A OGH assume o controle, aprimora a segurança e ganha eficiência com MyQ

Desafio 

Como empresa especializada em construção e engenharia, com uma força de trabalho que oscila entre 1.000 e 2.500 funcionários, dependendo das demandas dos projetos, a Orion Group Holdings enfrentava desafios cada vez maiores para gerenciar seu ambiente de impressão em várias unidades. 

A equipe de TI dedicava uma quantidade significativa de tempo a responder a tickets do suporte técnico relacionados a problemas de impressão, acompanhar os consumíveis das impressoras e gerenciar a infraestrutura de impressão distribuída.  

Ao mesmo tempo, a organização precisava reforçar a segurança dos documentos, especialmente no caso de relatórios financeiros confidenciais e documentação relacionada a projetos que pudessem ser deixados sem supervisão em impressoras compartilhadas. 

A empresa também buscava maior visibilidade dos custos relacionados à impressão e uma maneira eficiente de encaminhar, processar e digitalizar informações em papel. As ferramentas existentes de gerenciamento de impressoras não ofereciam o controle centralizado, a automação e a inteligência necessários para apoiar as metas operacionais da organização. 

Solução 

A OGH escolheu MyQ centralizar o gerenciamento de impressão, aumentar a segurança dos documentos e proporcionar maior visibilidade sobre os custos de impressão e o funcionamento dos dispositivos. 

O projeto foi executado pela Kyocera Solutions America, um MyQ de destaque MyQ com ampla experiência em infraestrutura de impressão, automação de fluxo de trabalho e serviços gerenciados de impressão. Por meio Kyoceraestreita colaboração Kyoceracom MyQ, a OGH se beneficiou de uma abordagem de implantação que combinou as melhores práticas do setor com tecnologia avançada de gerenciamento de impressão. A parceria estratégica de longa data entre Kyocera MyQ a equipe de implementação aproveitasse um amplo conhecimento técnico, metodologias comprovadas e experiência prática, ajudando a garantir uma implementação tranquila e um forte alinhamento com os objetivos de negócios da OGH. 

A implementação da edição MyQ Ultimate introduziu a impressão segura por solicitação em toda a organização, exigindo que os funcionários se autentiquem usando suas credenciais, chaveiros eletrônicos, crachás de identificação ou códigos PIN antes que os documentos sejam liberados. Isso eliminou as impressões sem supervisão, ao mesmo tempo em que permitiu que os usuários retirassem documentos com segurança em qualquer dispositivo autorizado. 

MyQ também ofereceu um painel centralizado para o gerenciamento da frota de impressoras multifuncionais da empresa. O provisionamento automatizado das impressoras simplificou a implantação e a manutenção, enquanto notificações proativas por e-mail alertavam os administradores sobre problemas nas impressoras e níveis baixos de toner antes que eles prejudicassem as operações. 

Para aprimorar o controle financeiro, a OGH implementou recursos de impressão baseados em regras e de contabilidade de projetos. Agora, os custos de impressão, cópia e digitalização podem ser atribuídos com precisão a projetos, trabalhos ou códigos contábeis específicos, proporcionando maior transparência e ajudando a melhorar as estimativas de projetos futuros. 

Além disso, a empresa passou a utilizar os fluxos de trabalho inteligentes de documentos MyQ para automatizar os processos de digitalização. Os funcionários podem capturar, processar e encaminhar documentos com segurança para destinos predefinidos, reduzindo o manuseio manual e minimizando o risco de falhas de comunicação. 

Resultados 

O impacto da implantação foi imediato, com benefícios já visíveis desde o primeiro dia e melhorias operacionais completas previstas para os primeiros 90 dias. 

Estima-se que a implantação da impressão segura sob demanda reduza o desperdício de papel e toner em mais de 30%, contribuindo para diminuir os custos operacionais e, ao mesmo tempo, apoiando as metas de sustentabilidade.  

Ao mesmo tempo, a organização reforçou significativamente a segurança dos documentos, garantindo que contratos confidenciais, relatórios financeiros e documentação de projetos sejam disponibilizados apenas a usuários autorizados. 

Para o departamento de TI, o gerenciamento centralizado reduziu drasticamente a carga administrativa. Espera-se que o provisionamento automatizado de impressoras, o monitoramento proativo e o gerenciamento centralizado de dispositivos economizem aproximadamente 20 a 25 horas por mês, que, de outra forma, seriam gastas na resolução de problemas, no gerenciamento de drivers e na realização de configurações manuais. 

Usuários de todos os departamentos também têm obtido benefícios tangíveis. As equipes de contabilidade podem classificar e encaminhar faturas automaticamente por meio de fluxos de trabalho baseados em OCR; os executivos podem digitalizar documentos confidenciais com segurança e com intervenção manual mínima; e os gerentes de projeto podem digitalizar documentos diretamente em fluxos de trabalho específicos para cada projeto, que extraem informações automaticamente e encaminham os arquivos para o destino correto. 

Ao reunir segurança de documentos, gerenciamento de impressão, controle de custos e automação de fluxos de trabalho em uma única plataforma, a Orion Group Holdings transformou a impressão de um desafio operacional em um processo de negócios controlado e eficiente. 

O sucesso do projeto destaca o valor de combinar tecnologia inovadora com serviços profissionais experientes. Ao reunir a avançada plataforma de gerenciamento de impressão MyQe a expertise em implementação Kyocera, a OGH conseguiu acelerar a adoção, alcançar melhorias operacionais imediatas e estabelecer uma base para a otimização a longo prazo. A parceria proporcionou mais do que apenas tecnologia. Ela forneceu as pessoas, os processos e os insights necessários para transformar objetivos estratégicos em resultados comerciais mensuráveis.