Soluções de impressão sem preocupações para PMEs

Critérios para selecionar uma solução de impressão

Um dos parâmetros cruciais a serem considerados é o tamanho da empresa. Em grandes empresas, a instalação de uma solução de impressão geralmente exige um hardware local robusto (um servidor de impressão), que possa garantir a distribuição e a execução adequadas da carga de trabalho para um grande número de usuários com direitos variados. Outros requisitos incluem faturamento de custos confiável e relatórios detalhados. Todas essas funções precisam ser executadas por centenas de dispositivos de diferentes marcas e tamanhos. É por isso que a principal preocupação geralmente é integrar uma grande frota de dispositivos à infraestrutura local e gerenciá-la em um só lugar.

A situação é diferente para as pequenas e médias empresas (PMEs). Esses escritórios, lojas ou fábricas geralmente imprimem volumes menores e operam apenas alguns dispositivos multifuncionais (ou, no máximo, uma dúzia). Isso não significa, porém, que elas não devam se preocupar com soluções dedicadas e se contentar com um cabo comum entre um PC e uma impressora. Um software de gerenciamento de impressão de alta qualidade oferece controle centralizado sobre os dispositivos de impressão na rede e garante que toda a comunicação seja segura. Os usuários tendem a subestimar a importância da proteção dos dados de impressão, mesmo que os documentos contenham informações confidenciais. De fato, o hardware de impressão representa possíveis pontos de entrada para um ataque cibernético. 

Uma solução de impressão pode compensar para uma pequena empresa?

A compra e o gerenciamento de um servidor de impressão podem representar um item de custo enorme para as PMEs, que não cabe em seu orçamento. É por isso que existem soluções que podem assumir a função de um servidor de impressão e fornecer fluxos de trabalho de documentos convenientes também para instalações menores - de preferência, usando a tecnologia de nuvem (mas falaremos mais sobre isso adiante).

A primeira alternativa é a tecnologia de borda. Ela substitui um servidor e envia dados para uma solução de impressão localizada na rede local. Um exemplo de tecnologia de borda é a Easy Box da MyQ, que foi lançada em 2013 e foi projetada para pequenas empresas. A tecnologia de borda ainda não evita que você tenha que gerenciar o hardware local.

Outra opção sem servidor vem na forma de tecnologia de malha baseada no poder de computação compartilhado pelos usuários. Essa solução funciona com base no princípio de compartilhar trabalhos de impressão em uma infraestrutura interna de uma empresa usando os chamados "nós", ou seja, os computadores dos usuários. Os trabalhos de impressão não são transferidos por meio de um servidor de impressão, mas por meio do hardware local disponível naquele momento. A partir dessa rede, uma parte dos dados de impressão é enviada para a nuvem, onde é processada pela solução de impressão da empresa.

Nessa configuração, um servidor de impressão não é necessário, mas o compartilhamento de dados entre computadores pessoais pode reduzir seu desempenho e tornar os dispositivos mais lentos, o que é indesejável. Há também a questão da segurança dos dados - os dados são criptografados, mas ainda assim são compartilhados com outros usuários.

Mudança do hardware local para a nuvem

Se uma empresa usa uma nuvem privada para o gerenciamento de dados, a mesma nuvem também pode ser usada para hospedar o software de impressão, o que economiza espaço no servidor local. Por exemplo, a soluçãoMyQ X pode ser completamente movida para a nuvem privada do Microsoft Azure e conectada ao Universal Print pela Microsoft que, além de outras coisas, permite que os usuários que trabalham em casa enviem trabalhos de impressão remotamente sem conexão VPN.

Há também um caminho totalmente novo que as PMEs podem seguir ao buscar uma solução moderna para impressão. Atualmente, uma solução de impressão pode ser transferida completamente para uma nuvem pública, configurada como um serviço (SaaS) e dimensionada de forma flexível de acordo com as necessidades atuais da empresa. MyQ Roger é um assistente digital inteligente para locais de trabalho modernos, projetado precisamente para esse uso em nuvem pública. Ele não requer um servidor de impressão local para impressão e digitalização e, uma vez implementado, é extremamente fácil de usar graças a um aplicativo dedicado simples.

Tanto o departamento de TI quanto os usuários economizam tempo

Uma vantagem importante que MyQ Roger oferece a qualquer empresa sem um departamento de TI especializado é que ele elimina uma série de tarefas relacionadas à impressão - não apenas a manutenção do servidor, mas também a integração com a infraestrutura local ou atualizações demoradas. MyQ Roger é um SaaS fornecido com base em uma assinatura mensal, sem instalação complicada. A empresa apenas carrega o aplicativo dedicadoMyQ Roger no terminal de sua MFP (a assinatura é cobrada com base no número de dispositivos com o aplicativo), os usuários podem se conectar com um código QR e começar a gerenciar seus documentos a partir de seus smartphones, sem precisar tocar no painel da MFP.

O aplicativo móvel MyQ Roger é altamente intuitivo e pode ser usado para digitalização e impressão direta na nuvem. Os usuários podem definir vários atalhos para os fluxos de trabalho que usam com frequência (como Digitalizar para E-mail) e, basicamente, levar um escritório móvel com eles aonde quer que vão. Resumindo, MyQ Roger é o companheiro moderno perfeito para qualquer empresa que esteja procurando uma solução de impressão flexível e segura, sem preocupações. 

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