando para serviços populares (como o OneDrive) e executando fluxos de trabalho padrão. O usuário pode personalizar o aplicativo Roger para refletir suas necessidades e hábitos de trabalho. 

A tendência estabelecida em 2020 provavelmente continuará ao longo deste ano. Em nossa vida profissional, precisaremos da flexibilidade de realizar o maior número possível de tarefas a partir de dispositivos móveis. MyQ sabe disso e fornece aos usuários ferramentas para uma digitalização rápida e eficaz, em que tudo está disponível com apenas um ou dois cliques. Dessa forma, eles não precisam desperdiçar seu tempo em atividades mundanas e podem se concentrar em tarefas mais criativas, nas quais as máquinas e a IA ainda são insuficientes (por enquanto). 

leve-me para a nuvem