Více než jen skenování: Vytváření chytřejších pracovních postupů pro práci s dokumenty pomocí Cloudové úložiště, OCR a automatizace pracovních postupů

Tento postup sice funguje, ale zahrnuje zbytečné kroky, zabírá drahocenný čas a zvyšuje riziko, že se dokumenty ztratí nebo budou uloženy neuspořádaně. 

Z naší analýzy často kladených otázek a diskusí na různých kanálech vyplývá, že organizace stále častěji hledají lepší způsoby, jak řídit pracovní toky dokumentů.

Dotazy týkající se skenování v cloudu, optického rozpoznávání znaků (OCR), metadat a automatizace pracovních postupů se objevují často, což odráží posun od základního skenování směrem k propojenějším a automatizovanějším procesům.

Cílem již není pouze digitalizace papírových dokumentů. Jde o to zajistit, aby se informace dostaly na správné místo, ve správném formátu a ve správném kontextu.

Moderní skenování spočívá v přenosu informací, nikoli souborů

Místo vytváření souborů PDF, které je třeba ručně zpracovávat, dokážou dnešní dokumentové pracovní postupy automaticky směrovat dokumenty na Cloudové úložiště, převést je na soubory s možností vyhledávání, zachytit doplňující informace a integrovat je do stávajících obchodních procesů.

Tento přístup omezuje nutnost ruční manipulace a zároveň usnadňuje vyhledávání, uspořádávání a sdílení dokumentů.

IT správcům navíc zajišťuje větší jednotnost tím, že nahrazuje individuální zvyky v rámci „ Uživatel “ standardizovanými pracovními postupy, které lze spravovat centrálně.

Odesílejte dokumenty přímo tam, kam patří

Místo skenování do e-mailu nebo dočasného ukládání dokumentů na místní počítače mohou uživatelé skenovat přímo do svého oblíbeného účtu Cloudové úložiště z multifunkčního zařízení Zařízení.

MyQ podporuje cíle skenování do cloudu, mezi které patří: 

• Microsoft OneDrive 

• OneDrive pro firmy 

• Google Drive 

• Google Drive pro Workspace 

• SharePoint Online 

• Dropbox 

• Amazon S3

K dispozici jsou také další cíle, jako jsou složky typu „ síť “, servery FTP, vlastní cíle a e-mail, které umožňují vyhovět různým obchodním požadavkům.

Přímé doručení znamená, že dokumenty dorazí tam, kde je uživatelé očekávají, což omezuje ruční nahrávání a pomáhá organizacím dodržovat jednotné postupy při ukládání dokumentů.

Dostupnost na MyQ X a MyQ Roger

Výše uvedený úplný seznam cílových umístění platí pro MyQ X. MyQ Roger v současné době podporuje skenování přímo do OneDrive, Google Drive, SharePoint (s příslušnou licencí), Microsoft Teams a e-mailu přímo z tiskárny; služby Dropbox, Box, iCloud a funkce „skenování do telefonu“ jsou k dispozici prostřednictvím mobilní aplikace MyQ Roger , nikoli z Zařízení. Amazon S3, síť složky a cíle FTP nejsou v současné době na MyQ Roger k dispozici. 

Integrace s cloudovými službami se přirozeně začleňují do stávajících pracovních postupů

Ať už týmy spolupracují prostřednictvím služby Microsoft 365 nebo Google Workspace, uživatelé stále častěji očekávají, že naskenované dokumenty se budou zobrazovat společně s ostatním digitálním obsahem. 

MyQ podporuje přímé skenování do služeb, jako jsou SharePoint Online, OneDrive for Business, Google Drive a Google Drive for Workspace. Správci mohou centrálně konfigurovat cíle skenování, zatímco uživatelé se přihlašují ke svým vlastním cloudovým účtům, aby bylo zajištěno bezpečné doručení dokumentů na správné místo.

V závislosti na nastavení mohou uživatelé před dokončením skenování procházet složky přímo z multifunkčního zařízení Zařízení , což usnadňuje správné zařazení dokumentů již při prvním pokusu. 

Díky technologii OCR lze ve naskenovaných dokumentech provádět vyhledávání

Bez optického rozpoznávání znaků (OCR)je vyhledávání smlouvy, čísla faktury, jména zákazníka nebo referenčního čísla v tisících naskenovaných souborů PDF téměř nemožné.

Technologie OCR tento problém řeší tím, že rozpoznává tištěný text ve naskenovaných dokumentech a vytváří výstup, ve kterém lze provádět vyhledávání.

V rámci řešení „ MyQ “ dokáže technologie OCR převádět naskenované dokumenty na soubory s možností vyhledávání a zároveň podporuje řadu výstupních formátů prostřednictvím konfigurovatelných profilů OCR. Tyto profily lze následně začlenit do pracovních postupů v rámci řešení „ Easy Scan “, čímž se sjednotí zpracování dokumentů v rámci celé organizace.

