Digitalizace dokumentů v roce 2021: Přejděte na bezdotykový přístup

Archivy se přesouvají od kartonových dokumentů k digitálním složkám, i když vždy budou existovat oddělení, která se budou spoléhat na tištěné dokumenty. Jedna věc je však mít oficiální papírovou kopii a druhá věc je pracovat s informacemi obsaženými v dokumentu. Zde přichází ke slovu digitalizace - skenování a další procesy, které zahrnují elektronicky přenášená data. Již není nutné ručně přepisovat položky z faktury do počítače. Zvykli jsme si na automatizované procesy a nemusíme do nich ručně zasahovat zdaleka tak často jako dříve. A to je dobře. Nechte těžkou práci na technologiích - šetří čas a pomáhají předcházet chybám.

Okamžitá digitální transformace

 Multifunkční tiskárna být při automatizaci velmi užitečná. Cílem MyQ vždy MyQ usnadnit uživatelům život – zatímco dříve jste museli volit mezi třemi možnostmi zpracování dokumentů (tisk, skenování, faxování), dnes můžete kombinovat několik akcí do jednoho pracovního postupu. Po stisknutí tlačítka na terminálu tiskové řešení nejen naskenuje dokument, ale také jej převede do editovatelného formátu a odešle do vybrané složky, e-mailu nebo Cloudové úložiště Uživatel . 

Tento řetězec akcí se obvykle nazývá oběh dokumentů. Popsaný proces lze nastavit v rámci funkce Easy Scan v aplikaci MyQ X Enterprise Edition, ale tím možnosti skenování v aplikaci MyQnekončí.

MyQ X Ultimate nabízí pokročilé pracovní postupy skenování, připojení k 25 různým systémům správy dokumentů (ECM, ERP atd.) a integraci široké škály funkcí, které umožňují bezproblémové zpracování dokumentů na jedno kliknutí: OCR, rozdělení do sekcí, extrakce dat, zadávání dat do příslušných databází a další. Proces digitalizace je plně automatický.

Praktické pracovní postupy skenování

IT specialista může snadno připravit pracovní postupy, které budou k dispozici jeho kolegům. Například pro bankovní pracovníky bude užitečné mít k dispozici kontrolní seznam všech dokumentů, které je třeba předložit spolu s žádostí o hypotéku: občanský průkaz, potvrzení o příjmech, potvrzení o bezdluhovosti, návrh kupní smlouvy a samotnou žádost. MyQ Ultimate ví, že všechny tyto dokumenty je třeba naskenovat do složky žadatele a odeslat na oddělení compliance. Terminál tiskárny je zobrazuje po jednotlivých položkách a během skenování se odškrtávají, což bankéři výrazně usnadňuje práci a zabraňuje chybám a opomenutím.

MyQ Ultimate je neocenitelným pomocníkem při digitalizaci. Je však třeba jej nainstalovat naserver k místní síť do tzv. soukromého cloudu, což z něj činí řešení typu on-premise (lokální) nebo v soukromém cloudu, které je praktické především pro větší organizace.

Konečně skutečný cloud 

V loňském roce přešel celý svět na práci z domova a tento trend vyvolal poptávku poflexibilním řešení pro tisk, které by bylo možné používat odkudkoli. MyQ na tuto situaci rychle reagovat a přišla s produktem nové generace – MyQ Roger. Funguje výhradně ve veřejném cloudu, což znamená, že naši zákazníci nemusí udržovat fyzický server nastavovat VPN připojení či speciální zabezpečení dat pro zaměstnance pracující mimo kancelář. Vše, co podnik potřebuje, jsou kompatibilní multifunkční tiskárny a smartphony, které koncoví uživatelé stejně nosí v kapse.

MyQ Roger inteligentní digitální asistent pro pracoviště – virtuální sekretářka, která převezme co největší část práce spojené s tiskem, skenováním a správou dokumentů. Umožňuje bezdotykové ovládání tiskárny pomocí mobilní aplikace, skenování do oblíbených cloudových služeb (například OneDrive) a spouštění přednastavených pracovních postupů. Uživatel Roger přizpůsobit tak, aby odpovídala jeho potřebám a pracovním zvykům. 

Trend nastolený v roce 2020 bude pravděpodobně pokračovat i v průběhu letošního roku. V pracovním životě budeme potřebovat flexibilitu, abychom mohli co nejvíce úkolů provádět z mobilních zařízení. MyQ si to uvědomuje a poskytuje uživatelům nástroje pro rychlou a efektivní digitalizaci, kdy je vše dostupné na jedno nebo dvě kliknutí. Nemusí tak ztrácet čas všedními činnostmi a mohou se soustředit na kreativnější úkoly, ve kterých stroje a umělá inteligence (zatím) stále zaostávají. 

vezmi mě do mraku