Bezpečnost a dodržování předpisů: Vytváření pracovních postupů pro správu dokumentů ( Zabezpečený tisk ) od samého začátku

Zatímco se velká pozornost věnuje zabezpečení koncových zařízení, aplikací a cloudových služeb, pracovní postupy související s tiskem a dokumenty mohou být snadno opomenuty, pokud nejsou chráněny se stejnou péčí. Průměrné náklady na únik dat související s tiskem činí přibližně 820 000 liber, přičemž se mohou vyšplhat až na více než 1,3 milionu liber v některých odvětvích.

Uživatelé chtějí vědět, jak služba MyQ chrání dokumenty, jak se řeší bezpečnostní chyby, jak by se měly spravovat certifikáty SSL/TLS a jaké osvědčené postupy v oblasti bezpečnosti se dodržují, ať už jde o nasazení nebo údržbu jejich prostředí.

Zabezpečení začíná dlouho předtím, než někdo stiskne tlačítko „Tisk“

Když se lidé zamyslí nad zabezpečením tisku, často si představí funkci „ Zabezpečený tisk “ (Odeslat na tiskárnu) na multifunkčním zařízení Zařízení. Ačkoli se jedná o důležitou úroveň ochrany, je to pouze jedna část mnohem širšího kontextu.

Bezpečný pracovní postup s dokumenty začíná v okamžiku, kdy uživatel na adreseUživatel odešle tiskovou nebo skenovací úlohu, a pokračuje přes všechny fáze životního cyklu dokumentu. To zahrnuje Ověřování identity, šifrovanou komunikaci, bezpečné ukládání, řízení přístupu, uvolňování dokumentů, audit a integraci s externími systémy.

Místo toho, aby se spoléhaly na jedinou bezpečnostní funkci, využívají moderní tisková prostředí výhod více vrstev ochrany, které vzájemně spolupracují. Tento přístup založený na hloubkové obraně pomáhá snižovat rizika a zároveň podporuje provozní efektivitu a dodržování předpisů. 

MyQ X má zabudované bezpečnostní funkce architektury 

Bezpečnost je u MyQ X základním principem, nikoli pouze doplňkovou funkcí.

Tato platforma je navržena tak, aby chránila pracovní toky dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu díky kombinaci bezpečného Ověřování identity, šifrované komunikace, ochrany dat, administrativních kontrol a komplexního auditu.

The MyQ Bílá kniha společnosti X Security popisuje tento přístup jako ochranu infrastruktury, pracovního toku dokumentů a tištěného výstupu v rámci propojeného bezpečnostního ekosystému.

Mezi ně patří například následující funkce: 

• Zabezpečený tisk vydání prostřednictvím Uživatel Ověřování identity 

• Několik metod ověření typu „ Ověřování identity “, včetně dvoufaktorového ověření Ověřování identity 

• Šifrování dat při přenosu i v úložišti 

• Nastavitelná oprávnění pro soubor „ Administrátor “ 

• Auditní protokoly, které zaznamenávají změny provedené správci 

• Funkce ochrany soukromí pro zabezpečení informací v dokumentech 

• Integrace s certifikačními autoritami v rámci organizace 

• Vkládání vodoznaků a sledovatelnost dokumentů v případě potřeby

Všechna tato opatření společně pomáhají organizacím zabezpečit jak jejich infrastrukturu, tak i každodenní pracovní postupy při práci s dokumenty. 

Nezávislá certifikace posiluje bezpečnostní rámec společnosti MyQ 

Tvrzení týkající se bezpečnosti mají větší váhu, jsou-li podložena nezávislou certifikací. Společnost MyQ je držitelem certifikátu podle normy ISO/IEC 27001:2022, což potvrzuje, že zavedla strukturovaný systém řízení bezpečnosti informací, jehož cílem je identifikovat, řídit a snižovat rizika v oblasti bezpečnosti informací.

Certifikace se vztahuje na klíčové oblasti činnosti společnosti MyQ, včetně návrhu a vývoje služeb MyQ X a MyQ Roger , ochrany zákaznických údajů, zákaznické podpory a vyřizování požadavků, hostingu, správy přístupů, monitorování, reakce na incidenty a pravidelných hodnocení rizik a auditů.

MyQ je rovněž držitelem certifikátů ISO 9001:2015 pro systém managementu kvality a ISO 14001:2015 pro systém environmentálního managementu. Tyto certifikáty společně představují externí potvrzení toho, že společnost MyQ dodržuje uznávané normy v oblasti informační bezpečnosti, kvality a odpovědnosti za životní prostředí.