Dostupnost na MyQ X a MyQ Roger

V systému MyQ X je OCR zajišťováno prostřednictvím specializované služby MyQ OCR server – bezplatné komponenty pro vlastní hostování (založené na enginu Tesseract, podporující více než 60 jazyků), která se integruje do pracovních postupů Easy Scan .

Na stránkách MyQ Roger je funkce OCR integrována do mobilní aplikace a začíná se také objevovat jako nastavení skenování přímo na podporovaných tiskárnách (u podporovaných modelů HP je nyní nastavena jako výchozí); na stránkách MyQ Roger není k dispozici samostatný produkt OCR server , jak je tomu u řady MyQ X.

Metadata dodávají dokumentům obchodní kontext

Mnohé obchodní procesy se při správném uspořádání dokumentů opírají o informace, jako jsou čísla faktur, jména zákazníků, kódy projektů, referenční čísla objednávek nebo identifikátory oddělení.

Tyto informace se nazývají metadata. 

MyQ umožňuje organizacím zaznamenávat během skenování další informace. V závislosti na pracovním postupu mohou uživatelé před odesláním dokumentu do cílového systému zadat hodnoty, jako jsou čísla faktur, termíny splatnosti, celkové částky, měny nebo jiné informace specifické pro danou firmu. Tyto hodnoty pak mohou být k dokumentu připojeny v cílovém systému, což výrazně usnadňuje jeho klasifikaci a vyhledávání.

Přidávání metadat již při pořizování dokumentů pomáhá organizacím zavést jednotnější postupy správy dokumentů, aniž by později bylo nutné provádět další ruční úpravy.

Dostupnost na MyQ X a MyQ Roger

Možnost zachycování metadat je popsána pro produkt MyQ X. MyQ Parametry pracovního postupu na stránceRoger zahrnují technická nastavení skenování, jako je oboustranný sken, rozlišení, velikost papíru a formát, nikoli však vlastní pole s obchodními metadaty.

Automatizace opakujících se procesů souvisejících s dokumenty

Zaměstnanec se přihlásí na adrese Zařízení, vybere cíl, nastaví možnosti skenování, zadá stejné údaje a celý postup opakuje desítkykrát.

Automatizace pracovních postupů tuto opakující se práci z velké části eliminuje.

Pomocí MyQ Easy Scanmohou administrátoři vytvářet předdefinované pracovní postupy skenování, které kombinují více akcí do jediné operace v Uživatel . Namísto ručního nastavování každého skenování si uživatelé jednoduše vyberou příslušný pracovní postup a MyQ automaticky použije požadovaná nastavení před odesláním dokumentu do cílového umístění.

V závislosti na obchodních požadavcích mohou pracovní postupy zahrnovat předdefinovaná nastavení skenování, cloudová úložiště, sběr metadat, zpracování pomocí OCR a směrování dokumentů.

To nejen zvyšuje efektivitu, ale také snižuje počet chyb typu „ Uživatel “, protože zajišťuje jednotné zpracování dokumentů v rámci celé organizace.

Standardizace přináší výhody jak uživatelům, tak IT oddělení

Bez standardizovaných pracovních postupů si uživatelé často vytvářejí vlastní zvyklosti, pokud jde o pojmenovávání souborů, výběr cílových umístění nebo konfiguraci nastavení skenování. V průběhu času tyto rozdíly ztěžují správu dokumentů a zvyšují pravděpodobnost, že se informace ztratí.

Centralizované pracovní postupy pomáhají zajistit, aby dokumenty procházely stejným procesem bez ohledu na to, kdo je skenuje nebo jaký multifunkční Zařízení používá.

Pro IT týmy to znamená zjednodušení správy.

Uživatelům to přináší známé prostředí, ve kterém nemusí při každodenních činnostech tolik rozhodovat. 

Proměna skenování v propojený obchodní proces

Skenování zůstává důležitou součástí mnoha podnikových činností, avšak jeho přínos již nespočívá pouze v digitalizaci papírových dokumentů. 

Největší přínosy plynou z toho, co se děje po naskenování dokumentu.

Přímá integrace do cloudu omezuje zbytečnou manipulaci. Technologie OCR převádí statické obrázky na dokumenty s možností vyhledávání. Metadata poskytují obchodní kontext. Automatizace pracovních postupů eliminuje opakující se manuální úkoly a doručuje dokumenty přesně tam, kam mají směřovat.

Tyto funkce společně pomáhají organizacím překročit rámec tradičního skenování a přejít k dokumentovým pracovním postupům, které jsou efektivnější, konzistentnější a lépe odpovídají způsobu, jakým moderní podniky dnes spravují informace.

Jak získat potřebnou podporu

Jako vždy by se stávající zákazníci a partneři měli nejprve obrátit na MyQ komunitní portál, kde jsou k dispozici dokumentace, odpovědi a možnost zadání žádosti o podporu.

Doporučujeme také udržovat plánSoftware Assurance vaší licence v platnosti, protože právě ten vám umožňuje získat nejnovější aktualizace, bezpečnostní záplaty a přístup k technické podpoře společnosti MyQ, kdykoli se vyskytne nějaký problém.