Díky MyQ získává společnost OGH kontrolu, zvyšuje bezpečnost a zvyšuje efektivitu

Situace 

Jako specializovaná stavební a inženýrská společnost, jejíž počet zaměstnanců se v závislosti na požadavcích jednotlivých projektů pohybuje mezi 1 000 a 2 500, čelila společnost Orion Group Holdings stále větším výzvám při správě svého tiskového prostředí napříč několika pobočkami. 

IT tým trávil značné množství času vyřizováním požadavků na helpdesku týkajících se problémů s tiskem, sledováním spotřebního materiálu pro tiskárny a správou decentralizované tiskové infrastruktury.  

Zároveň bylo třeba posílit zabezpečení dokumentů, zejména citlivých finančních zpráv a projektové dokumentace, které mohly být ponechány bez dozoru na sdílených tiskárnách. 

Společnost rovněž hledala lepší přehled o nákladech souvisejících s tiskem a efektivní způsob směrování, zpracování a digitalizace informací v papírové podobě. Stávajícím nástrojům pro správu tiskáren chyběla centralizovaná kontrola, automatizace a inteligentní funkce potřebné k podpoře provozních cílů organizace. 

Řešení 

Společnost OGH si vybrala MyQ centralizace správy tisku, zvýšení bezpečnosti dokumentů a zajištění lepšího přehledu o nákladech na tisk a Zařízení . 

Projekt realizovala společnost Kyocera Solutions America, přední MyQ s rozsáhlými odbornými znalostmi v oblasti tiskové infrastruktury, automatizace pracovních postupů a spravovaných tiskových služeb. Díky úzké spolupráci Kyocerase MyQ mohla společnost OGH těžit z přístupu k nasazení, který kombinoval osvědčené postupy v oboru s pokročilou technologií správy tisku. Dlouhodobé strategické partnerství mezi Kyocera MyQ realizačnímu týmu využít rozsáhlé technické znalosti, osvědčené metodiky a praktické zkušenosti, což pomohlo zajistit hladkou implementaci a dokonalé sladění s obchodními cíli společnosti OGH. 

Zavedení edice MyQ Ultimate umožnilo v celé organizaci bezpečný tisk na vyžádání, přičemž zaměstnanci se před vydáním dokumentů musí ověřit pomocí svých přihlašovacích údajů, klíčenek, identifikačních karet nebo PIN kódů. Tím se zabránilo nehlídanému tisku a zároveň se uživatelům umožnilo bezpečně si dokumenty vyzvednout z jakéhokoli autorizovaného Zařízení. 

MyQ také poskytoval centralizovaný ovládací panel pro správu multifunkčních Flotila tiskáren společnosti Flotila tiskáren. Automatizované nastavení tiskáren zjednodušilo jejich nasazení a údržbu, zatímco proaktivní e-mailová upozornění informovala správce o problémech s tiskárnami a nízké hladině toneru ještě předtím, než došlo k narušení provozu. 

Za účelem zlepšení finančního dohledu zavedla společnost OGH funkce tisku na základě pravidel a projektového účetnictví. Náklady na tisk, kopírování a skenování lze nyní přesně přiřadit ke konkrétním projektům, tiskové úlohy nebo účetním kódům, což zajišťuje větší transparentnost a pomáhá zlepšit budoucí odhady nákladů na projekty. 

Kromě toho společnost začala využívat inteligentní pracovní postupy pro práci s dokumenty MyQ k automatizaci procesů skenování. Zaměstnanci mohou bezpečně digitalizovat, zpracovávat a předávat dokumenty na předem definovaná místa určení, čímž se snižuje množství ruční práce a minimalizuje se riziko nedorozumění. 

Výsledky 

Dopad zavedení byl okamžitý, přínosy se projevily již od prvního dne a plné provozní zlepšení se očekává během prvních 90 dnů. 

Zavedení bezpečného tisku na vyžádání by mělo snížit plýtvání papírem a tonerem o více než 30 %, což přispěje ke snížení provozních nákladů a zároveň podpoří cíle v oblasti udržitelnosti.  

Zároveň organizace výrazně posílila zabezpečení dokumentů tím, že zajistila, aby citlivé smlouvy, finanční zprávy a projektová dokumentace byly zpřístupňovány pouze oprávněným uživatelům. 

Pro IT oddělení znamenala centralizovaná správa výrazné snížení administrativní zátěže. Očekává se, že automatizované nastavování tiskáren, proaktivní monitorování a centralizovaná Zařízení ušetří přibližně 20 až 25 hodin měsíčně, které by jinak byly věnovány řešení problémů, správě ovladačů a provádění ručních konfigurací. 

Hmatatelné výhody pocítili i uživatelé napříč jednotlivými odděleními. Účetní týmy mohou pomocí pracovních postupů založených na technologii OCR automaticky třídit a směrovat faktury, vedoucí pracovníci mohou bezpečně digitalizovat citlivé dokumenty s minimálním ručním zásahem a projektoví manažeři mohou skenovat dokumenty přímo do pracovních postupů určených pro konkrétní projekty, které automaticky extrahují informace a směrují soubory na správné místo určení. 

Díky sjednocení zabezpečení dokumentů, správy tisku, kontroly nákladů a automatizace pracovních postupů do jediné platformy se společnosti Orion Group Holdings podařilo proměnit tisk z provozního problému na kontrolovaný a efektivní obchodní proces. 

Úspěch tohoto projektu podtrhuje význam propojení inovativních technologií se zkušenými profesionálními službami. Díky spojení pokročilé platformy pro správu tisku MyQa odborných znalostí Kyocerav oblasti implementace se společnosti OGH podařilo urychlit zavedení řešení, dosáhnout rychlého zlepšení provozních výsledků a vytvořit základ pro dlouhodobou optimalizaci. Toto partnerství přineslo více než jen samotnou technologii. Poskytlo lidské zdroje, procesy a poznatky potřebné k proměně strategických cílů v měřitelné obchodní výsledky.