Výzvy v oblasti správy dokumentů, na které se musí IT týmy připravit

Zařízení se změnila, operační systémy se vyvinuly a pracovní postupy při práci s dokumenty se staly více digitálními, ale základní tisková infrastruktura zůstala stejná.

Je stále těžší to udržet.

Windows Tisk se ubírá směrem k nové architektuře. Organizace digitalizují stále více procesů. Požadavky na dodržování předpisů kladou vyšší nároky na způsob sběru a správy dokumentů. Zároveň uživatelé stále častěji očekávají jednoduché samoobslužné prostředí, které vyžaduje menší zásahy ze strany IT týmů.

Žádnou z těchto změn není nutné řešit ze dne na den. Vyvolávají však otázky, nad nimiž by se IT týmy měly zamyslet již nyní.

Je vaše tiskové prostředí připraveno na další fázi tisku s technologií „ Windows “? 

Microsoft přechází u tisku v systému Windows od tradičních tiskových ovladačů třetích stran k architektuře založené na standardech, jejíž jádrem je protokolu IPP (Internet Printing Protocol), technologie Windows Protected Print a aplikací na podporu tisku.

Od července 2026 budou nové instalace podporovaných tiskáren ve výchozím nastavení využívat model „ Windows Ready Print“. Pro IT týmy není výzvou pouze to, zda tisk dnes funguje.

Důležitější otázkou je, zda je současné tiskové prostředí připraveno na to, kam směřuje tisk typu „ Windows “.

Organizace, které se ve velké míře spoléhají na tradiční modely nasazení založené na technologii Ovladač, budou muset pochopit, co tento přechod znamená pro jejich zařízení, tiskové pracovní postupy a širší infrastrukturu.

A nejedná se již o problém, který by se týkal pouze úzké skupiny technických odborníků. Více než 60 % evropských osob s rozhodovací pravomocí v oblasti tisku již zná technologii „ Windows Protected Print“.

Jsou vaše dokumenty skutečně v digitální podobě? 

Naskenování dokumentu ještě nutně neznamená, že celý proces související s tímto dokumentem se stal digitálním.

Dokument lze naskenovat do formátu PDF, ale i tak může být nutné, aby někdo: 

• Ruční rozdělení dokumentů 
• Přejmenovat soubory
• Získat informace
• Znovu zadat údaje do jiného systému
• Převést dokumenty do jiného formátu
• Rozhodněte se, kam by měl být dokument uložen

Výsledkem je známý rozdíl mezi digitalizací dokumentů a digitalizací procesů souvisejících s dokumenty.

To je důležité, protože zpracování dokumentů je stále více propojeno s širšími iniciativami v oblasti digitální transformace. 89 % osob s rozhodovací pravomocí v oblasti IT považuje služby spravovaného tisku (Managed Print Services) za důležité pro své iniciativy v oblasti digitální transformace, zatímco automatizace pracovních postupů a skenování patří mezi nejvyšší priority pro budoucí tisková prostředí.

Zvládne váš digitalizační proces důkladnější prověrku?

Digitalizace dokumentu je jedna věc. Schopnost důvěřovat výslednému digitálnímu záznamu je věc druhá.

U dokumentů s právním, finančním, regulačním nebo provozním významem nemusí pouhé naskenování a uložení souboru poskytovat dostatečnou kontrolu.

Organizace by měly zvážit následující: 

• Jak probíhá posuzování dokumentů 
• Kdo je zodpovědný za jejich ověření?
• Zda je tento proces auditovatelný
• Jak lze zajistit integritu digitalizovaného dokumentu

Toto nabývá na významu čím dál tím více, jelikož organizace přesouvají stále více informací zásadních pro chod podniku z papírové podoby do digitálních systémů.

61 % pracovních postupů při zpracování dokumentů stále zahrnuje papírové dokumenty, a to i přesto, že organizace nadále modernizují způsob nakládání s dokumenty.

Musí mít každá tiskárna vlastní terminál?

Ne každá tiskárna je vybavena funkcí „ Vestavěný terminál “, přesto mohou organizace požadovat, aby uživatelé potvrzovali tisk tiskové úlohy přímo na adrese Zařízení. 

To je obzvláště důležité v prostorech, kde je umístěno více tiskáren pohromadě. Například v sborovně může být několik tiskáren, ale není nutné, aby každý Zařízení měl svůj vlastní vyhrazený terminál.

Pro IT týmy spočívá výzva v nalezení přístupu, který bude vyhovovat danému prostředí, aniž by zbytečně zvyšoval složitost každého Zařízení.

Tyto výzvy již mění způsob, jakým se o tisku hovoří

Windows Architektura tisku se vyvíjí. Sběr dokumentů se stává součástí širších digitálních procesů. Projekty digitalizace vyžadují stále větší kontrolu a zodpovědnost.

A organizace hledají jednodušší způsoby, jak zajistit tisk bez nutnosti rozšiřovat infrastrukturu.

Pro IT týmy není bezprostředním úkolem nutně všechno změnit. Jde spíše o to, aby pochopily, které z těchto vývojových trendů by mohly ovlivnit jejich prostředí, a začaly se připravovat na to, co přijde.

Sledujte stránku MyQ , kde se budeme dále zabývat tím, co tyto změny znamenají pro budoucnost tisku a správy dokumentů.