Bezpečnost a stabilita: Dva pilíře spolehlivého tisku

To je sice většinou pravda, ale "pouhý" tisk (nebo kopírování či skenování) několika stránek není zcela mimo dosah různých bezpečnostních hrozeb. Také "uvnitř" firmy existují náročné situace, kterým mohou tisková zařízení čelit - například výpadek proudu nebo ztráta dat.
Cílem následujícího článku není vás strašit, ale spíše vás seznámit s některými zranitelnostmi v oblasti zabezpečení a stability, kterým může váš park tiskáren čelit, a s tím, jak jim předcházet.

Bezpečnostní aspekty  

Zabezpečení tisku přesahuje potřeby základní ochrany počítače a serveru. Aby kopírovací a skenovací procesy ve firmě probíhaly plynule a bezpečně, je třeba použít bezpečnostní opatření pro celý životní cyklus tisku nebo skenování. Měla by sahat až k zabezpečení sítě a šifrování přenášených dat, zabezpečení webu a aplikací, které umožní pouze autorizovaný přístup k systémovým účtům, ochraně koncových bodů (tj. zabezpečení multifunkčního zařízení, se kterým uživatel komunikuje) až po zajištění důvěrnosti skutečných informací ve vytištěném nebo naskenovaném dokumentu. Zjednodušeně to znamená, že správci IT musí zajistit, aby byla chráněna veškerá komunikace mezi jejich tiskovým řešením, pracovní stanicí uživatele a koncovým tiskovým zařízením. Totéž platí pro databázi a přístup k tiskovému serveru. 

Mnoho společností nebere v úvahu skutečnost, že jejich zaměstnanci posílají velké množství nechráněných dat prostřednictvím tisku, což může být zdrojem úniku dat. Nedostatečné zabezpečení tiskového zařízení může snadno znamenat, že se stane vstupním bodem pro útok hackerů. Jakmile se hackeři dostanou do vaší sítě, mohou odposlouchávat provoz na tiskárně a dokonce zachytit dokumenty, které jsou do tiskového zařízení odesílány. 

Ne všechny hrozby se však mohou vyskytovat v "digitálním prostoru" - existují také různé obavy týkající se tiskového hardwaru, ať už jde o malou tiskárnu nebo složité multifunkční zařízení. Obojí potřebuje vlastní "obrannou zeď", protože většina těchto zařízení má interní pevný disk, na který lze ukládat kopírovací nebo skenovací úlohy. Při krádeži je možné z něj data získat zpět. Také pokud není tiskové zařízení chráněno heslem, může někdo provést neoprávněnou změnu nastavení, což může mít za následek např. předání vaší tiskové úlohy na určitou e-mailovou adresu. V neposlední řadě je jedním z největších nebezpečí, kterému mohou vytištěné dokumenty čelit, jejich vyzvednutí (odcizení) nepovolanou osobou poté, co byly vytištěny bez jakéhokoli ověření nebo jednoduše ponechány v zásobníku papíru příliš dlouho. 

Úvahy o stabilitě 

Přestože je bezpečnost zájmem číslo jedna, neznamená to, že bezpečný tisk je pro firmu u konce. Alespoň zatím ne. Existuje ještě jedna významná oblast, která ovlivňuje bezproblémový provoz vašeho tiskového parku - stabilita. Pouze bezpečné tiskové řešení, které je zároveň stabilní, totiž může zajistit bezproblémový tisk. Pokud jde o stabilitu, jsou to hlavní obavy, na které je třeba myslet: 

• Dostupnost - to znamená, že existuje plán B pro případ neočekávané události, který zajistí, že uživatelé budou moci nadále využívat tiskové služby a nebudou blokováni výpadky serveru nebo zařízení.  
• Škálovatelnost a výkonnost - když se potřeby vašeho podniku mění nebo rostou spolu s ním, je třeba přizpůsobit tiskové kapacity této nové situaci.  
• Tiskové řešení implementované ve vaší firmě mohou také brzdit chyby, zastaralé komponenty nebo chybějící školicí program, takže další důležitou roli hraje spolehlivost a flexibilita.  
• A nakonec, pokud se věci úplně pokazí, může absence správných nástrojů pro zálohování a obnovu znamenat nejen značnou ztrátu dat, ale také zdlouhavou přeinstalaci. 

Jak se vyhnout slabým místům zabezpečení? 

