A segurança não é mais um recurso, é uma necessidade

À medida que as organizações adotam modelos de trabalho híbridos, conectam-se a serviços em nuvem e operam sob requisitos regulatórios mais rigorosos, essa lacuna torna-se mais evidente. 

Os fluxos de trabalho de documentos não se limitam mais a transferir informações de um lugar para outro. Eles garantem que as informações permaneçam protegidas, rastreáveis e em conformidade em todas as etapas. 

O acesso aos dispositivos nem sempre é baseado na identidade

Em muitos ambientes, as impressoras e os dispositivos multifuncionais continuam acessíveis sem uma autenticação robusta e consistente.

Os usuários podem se aproximar de um dispositivo e interagir com ele sem uma verificação clara de identidade. Em alguns casos, existem métodos de autenticação, mas eles não são aplicados de maneira consistente em todos os locais ou grupos de usuários.

Isso cria uma desconexão entre a identidade do usuário e a atividade do dispositivo.

Mesmo quando as organizações dispõem de sistemas robustos de gerenciamento de identidade, esses sistemas nem sempre estão totalmente integrados aos fluxos de trabalho de documentos. Consequentemente, ações como imprimir ou digitalizar nem sempre estão diretamente vinculadas a um usuário verificado.

Os documentos ficam vulneráveis na etapa final

Os documentos podem ser impressos e deixados sem supervisão, recolhidos pela pessoa errada ou vistos por outras pessoas em espaços compartilhados. Esse é um problema comum em escritórios, instituições de ensino, ambientes de saúde e locais de atendimento ao público. 

Nesta fase, as proteções digitais já não se aplicam. O documento está visível, acessível e potencialmente exposto.

Isso destaca uma questão importante: a segurança nos fluxos de trabalho de documentos não termina quando um documento é enviado para impressão. A etapa final costuma ser a menos controlada.

A visibilidade das atividades relacionadas aos documentos costuma ser limitada

Cada vez mais, espera-se que as organizações saibam como a informação circula pelos seus sistemas.

No entanto, em muitos ambientes de impressão e digitalização, a visibilidade continua sendo limitada. Nem sempre é possível rastrear com clareza quem imprimiu ou digitalizou um documento, onde a ação ocorreu ou se ela foi autorizada.

Sem registros de auditoria detalhados, a investigação de incidentes torna-se difícil. Comprovar a conformidade torna-se ainda mais desafiador. Em ambientes regulamentados, essa falta de visibilidade representa um risco para os negócios.

Os modelos de segurança têm dificuldade em acompanhar o ritmo do trabalho híbrido

Os usuários já não trabalham a partir de um único local ou dispositivo. Os funcionários alternam entre escritórios, suas casas e ambientes compartilhados. Eles se conectam por meio de diferentes redes e utilizam uma combinação de dispositivos gerenciados e não gerenciados.

Os modelos tradicionais de segurança de impressão foram concebidos para ambientes estáticos e locais. A aplicação desses mesmos modelos a ambientes distribuídos gera complexidade.

As políticas de segurança podem não ser aplicadas de maneira consistente. Os métodos de autenticação podem variar. A visibilidade pode ser fragmentada.

À medida que as organizações se tornam mais distribuídas, torna-se mais difícil manter uma segurança consistente em todos os fluxos de trabalho de documentos.

A digitalização levanta questões relacionadas à confiança

A digitalização é frequentemente vista como um processo simples para digitalizar documentos. No entanto, ela levanta questões importantes relacionadas à confiança e à integridade.

Quando um documento é digitalizado, as organizações precisam saber: 

• Quem digitalizou o documento 
• Se o documento foi alterado 
• Para onde o documento foi enviado 
• Se o processo pode ser rastreado

Em muitos ambientes, esses aspectos não são totalmente controlados. Os documentos digitalizados podem não estar vinculados à identidade do usuário, e a entrega aos destinatários pode não ser totalmente regulamentada.

A conexão com a nuvem aumenta a complexidade

À medida que as organizações migram para o armazenamento e os fluxos de trabalho baseados na nuvem, os sistemas de gestão de documentos precisam se integrar de forma segura às plataformas de nuvem, o que traz um novo conjunto de desafios.

Os fluxos de autenticação devem ser tratados com segurança. As credenciais devem ser protegidas. Os dados devem ser transferidos sem exposição. O acesso deve ser controlado entre os sistemas.

Essas integrações são tecnicamente complexas e exigem um planejamento cuidadoso. Quando implementadas de forma incorreta, podem introduzir novos riscos em vez de reduzi-los.

Os requisitos de conformidade continuam a aumentar

As organizações estão sob pressão crescente para cumprir os requisitos regulatórios e de conformidade.

Esses requisitos muitas vezes vão além dos sistemas principais, abrangendo também os fluxos de trabalho de documentos. As organizações devem ser capazes de demonstrar: 

• Quem acessou um documento 
• Como o documento foi processado 
• Para onde foi enviado 
• Se o acesso foi autorizado

Sem controles estruturados e uma auditabilidade clara, fica difícil cumprir esses requisitos.

A segurança costuma estar fragmentada ao longo do fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho de documentos consistem em várias etapas, desde a autenticação até a impressão, digitalização e entrega.

Em muitos ambientes, cada uma dessas etapas é gerenciada separadamente. Podem existir controles em algumas áreas, mas não em outras.

Isso cria lacunas nas quais os documentos podem ficar expostos ou sem proteção adequada.

A segurança não deve ser aplicada em etapas isoladas. Deve ser consistente ao longo de todo o ciclo de vida do documento.

A segurança nos fluxos de trabalho de documentos exige uma abordagem diferente

Os fluxos de trabalho de documentos fazem parte das operações diárias, mas também são parte integrante da postura de segurança da organização.

Envolvem usuários, dispositivos, redes e serviços em nuvem. Lidam com informações confidenciais. Estão sujeitos a requisitos de conformidade. E operam em ambientes cada vez mais complexos.

Tratar a segurança como um recurso isolado ou um ponto de verificação já não é suficiente.

A segurança nos fluxos de trabalho de documentos deve ser: 

• Baseado em identidade 
• Rastreável 
• Consistente em todos os ambientes 
• Integrado com sistemas em nuvem 
• Validado continuamente

Compreender esses desafios é o primeiro passo para criar fluxos de trabalho de documentos que não sejam apenas funcionais, mas também seguros desde a concepção.