5 věcí, o kterých nevíte, že se dějí na vašem pracovišti
11/08/2020
Řekněte mi, jestli je vám to povědomé - jdete do kopírky, a protože tam už jsou dva lidé, rozhodnete se uvolnit a zapojit se do konverzace nebo alespoň zabít nějaký čas, aniž byste přemýšleli o tom, co byste měli dělat.
Nebo máte ve své budově, patře či kampusu sdílenou tiskárnu/kopírku/skener (říkáme jim multifunkční tiskárny nebo zkráceně multifunkční zařízení) a vícekrát, než si pamatujete, jste se museli prohrabávat hromadou tiskových úloh, které ležely v recyklačním zásobníku, abyste našli svůj dokument.
Nebo je vše, co jste vytiskli, pryč a vy se musíte vrátit ke svému stolu a znovu odeslat úlohu, tentokrát sprintovat jako šílenec zpět k multifunkčnímu zařízení, než se tam dostane někdo jiný.
Tato multifunkční zařízení, tiskárny, skenery, kopírky, to vše je součástí spravovaných tiskových služeb (MPS) vaší společnosti, školy nebo úřadu a pokrokové organizace používají softwarové řešení, které vše zjednodušuje a optimalizuje.
1. Každé zařízení je vaše
A teď si představte, že nemáte čas mluvit o svých nadcházejících víkendových plánech a potřebujete předat šéfovi dokument, aby mohl uzavřít dohodu o velké zakázce. Nakouknete do kopírky a vidíte ty samé dva lidi, jak si nezávazně povídají a stroj vrčí, a tak jdete chodbou k méně používanému stroji. Přihlásíte se do stroje a vytisknete dokument včas, abyste ho doručili šéfovi na schůzku.
Díky softwarovým řešením MPS máte k dispozici všechna zařízení v kanceláři a nemusíte čekat ve frontě, abyste mohli rychle pracovat.
2. Úplné zabezpečení dokumentů
Díky tahovému tisku máte nejen přístup ke každému víceúčelovému zařízení, ale vaše dokumenty zůstávají ve vašich rukou. Stiskněte Control-P a odpočiňte si (nemusíte utíkat na chodbu, abyste se dostali k důvěrnému dokumentu). V řešeních MPS "control-P", úloha se odešle přes síť na server a zůstane tam, dokud fyzicky nepřistoupíte k tiskárně a " nevytáhnete " úlohu na libovolné multifunkční zařízení. Jednoduše se přihlásíte pomocí své identifikační karty, kódu PIN nebo mobilního zařízení a stroj vytáhne úlohu ze serveru a bezpečně ji doručí do vašich rukou.
Nyní můžete s jistotou přejít na jakoukoli tiskárnu, kopírku nebo skener v síti MPS a odstranit jednu z drobných nepříjemností, která může zkazit dobrý den - a ušetřit čas a peníze.
3. Vyrobeno na míru
Vzpomínáte si na tu málo známou tiskárnu, kam jste museli jít, protože v kopírce stála fronta lidí? Tu tiskárnu nepoužíváte často a když se k ní blížíte, zmocňuje se vás pocit strachu, protože ten malý panel na stroji vypadá úplně jinak než ten velký v kopírce. Každá tiskárna, skener a kopírka má jiný malý "panel" (známější jako uživatelské rozhraní nebo UI). Kolikrát se vám stalo, že jste potřebovali nastavit barvu nebo velikost na novém uživatelském rozhraní a museli jste se pokus-omyl prokousat čtyřmi nebo pěti kopiemi, než jste to konečně udělali správně? S řešením MPS se z malého panelu každé multifunkční tiskárny stane uživatelské rozhraní velikosti tabletu, které je přizpůsobeno vašim konkrétním potřebám.
Pokud jste učitel výtvarné výchovy a potřebujete mít možnost barevného tisku nebo tisku ve více velikostech a formátech, pak vám řešení MPS může tyto funkce poskytnout na snadno ovladatelném rozhraní (myslete na aplikace typu "ukaž a klikni"). Žádné zmatky a každé zařízení bez ohledu na model a značku se bude chovat vždy stejně - podle vašich potřeb.
4. Skenujte, nezasekávejte
Šéf potřebuje ten dokument, ale je na druhém konci kampusu, na jiném patře nebo v jiné zemi ve vaší satelitní kanceláři... neřešte to. S řešením MPS můžete jít k multifunkčnímu zařízení, vytisknout dokument, podepsat ho a naskenovat šéfovi do singapurské kanceláře (jste v Barceloně) a on ho může vytisknout v plných barvách. Nebo máte všechny fotky z dovolené na USB disku, a protože k jejich tisku nemůžete použít firemní zdroje, jednoduše je připojíte a odešlete do složky s fotkami z dovolené na Disku Google. Ještě lepší je, když jste učitel a potřebujete studentům přírodovědných předmětů doručit studijní příručku... naskenujte ji a její kopii vložte do jejich síťových složek ve škole a přispějte svým dílem - a dílem své školy - ke snížení uhlíkové stopy.
Funkce skenování do e-mailu, cloudu a síťových složek softwarových řešení MPS mohou změnit způsob, jakým přemýšlíte o distribuci informací.
5. Přejděte na systém "bez řidiče"
Stává se vám někdy, že přijdete ke svému pracovnímu místu, stolu nebo kanceláři a "control-P", jdete k tiskárně, abyste ji získali, a ona tam není? Víte, že jste stiskli "enter". Nevidíte ji v koši, nikdo není poblíž, nemohla odejít sama od sebe. Vrátíte se tedy ke stolu, abyste znovu vytiskli, a zjistíte, že tiskárny jsou pryč. Všechny tyto názvy tiskáren jsou připojeny pomocí ovladačů a vy teď potřebujete, aby je přišel znovu nainstalovat IT technik, ale všichni už jsou dneska doma. S tiskem bez ovladačů můžete posílat úkoly na určený e-mail na serveru a pak jít k tiskárně a načíst je.
Tisk bez řidiče, mobilní tisk a tisk pro hosty znamenají, že se už nikdy nemusíte stresovat s prováděním rutinních úloh na vašem MPS.
Výstupy
Vaše organizace má pravděpodobně MPS nebo alespoň síť tiskáren, skenerů a kopírek a většina z nich je nesleduje, neoptimalizuje a nevyužívá jejich plný potenciál. Řešení, jako je MyQ Solution, právě toto řeší. Ve skutečnosti 90 % firem neví, kolik utrácí za tisk a kopírování, IT oddělení stráví až 20 % svého času řešením MPS a 65 % vytištěných dokumentů se vyhodí do koše.
Progresivně smýšlející organizace chápou, že optimalizace pracovních postupů zvyšuje zisky, činí zaměstnance spokojenějšími a ulehčuje již tak stresující povinnosti IT oddělení. Chápou, že jsou to právě detaily, které rozhodují a které je posouvají před konkurenci.
Monitorování používání tiskáren je základem IT oddělení všech větších společností. Software pro správu tisku, který organizace používá, by měl co nejvíce usnadnit generování přesných tiskových sestav.
Tipy MyQ
6 minut čtení