Se správnými nástroji lze tyto zranitelnosti poměrně snadno odstranit. Nejprve k otázkám zabezpečení:  

1. Co se týče ochrany sítě, klíčové je zde šifrované spojení celé cesty "uživatel - tiskový server - zařízení", takže do tohoto proudu přenášených informací nemůže vstoupit žádná nepovolaná osoba. 
2. Dalším krokem by bylo definování tiskových rolí, aby uživatelé měli přístup pouze k informacím, na které mají nárok (zvažte soukromý tisk pro uživatele VIP). 
3. Chcete-li zabezpečit svůj hardware, vybavte tiskové zařízení vhodnou terminálovou aplikací, aby jej nebylo možné odemknout bez přihlášení.  
4. Aby se předešlo nechtěnému vyzvednutí dokumentů, je nutné tisknout pouze po autorizaci na kopírce a v některých oblastech s vysokou úrovní zabezpečení to lze ještě posílit (například dvojí ověření pomocí identifikační karty a hesla).  
5. Pokud jsou dokumenty důvěrné, je dobré je označit digitálním "razítkem", například vodoznakem nebo digitálním podpisem.
   
   

Jak se vyhnout slabým místům stability? 

Pokud jde o stabilitu, společnost by měla být schopna tisknout i v případě ztráty připojení k tiskovému serveru. Za tímto účelem potřebujete robustní řešení failover, které zajistí, že vaše tiskové služby budou k dispozici, dokud nebude server opět zapnut. Pořiďte si vhodný failover Cluster, který přepíná mezi aktivním a pasivním serverem a zajišťuje plynulý provoz i v případě výpadku serveru.  

K překonání překážek bránících růstu společnosti je užitečné mít centralizovanou serverovou architekturu, která je rozdělena na menší části a pomáhá snadněji přidávat nové jednotky a spravovat vše z jednoho místa.  

Pokud vás zpomaluje přetížení příliš velkými soubory, zkuste serveru ulehčit práci, např. zavedením funkce skenování do odkazu.  

Vaše tiskové řešení by mělo mít pravidelné verze, které opravují případné chyby, a partnerský portál, aby se uživatelé nebo správci nikdy neztratili v nepřehledné digitální džungli všech jeho možností a funkcí.  

A nakonec buďte připraveni na "nejhorší" a mějte po ruce spolehlivé záložní nástroje pro případ úplného výpadku proudu. 

Přechod na cloud? 

Progresivně smýšlející společnosti přesouvají svou infrastrukturu na cloudové platformy a zbavují se tak závislosti na lokálních výpočetních řešeních. Tím se snižuje tlak na pracovníky IT a snižuje se zátěž rozpočtů, pokud jde o údržbu hardwaru, což platí i pro tiskové servery. Přesto má řada společností pochopitelné pochybnosti o přesunu svých služeb a obsahu do veřejných cloudů z různých bezpečnostních důvodů.

Oblíbenou možností je přenést systémy do soukromého cloudu, který nabízí flexibilitu, škálovatelnost a zabezpečení - například MS Azure. Po instalaci MyQ v privátním cloudu můžete bezpečně využívat všechny funkce a výhody MyQ. MyQ se také připojuje ke službě Universal Print společnosti Microsoft, což znamená, že uživatelé mohou dokumenty k tisku odesílat na dálku bez sítě VPN, například z domácí kanceláře nebo ze služebních cest.

Pokud hledáte pořádnou sílu pro ochranu a stabilitu tisku ve vaší firmě, MyQ může být tou správnou volbou. Naši vývojáři vzali v úvahu všechna výše uvedená zranitelná místa v tiskovém parku a vytvořili těsně přiléhající řešení pro jejich prevenci a/nebo opravu. Funkce jako MyQ Easy Cluster, MyQ Centrala Back-up Server, tj. MyQ Embedded Terminalnebo pokročilé šifrování tvoří úplnou a kompletní sadu nástrojů, která se postará o nepřetržitý provoz vašeho tisku.

Pokud se rozhodnete přenést svou infrastrukturu (i částečně) do cloudového prostředí, společnost MyQ vám může pomoci i na této nové cestě. Nechte společnost MyQ, aby se postarala o tyto dva základní pilíře spolehlivého tisku, skenování a kopírování, a zpracovávejte své dokumenty v klidu!

Získejte spolehlivé zkušenosti s myq