檔案處理&進階工作流程

MyQ協助客戶使用強大的文檔工作流程,從而大大地提高工作效率。盡情享受高級OCR文字識別功能,如區域OCR文字識別或全文OCR文字識別,讓您的工作更加舒適與自動化。

提高辦公效率,使工作流程數字化與自動化!

 檔案處理&進階工作流程

進階文件工作流程

 MyQ Ultimate提供兩種型別的掃描工作流程:靜態與動態。

靜態工作流程可以由管理員預先設定各種選項,使用者僅需單擊即可使用。使用者可以掃描文件並以特定格式傳送到預設目的地,且可手動新增其他資訊,如發票/合同編號或日期等。

動態工作流程使使用者可以通過印表機的控制面板與公司內部系統進行即時通訊。系統隨時諮詢重要詳細資訊,並根據先前設定及內部系統記錄顯示選項。整個工作流程的交流溝通基於問答原則。結合現有的ECM系統,可改善許多公司的工作流程,適用於商務旅行支出,退還租賃汽車,抵押貸款申請等方面。

MyQ Ultimate版本含文件處理選項,由ScannerVision支援。

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進階文件處理

 拒絕浪費時間重新輸入已經編寫好的文字。

藉助進階文件處理功能,使用者可以輕鬆掃描各種文件,如發票、訂單、合同、表格、問卷或生產清單等。系統將自動提取掃面文件的特定資料,並將其儲存到所需的最終目的地。相比於手動錄入資料到公司系統,這一功能將大大節約時間成本。

此外,MyQ Ultimate版本還可以識別文字、複選框、圖章及簽名,並通過高階OCR文字識別引擎處理多個條形碼或QR碼。

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保證掃描檔案的絕對安全

 使用密碼、數字簽名、註釋或修訂來保護您的電子文件。

 MyQ Ultimate版本可以提供多個級別的文件保護。如掃描文件為PDF格式時,可對其進行密碼加密與保護,以防止非授權訪問。數字簽名與時間戳可防止文件內容被篡改。此之外,還可對文件新增可見的註釋,如註解、標記或影象,用以說明文件來源及所有者。敏感資訊(如個人資料)可在掃描過程中使用區域編輯功能進行編輯。

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讀取及輸入條形碼或QR碼

 充分利用多功能印表機(MFP)的全部功能,改善數字辦公室。

 MyQ Ultimate可讀取文件中常用作識別符號或分隔符的一維碼與二維碼,在進行批量掃描文件時,用以標記新文件的首頁。一維碼與二維碼也可用於包含文件相關資訊的標記。一維碼與二維碼甚至可從在文件內容中建立並寫入掃描的文件中。

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自動檔案分類

 僅需掃描,剩下的一切都交給MyQ。

該軟體可自動識別掃描文件的型別並激活相應工作流程,無需使用者手動操控。僅需一個掃描流程,具有標準佈局的信件、發票、合同及其他材料即可自動歸類到相應資料夾。掃描完成後,系統對掃描檔案進行處理並存儲到預設目的地。智慧工作流程可大大節約時間,讓多功能印表機(MFP)的使用更加流暢與自動化。

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超過25個可選介面

查詢目標資料夾,將檔案儲存在25個以上的不同系統或雲端儲存中。

超過25種預定介面供使用者選擇,將檔案儲存在所需的各種ECM系統或雲端儲存目的地。系統支援的介面提供雙向通訊,使用者可在儲存前查詢現有記錄或資料夾,新增資訊或選擇選項。

毫無疑問,MyQ支援各種雲服務,您可以將掃描檔案傳送到如:Box.com、SharePoint Online、OneDrive、OneDrive for Business、GoogleDrive、Amazon Web Services S3或Dropbox等雲端儲存。

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