Reduzindo o número de tickets de suporte técnico por meio de uma melhor experiência de impressão

Quando a experiência de impressão varia entre dispositivos e grupos de usuários, as equipes de TI precisam responder a mais perguntas e gerenciar mais políticas.

Uma experiência de impressão aprimorada deixa as regras claras para os usuários, ao mesmo tempo em que oferece aos administradores controle sobre o que cada usuário pode fazer. No MyQ X, os administradores podem definir políticas de trabalhos de impressão e políticas de impressoras para usuários, grupos e dispositivos específicos. Essas políticas podem controlar configurações como cor, impressão frente e verso, grampeamento, economia de toner, impressão, cópia, digitalização e envio de fax.

O objetivo não é simplesmente fazer com que a impressão pareça mais simples. Trata-se de reduzir atritos desnecessários, tornando o ambiente de impressão previsível e as regras mais fáceis de gerenciar.

Como a gestão de impressão pode reduzir as solicitações de suporte?

MyQ X e MyQ Roger permitem que os administradores criem políticas para usuários e grupos e as apliquem em impressoras selecionadas. As políticas de trabalhos de impressão podem definir quais configurações de impressão os usuários podem alterar, enquanto as políticas de impressora podem determinar quais ações estão disponíveis em dispositivos específicos. As políticas também podem ser priorizadas quando várias regras se aplicam ao mesmo usuário ou à mesma impressora.

Isso oferece às equipes de TI uma maneira de padronizar a experiência de impressão sem precisar tratar cada usuário ou dispositivo individualmente.

Por exemplo, uma organização pode impedir que determinados usuários alterem as configurações de cor, impressão frente e verso, grampeamento ou economia de toner, ao mesmo tempo em que permite que outros grupos mantenham essas opções. As políticas de impressão podem controlar separadamente se os usuários podem imprimir, copiar, digitalizar ou enviar fax em dispositivos específicos. 

MyQ O X também oferece o recurso “Mostrar políticas em vigor”, permitindo que os administradores vejam quais políticas se aplicam a um determinado usuário e impressora. Isso pode facilitar a resolução de problemas relacionados a permissões conflitantes ou inesperadas.

Como as organizações podem simplificar a impressão para os funcionários?

A consistência é importante quando os funcionários utilizam dispositivos diferentes ou trabalham em locais distintos.

MyQ O X e o MyQ Roger oferecem diversos métodos de impressão, incluindo impressão direta, Pull Print, impressão via web e impressão móvel, dependendo da configuração da organização.

O Pull Print permite que os usuários enviem um trabalho para uma fila e o liberem em um dispositivo de impressão disponível após a autenticação.

Os administradores também podem usar políticas para criar um conjunto consistente de regras para diferentes grupos de usuários. Em vez de depender de que os funcionários compreendam um conjunto diferente de restrições em cada dispositivo, as configurações relevantes podem ser aplicadas de forma centralizada.

Isso também ajuda a evitar soluções alternativas desnecessárias. Quando os usuários sabem o que podem imprimir, onde podem imprimir e quais configurações estão à sua disposição, há menos motivos para contornar os processos estabelecidos ou entrar em contato repetidamente com a equipe de TI para obter esclarecimentos.

Como as organizações devem medir o impacto?

A redução do esforço de suporte deve ser avaliada com base em dados operacionais, e não em alegações genéricas de economia de custos.

Em um ambiente de impressão, algumas medidas úteis incluem:

• Tempo de implantação: Quanto tempo leva para configurar e implementar o ambiente de impressão necessário 

• Adoção de políticas: A rapidez com que as regras de impressão pretendidas são aplicadas de maneira consistente entre usuários, grupos e dispositivos 

• Solicitações de suporte: Número e tipo de tickets relacionados à impressão antes e depois das alterações no ambiente de impressão 

• Dificuldades enfrentadas pelos usuários: Problemas recorrentes relatados pelos funcionários ao enviar ou liberar trabalhos de impressão 

MyQ O X oferece gerenciamento centralizado de políticas e ferramentas para verificar se as políticas estão em vigor, proporcionando aos administradores uma base prática para gerenciar essas áreas.

O importante é estabelecer uma linha de base antes de alterar o ambiente e, em seguida, avaliar se as mudanças reduzem os problemas recorrentes.

Uma experiência de impressão melhor começa com um controle melhor

O gerenciamento de impressão não precisa adicionar mais uma camada de complexidade para as equipes de TI. A abordagem correta é tornar o ambiente mais fácil de administrar e mais simples de usar para os funcionários.

Com o MyQ X, as organizações podem centralizar as políticas de impressão, aplicar regras diferentes a usuários e dispositivos, gerenciar as funções de impressão disponíveis e oferecer várias maneiras para que os usuários enviem e liberem trabalhos de impressão.

Quando as regras de impressão são consistentes e transparentes, as equipes de TI podem dedicar menos tempo a lidar com problemas evitáveis de configuração e permissões e mais tempo ao gerenciamento do ambiente de documentos como um todo.