Jak v praxi funguje skenování do cloudu?

V závislosti na platformě a pracovním postupu lze dokumenty také zpracovat pomocí technologie OCR, přiřadit jim metadata nebo je přesměrovat na předem definovaná místa určení. Výsledkem je proces skenování, který přímo propojuje digitalizaci dokumentů se systémy, do nichž je třeba dokument uložit nebo v nichž má být použit.

MyQ Roger vs MyQ X: Jaké místo zaujímá cloud?

MyQ nabízí dva odlišné přístupy k cloudovým prostředím a neměly by být považovány za totožné.

MyQ Roger je navržen s ohledem na připojení k cloudu, mobilitu, vzdálená a hybridní pracoviště a cloudové pracovní postupy pro práci s dokumenty. MyQ Roger nabízí bezserverové cloudové pracovní postupy pro tisk a skenování, centralizovanou správu přes web a integraci se službami Cloudové úložiště .

MyQ X je určen pro lokální a hybridní prostředí a zároveň podporuje nasazení v infrastruktuře soukromého cloudu. Například MyQ X může běžet na virtuálním stroji Azure , přičemž fyzický síť je připojen k prostředí Azure . MyQ X také poskytuje funkce skenování připojené k cloudu, včetně přímého skenování do služeb Cloudové úložiště . 

Toto rozlišení je důležité: MyQ Roger je cloudově nativní a založený na veřejném cloudu, zatímco MyQ X poskytuje funkce propojené s cloudem v rámci lokální nebo hybridní architektury.

Jak funguje skenování do cloudu?

Uživatel naskenuje fyzický dokument na zařízení Zařízení s podporouMyQ. Namísto uložení naskenovaného dokumentu lokálně a jeho pozdějšího ručního přenosu odešle nakonfigurovaný pracovní postup skenování MyQ dokument na vybraný cíl.

MyQ X podporuje služby Cloudové úložiště , včetně OneDrive OneDrive pro firmy, Google Drive, Google Drive pro Workspace, Box, Dropbox, a Amazon S3. SharePoint Online Správci mohou tyto služby nakonfigurovat jako cíle v rámci pracovních postupů služby Easy Scan .

Například služba Administrátor může vytvořit akci Easy Scan propojenou s adresou SharePoint Online. V závislosti na konfiguraci mohou uživatelé před odesláním skenování vybrat nakonfigurované weby a složky na adrese Zařízení .

MyQ Roger v rámci své architektury veřejného cloudu nabízí podobné funkce skenování do cloudu, včetně funkce „Scan to“ (Skenovat do) na Cloudové úložiště pro OneDrive, Google Drive, SharePoint, iCloud a Dropbox.

Důležité je, že funkce „Scan to Cloud“ není pouhým „skenováním na e-mailovou adresu“. Propojuje digitalizaci dokumentů se stávajícími systémy pro správu dokumentů ( Cloudové úložiště ) a pracovními postupy organizace.

Jaké jsou osvědčené postupy pro skenování do cloudu?

Užitečný pracovní postup „Scan to Cloud“ by měl omezit manuální zásahy, a ne pouze přesunout stejný manuální proces do cloudového prostředí.

Definujte cíle na základě skutečných pracovních postupů

Místo toho, aby správci poskytovali uživatelům neomezený seznam cílů, mohou pro běžné procesy vytvořit předdefinované akce typu „ Easy Scan “. Pracovní postup může například odeslat dokument přímo na konkrétní umístění Cloudové úložiště , místo aby uživatel Uživatel musel cíl určovat pokaždé znovu. MyQ podporuje více akcí typu „ Easy Scan “ s různými cíli.

Používejte vhodnou strukturu složek

V případech, kdy integrace služby „ Cloudové úložiště “ podporují procházení složek, mohou uživatelé procházet dostupná umístění na stránce Zařízení. V případě služby „ SharePoint Online “ lze službu „ MyQ X“ nakonfigurovat buď pro konkrétní web, nebo pro více webů, přičemž procházení složek je k dispozici v závislosti na konfiguraci.

Mějte oprávnění pod kontrolou

Cloudové úložiště Připojení by měla odrážet stávající model přístupu dané organizace. Integrace službyMyQvyžadují, aby uživatelé nebo správci nejprve nastavili příslušné připojení a oprávnění, teprve poté lze cílový úložiště používat.

Automatizujte, kde je to možné

Pokud i při každém skenování musí uživatelé výsledný soubor ručně přejmenovat, roztřídit, zpracovat a přesunout, znamená to, že organizace sice digitalizovala samotný proces skenování, ale ne nutně i související pracovní postupy. Právě v tomto bodě nabývá na významu automatizované zpracování.

Jak lze naskenované dokumenty automaticky zpracovat?

Skenování může být prvním krokem v rámci širšího pracovního postupu zpracování dokumentů. 

MyQ podporuje funkci OCR pro vytváření dokumentů s možností vyhledávání, stejně jako další parametry skenování a metadata. Skenovací pracovní postupy na adrese MyQumožňují také odesílat dokumenty do systémů pro správu dokumentů a na další místa určení.

Například technologie OCR dokáže naskenovaný dokument převést na prohledávatelný soubor PDF, místo aby organizaci zanechala pouze obrázek, který lze pouze prohlížet. Během skenování lze také zadávat další informace, jako jsou čísla faktur, termíny splatnosti, celkové částky nebo měna, a ukládat je jako metadata společně s dokumentem. 

Skenování do cloudu je víc než jen cíl

Hodnota služby „Scan to Cloud“ nespočívá pouze v tom, že se při skenování ušetří pár kliknutí.

Zásadnější změnou je propojení okamžiku, kdy se dokument stane digitálním, se systémem, ve kterém má být tento dokument uložen nebo zpracován.

Pro organizaci, která upřednostňuje cloud, to může znamenat přímé ukládání dokumentů do stávajících cloudových služeb. V hybridním prostředí to může znamenat zavedení pracovních postupů pro práci s dokumenty propojených s cloudem při zachování stávající architektury typu „ MyQ X“.

A když k tomu přidáme OCR, metadata a automatizaci pracovních postupů, stává se skenování součástí širšího procesu zpracování dokumentů, nikoli izolovanou funkcí multifunkčního zařízení. 

MyQ nabízí oba přístupy: MyQ Roger pro organizace, které hledají architekturu veřejného cloudu, a MyQ X pro organizace, které potřebují lokální nebo hybridní nasazení s dokumentovými pracovními postupy propojenými s cloudem.