Proč jsou certifikáty SSL/TLS důležité

Každé zabezpečené připojení v tiskovém prostředí závisí na důvěře. Bez správně nakonfigurovaných certifikátů organizace riskují selhání komunikace, problémy s Ověřování identity nebo oslabení zabezpečení. Například narušení bezpečnosti vede k významné „ztrátě času v oblasti IT“ vynaloženého na nápravu (což je nejvýznamnější dopad pro 30 % organizací s kombinovaným tiskovým parkem) a negativně ovlivňují celkovou kontinuitu podnikání. 

MyQ využívá certifikáty SSL/TLS k zabezpečení komunikace mezi servery, multifunkčními zařízeními, pracovními stanicemi s operačním systémem Uživatel , adresářovými službami, poštovními servery a dalšími integrovanými systémy. 

Ve výchozím nastavení vyžaduje MyQ X pro šifrovanou komunikaci minimálně protokol TLS 1.2, přičemž v příslušných případech podporuje i novější verze protokolů. Starší šifrovací protokoly zůstávají k dispozici pouze pro konkrétní případy kompatibility se staršími zařízeními. 

Šifrování chrání dokumenty po celou dobu jejich životního cyklu

Dokumenty často procházejí několika systémy, než dorazí na místo určení.

Aby byly citlivé informace během tohoto procesu chráněny, podporuje služba MyQ šifrování jak dat přenášených, tak dat uložených. 

Podle MyQ dokumentace X Securityje šifrovaná komunikace vynucena v rámci komunikace server , připojení klientů, služeb Ověřování identity a podporovaných protokolů síť . Organizace mohou také povolit šifrování uložených databází a souborů tisková úloha , zatímco skenovací soubory tiskové úlohy jsou šifrovány ve výchozím nastavení. 

Tento víceúrovňový přístup pomáhá snižovat riziko neoprávněného přístupu a zároveň zajišťuje bezpečné nakládání s dokumenty v celém prostředí. 

Dodržování předpisů nezávisí pouze na šifrování

Organizace rovněž potřebují přehled o aktivitách v rámci služby Uživatel , o administrativních změnách, událostech v rámci služby Ověřování identity a o pracovních postupech při práci s dokumenty.

MyQ Tyto požadavky podporuje prostřednictvím funkcí, jako je uvolňování tiskových úloh po ověření, konfigurovatelná oprávnění typu „ Administrátor “, protokolování auditů, ovládací prvky pro ochranu soukromí a bezpečné nakládání s dokumenty. Tyto funkce pomáhají organizacím posílit správu a řízení a zároveň podporovat interní bezpečnostní zásady a regulační povinnosti.

To, jaké konkrétní kontrolní mechanismy jsou zapotřebí, bude záviset na konkrétním regulačním prostředí dané organizace, odvětvových standardech a interních bezpečnostních zásadách.

Osvědčené postupy v oblasti bezpečnosti

Technologie sama o sobě nedokáže zajistit bezpečnost prostředí. Účinná bezpečnost závisí také na konfiguraci, údržbě a provozních procesech.

Při zavádění nebo údržbě prostředí pro správu tisku by správci měli zohlednit několik obecně uznávaných osvědčených postupů: 

• Udržujte službu „ MyQ “ a související infrastrukturu aktualizované na podporované verze. 

• Používejte ověřené certifikáty SSL/TLS a vyměňte je ještě před vypršením jejich platnosti. 

• Zapněte šifrovanou komunikaci všude tam, kde je to podporováno. 

• Používejte správní oprávnění založená na rolích a zásadu minimálních oprávnění. 

• Pravidelně kontrolujte auditní protokoly, zda neobsahují změny v nastavení a konfiguraci. 

• V případě potřeby integrujte službu „ Ověřování identity “ s centralizovanými poskytovateli identit. 

• Odstraňte zastaralé protokoly, pokud nejsou nezbytné pro zajištění kompatibility se starším hardwarem.

Tyto postupy pomáhají snižovat provozní riziko a zároveň posilují celkovou bezpečnost tiskového prostředí.

Bezpečnost je nepřetržitý proces

Bezpečnost je zajištěna kombinací bezpečné architektury, silných Ověřování identity, šifrované komunikace, pečlivé správy certifikátů, včasného odstraňování zranitelností a osvědčených postupů v provozu.

Vzhledem k tomu, že organizace pokračují v modernizaci své IT infrastruktury, musí pracovní postupy v oblasti tisku a správy dokumentů splňovat stejné bezpečnostní standardy jako všechny ostatní systémy zásadního významu pro chod podniku. 

Díky začlenění zabezpečení do každé fáze životního cyklu dokumentů mohou organizace lépe chránit citlivé informace, zjednodušit dodržování předpisů a poskytnout uživatelům bezpečné a spolehlivé pracovní postupy s dokumenty, které podporují jejich současný způsob práce.