O que é o Reconhecimento Óptico de Caracteres e como ele melhora o gerenciamento de documentos?

Nos fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos, o OCR pode facilitar a recuperação mais rápida de documentos, o processamento automatizado e o tratamento mais eficiente das informações digitalizadas. Para organizações que utilizam fluxos de trabalho de documentos do tipo “MyQ ”, o OCR pode transformar um documento digitalizado — que antes era apenas uma imagem — em informações que podem ser processadas como parte de um fluxo de trabalho mais amplo. 

O que é OCR?

O OCR lê os caracteres de um documento ou imagem digitalizada e os converte em texto digital. Em vez de tratar uma página digitalizada apenas como uma imagem, o OCR disponibiliza o texto para processamento posterior.

Isso é particularmente útil quando as organizações precisam trabalhar com informações que, inicialmente, estão em papel. Depois que um documento é digitalizado e processado com OCR, seu texto pode ser utilizado em fluxos de trabalho subsequentes, sem que os usuários precisem ler e digitar manualmente as informações. 

Como o OCR melhora o gerenciamento de documentos?

O OCR pode reduzir o trabalho manual envolvido no manuseio de documentos digitalizados, disponibilizando seu conteúdo para processamento posterior.

Dependendo do fluxo de trabalho, o OCR pode oferecer suporte a: 

• Documentos pesquisáveis: O texto contido em documentos digitalizados pode ser reconhecido e tornado pesquisável. 

• Processamento automatizado: O texto reconhecido pode ser utilizado como parte de fluxos de trabalho de documentos subsequentes. 

• Menos inserção manual de dados: As informações contidas em um documento podem ser processadas sem que os usuários precisem digitar tudo manualmente. 

• Manuseio mais consistente de documentos: O processamento automatizado pode reduzir as etapas manuais envolvidas na organização e no encaminhamento de documentos. 

• Acesso mais rápido às informações: O conteúdo pesquisável facilita a localização de informações em documentos digitalizados.

A diferença importante é que o OCR não se limita a criar uma cópia digital de um documento em papel. Ele torna as informações contidas nesse documento utilizáveis em um fluxo de trabalho digital.

Do papel digitalizado à informação estruturada 

O valor do OCR se torna maior quando ele é integrado ao processamento de documentos e à automação de fluxos de trabalho.

Um documento digitalizado pode começar como uma imagem. O OCR é capaz de reconhecer o texto contido nessa imagem, fornecendo informações que podem ser utilizadas no fluxo de trabalho do documento. Isso pode ajudar as organizações a processar documentos com base em seu conteúdo, em vez de depender inteiramente do manuseio manual.

No MyQ X, o OCR está disponível como parte dos fluxos de trabalho do Easy Scan e pode ser usado em conjunto com os recursos de processamento de documentos. O Document Processor do MyQ X 10.3 amplia o Easy Scan com processamento automatizado de documentos, oferecendo suporte a fluxos de trabalho nos quais os documentos precisam ser reconhecidos, separados, processados ou convertidos. 

Isso cria um fluxo prático: Documento em papel → Digitalização → OCR → Processamento do documento → Destino ou fluxo de trabalho subsequente.

A vantagem não está no OCR isoladamente. A vantagem reside no uso das informações reconhecidas a partir do documento como parte de um fluxo de trabalho mais amplo.

Como o OCR pode apoiar o gerenciamento de documentos baseado em dados?

O OCR pode fornecer informações que facilitam a classificação e o processamento de documentos, mas é importante distinguir isso da análise de impressão e de uso.

O OCR, por si só, não gera automaticamente métricas como volumes de documentos por departamento, valores de custo por documento ou taxas de digitalização. Essas métricas dependem das informações capturadas e registradas pelo fluxo de trabalho mais amplo de gerenciamento de documentos.

MyQ O X oferece recursos de relatórios e contabilidade para monitorar atividades de impressão, cópia, digitalização e outras atividades relacionadas. Quando o OCR e o processamento de documentos são incorporados a esses fluxos de trabalho, as organizações podem combinar o processamento de documentos com as informações operacionais capturadas pelo MyQ.

Isso pode proporcionar às equipes de TI maior visibilidade sobre como os documentos estão sendo processados, enquanto as equipes de finanças e compras podem utilizar os relatórios d MyQ para compreender as atividades e os custos relacionados aos documentos.

Como as diferentes equipes podem utilizar os dados de documentos e fluxos de trabalho?

Para administradores de TI

As equipes de TI podem utilizar os relatórios do MyQ para monitorar as atividades relacionadas à impressão, cópia, digitalização e documentos em todo o ambiente. Em combinação com fluxos de trabalho automatizados de documentos, isso proporciona maior visibilidade sobre como os usuários e os dispositivos estão sendo utilizados.

Para finanças e compras

MyQOs recursos de contabilidade e geração de relatórios podem fornecer informações sobre as atividades relacionadas a documentos e os custos associados. Isso pode ajudar as organizações a monitorar os custos de impressão e digitalização e a entender onde os recursos relacionados a documentos estão sendo utilizados.

Para equipes de conformidade e jurídicas

Os fluxos de trabalho de documentos podem oferecer maior controle sobre como as informações digitalizadas são processadas e encaminhadas. O MyQ X também oferece recursos de registro de auditoria e fluxo de trabalho de documentos que podem atender às necessidades de organizações nas quais a rastreabilidade e o manuseio controlado de documentos são importantes.

O OCR é a ponte entre os fluxos de trabalho em papel e os digitais

O OCR torna o texto contido em documentos digitalizados disponível para processamento posterior, enquanto a automação do fluxo de trabalho de documentos pode determinar o que acontecerá a seguir. Com o MyQ X, o OCR pode fazer parte dos fluxos de trabalho d Easy Scan e atuar em conjunto com recursos como o Document Processor para ajudar as organizações a passar da simples digitalização de documentos para o processamento das informações neles contidas.

Para as organizações que buscam reduzir o manuseio manual de documentos, a questão principal não é, portanto, apenas “Será que podemos digitalizar este documento?”, mas também “O que podemos fazer com as informações depois que elas forem digitalizadas?”.