O custo oculto da implantação de impressoras em grande escala

À medida que as organizações crescem, avançam para o trabalho híbrido e se espalham por vários locais, a implantação de impressoras deixa de ser uma pequena tarefa operacional. Ela se transforma em uma fonte persistente de atrito e custos elevados, de maneiras que são fáceis de ignorar. 41% das organizações citam o alto custo de manutenção de sistemas legados como um problema principal, segundo estudos da IDC.  

Como as implantações de impressoras ainda são gerenciadas hoje em dia

Em muitos ambientes, a implantação de impressoras ainda depende de métodos conhecidos: políticas de grupo, instalações manuais e scripts personalizados. Essas abordagens são amplamente utilizadas e bem compreendidas. Elas também compartilham as mesmas limitações. Nunca foram projetadas para se adaptar com facilidade.

As políticas de grupo exigem um planejamento cuidadoso e atualizações frequentes. Os scripts tendem a resolver um problema de cada vez, mas depois perdem a eficácia à medida que os sistemas operacionais mudam ou os ambientes evoluem. As instalações manuais continuam sendo a opção alternativa, muitas vezes exigindo que alguém intervenha remotamente ou esteja fisicamente presente.  

Tudo isso funciona até deixar de funcionar. E quando deixa de funcionar, o esforço necessário para manter as coisas funcionando aumenta desproporcionalmente.

A escala altera a natureza do problema

Quando uma organização opera em vários edifícios, campi ou países, a implantação de impressoras torna-se menos previsível. Os usuários se deslocam entre locais. As funções mudam. Os dispositivos viajam. Laptops e smartphones pessoais entram nos ambientes corporativos por meio de políticas BYOD.

Cada mudança introduz outra exceção. Outra regra. Outra solução alternativa. 

Um novo funcionário entra na empresa e acaba com acesso à impressora errada. Um departamento se muda e metade das filas de espera deixam de fazer sentido. Um funcionário remoto precisa de acesso à impressão, mas as restrições de segurança complicam a configuração. Um executivo viaja e descobre que documentos confidenciais são impressos em dispositivos compartilhados. 

Nenhum desses cenários é incomum. Eles são realidades cotidianas nas organizações modernas.

A carga operacional sobre as equipes de TI

Os gerentes de TI carregam a maior parte desse fardo. As equipes de TI precisam manter scripts que exigem atenção constante. Elas reconstroem políticas para cada novo local. Respondem a tickets simples, mas repetitivos.

Muitas correções ainda exigem trabalho no local. Alguém precisa intervir manualmente para corrigir o que é essencialmente um problema de implantação. Com o tempo, isso consome horas que poderiam ser dedicadas a projetos de maior impacto.

A implantação de impressoras torna-se um ponto fraco conhecido. Não porque as equipes estejam falhando, mas porque as ferramentas e os modelos nos quais elas confiam não estão mais alinhados com a forma como as organizações realmente funcionam.

O impacto financeiro aumenta silenciosamente

Do ponto de vista financeiro, o custo da implantação ineficiente de impressoras raramente aparece de forma clara. Ele se manifesta na mão de obra de TI, nas despesas gerais de suporte, nos atrasos no lançamento do escritório e no prolongamento dos prazos dos projetos. 

Cada novo escritório exige um esforço adicional. Cada mudança traz riscos. Cada etapa manual aumenta a probabilidade de erros.

Individualmente, esses custos podem parecer administráveis. Com o tempo, eles se acumulam. Especialmente em organizações grandes ou distribuídas, a implantação de impressoras se torna um dreno silencioso na eficiência operacional. 

A segurança e a privacidade são mais difíceis de controlar do que deveriam ser.

Para as equipes de liderança, os riscos mais preocupantes são frequentemente os menos visíveis. 

As filas compartilhadas podem, por vezes, resultar na impressora errada no local errado. Configurações incorretas podem enviar documentos confidenciais para o dispositivo errado. Os dispositivos pessoais confundem a linha entre redes corporativas confiáveis e ambientes não gerenciados.

Os executivos enfrentam um desafio único. Eles trabalham em vários locais e lidam com informações confidenciais que não permitem erros. No entanto, a maioria das abordagens de implantação os trata como qualquer outro usuário, baseando-se em convenções em vez de garantias.

Quando algo dá errado, o impacto vai além do inconveniente. Isso afeta a confiança, a conformidade e a reputação.

O BYOD e o trabalho híbrido expõem as lacunas

Os ambientes BYOD, especialmente universidades, campi e grandes empresas, destacam essas questões de forma ainda mais clara. Milhares de usuários. Centenas de impressoras. Tolerância mínima para atritos.

Os usuários esperam instalar e imprimir rapidamente. As equipes de TI devem garantir segurança, separação e consistência. O resultado geralmente é uma mistura de instaladores, instruções e exceções que só funciona porque alguém está constantemente fazendo a manutenção.

O trabalho híbrido acrescenta outra camada. A impressão já não está vinculada a uma única rede ou edifício. O acesso deve acompanhar os usuários, enquanto o controle deve permanecer centralizado. 

48% dos clientes relatam que um dos principais desafios é a incapacidade dos funcionários de imprimir com eficácia em casa, menciona a IDC. 

Por que esses pontos críticos persistem?

Esses problemas persistem não por falta de esforço, mas porque a implantação de impressoras ainda é tratada como uma tarefa única de configuração.

As organizações modernas precisam de algo diferente. Um modelo que se adapte aos usuários, funções e locais. Um modelo que reduza a intervenção manual, em vez de apenas transferi-la.

Sem essa mudança, as equipes de TI ficam limitadas a otimizar em torno das limitações. Elas podem tornar as coisas mais rápidas ou seguras, mas não fundamentalmente mais simples. 

Uma mudança está no horizonte 

Em toda a infraestrutura de TI, há uma clara tendência para a automação e a padronização. A gestão de impressão está começando a seguir essa mesma direção. 

Na MyQ, dedicamos bastante tempo a trabalhar com organizações que enfrentam exatamente esses desafios. Empresas globais. Grandes campi. Ambientes híbridos onde os modelos de implantação tradicionais já não são viáveis. 

O que estamos preparando aborda esses pontos críticos em sua essência. Não adicionando complexidade, mas removendo grande parte do que torna a implantação de impressoras frágil atualmente. 

Ele foi projetado para reduzir o tempo de implantação, diminuir as despesas operacionais e fortalecer a segurança sem aumentar o atrito. E reflete como as organizações modernas realmente operam. 

Mais detalhes serão divulgados em breve.

Por enquanto, basta dizer o seguinte: os problemas aqui descritos são reais, generalizados e há muito tempo aguardam uma resposta melhor. E essa solução está mais próxima do que você imagina.