Digitalizace dokumentů v roce 2021: Přejděte na bezdotykový přístup

Archivy se přesouvají od kartonových dokumentů k digitálním složkám, i když vždy budou existovat oddělení, která se budou spoléhat na tištěné dokumenty. Jedna věc je však mít oficiální papírovou kopii a druhá věc je pracovat s informacemi obsaženými v dokumentu. Zde přichází ke slovu digitalizace - skenování a další procesy, které zahrnují elektronicky přenášená data. Již není nutné ručně přepisovat položky z faktury do počítače. Zvykli jsme si na automatizované procesy a nemusíme do nich ručně zasahovat zdaleka tak často jako dříve. A to je dobře. Nechte těžkou práci na technologiích - šetří čas a pomáhají předcházet chybám.

Okamžitá digitální transformace

 Multifunkční tiskárna může být při automatizaci velmi užitečná. MyQ se vždy snažilo usnadnit uživatelům život - zatímco v minulosti jste museli volit mezi třemi akcemi s dokumenty (tisk, skenování, faxování), dnes můžete kombinovat několik akcí v jednom pracovním postupu. Po stisknutí tlačítka na terminálu řešení pro tisk dokument nejen naskenuje, ale také převede do editovatelného formátu a odešle do vybrané složky, e-mailu nebo cloudového úložiště, které uživatel preferuje. 

Tento řetězec akcí se obvykle nazývá oběh dokumentů. Popsaný proces lze nastavit v rámci funkce Snadné skenování v aplikaci MyQ X Enterprise Edition, ale tím možnosti skenování v aplikaci MyQ nekončí.

MyQ X Ultimate nabízí pokročilé pracovní postupy skenování, připojení k 25 různým systémům správy dokumentů (ECM, ERP atd.) a integraci široké škály funkcí, které umožňují bezproblémové zpracování dokumentů na jedno kliknutí: OCR, rozdělení do sekcí, extrakce dat, zadávání dat do příslušných databází a další. Proces digitalizace je plně automatický.

Praktické pracovní postupy skenování

IT specialista může snadno připravit pracovní postupy, které budou k dispozici jeho kolegům. Například bankéřům se bude hodit kontrolní seznam všech dokumentů, které je třeba předložit k žádosti o hypotéku: Občanský průkaz, potvrzení o příjmu, potvrzení o bezdlužnosti, návrh kupní smlouvy a samotnou žádost. MyQ X Ultimate ví, že všechny tyto dokumenty je třeba naskenovat do složky žadatele a odeslat na oddělení Compliance. Terminál tiskárny je zobrazuje položku po položce a při skenování se zaškrtávají, což bankéři značně usnadňuje práci a předchází chybám a opomenutím.

MyQ X Ultimate je neocenitelný pomocník při digitalizaci. Stále však musí být nainstalován na serveru připojeném k místní síti nebo v tzv. privátním cloudu, což z něj činí on-premise (místní) nebo privátní cloudové řešení praktické především pro větší organizace.

Konečně skutečný cloud 

V loňském roce celý svět přešel na domácí kancelář a tento trend vyvolal poptávku po flexibilním tiskovém řešení, které by bylo možné používat odkudkoli. Společnost MyQ se rozhodla na tuto situaci okamžitě reagovat a přišla s produktem nové generace - MyQ Roger. Funguje výhradně ve veřejném cloudu, což znamená, že naši zákazníci nemusí udržovat fyzický server ani nastavovat připojení VPN nebo speciální zabezpečení dat pro zaměstnance pracující mimo kancelář. Vše, co firma potřebuje, jsou kompatibilní multifunkční tiskárny a chytré telefony, které tak jako tak leží koncovým uživatelům v kapse.

MyQ Roger je inteligentní digitální asistent na pracovišti - virtuální sekretářka, která převezme maximum práce spojené s tiskem, skenováním a správou dokumentů. Umožňuje bezdotykové ovládání tiskárny pomocí mobilní aplikace, skenování do oblíbených služeb (například OneDrive) a spouštění výchozích pracovních postupů. Uživatel si může aplikaci Roger přizpůsobit tak, aby odrážela jeho potřeby a pracovní návyky. 

Trend nastolený v roce 2020 bude pravděpodobně pokračovat i v průběhu letošního roku. V pracovním životě budeme potřebovat flexibilitu, abychom mohli co nejvíce úkolů provádět z mobilních zařízení. Společnost MyQ si to uvědomuje a poskytuje uživatelům nástroje pro rychlou a efektivní digitalizaci, kdy je vše dostupné na jedno nebo dvě kliknutí. Nemusí tak ztrácet čas všedními činnostmi a mohou se soustředit na kreativnější úkoly, ve kterých stroje a umělá inteligence (zatím) stále zaostávají. 

vezmi mě do mraku