Od rizika ke kontrole: Zabezpečení dokumentových workflow

Pracovní postupy týkající se dokumentů již nejsou okrajovou záležitostí. Stávají se stále více součástí toho, jak organizace hodnotí a prokazují svou celkovou bezpečnostní infrastrukturu.

Tyto problémy jsou málokdy způsobeny jedinou slabou stránkou, ale spíše tím, jak je bezpečnost uplatňována v rámci celého pracovního postupu. Jsou-li bezpečnostní opatření nekonzistentní nebo roztříštěná, riziko se objevuje na více místech. Zároveň se od organizací očekává, že nepostanou pouze u prohlášení o bezpečnosti, ale předloží ověřitelné důkazy v podobě dodržování předpisů, certifikací a průběžného ověřování. 

MyQ , aby pracovní postupy s dokumenty přispívaly k tomuto komplexnímu přístupu k zabezpečení. Zabezpečení není považováno za pouhou funkci, ale je integrováno do každého kroku životního cyklu dokumentu, odOvěřování identity Uživatel Ověřování identity finální doručení dokumentu, přičemž důraz je kladen na kontrolu, sledovatelnost a osvědčené bezpečnostní postupy.

Pokud jste webinář zmeškali, můžete si ho si jej můžete přehrát zde na vyžádání.

Přístup založený na identitě naZařízení

Jedním z nejčastějších problémů v pracovních postupech s dokumenty je nedostatek jednotného přístupu k zařízením založeného na identitě.

MyQ tento problém MyQ tím, že prosazuje Ověřování identity na Zařízení . Uživatelé se přihlašují pomocí metod, jako jsou čtečka karet, PIN nebo uživatelské jméno a heslo, čímž je zajištěno, že každá akce je spojena s ověřenou identitou.

Přístup je dále řízen pomocí oprávnění založených na rolích, což organizacím umožňuje určit, kdo má přístup ke konkrétním funkcím nebo pracovním postupům.

Řízený přístup k dokumentům a bezpečné zveřejňování

Právě při tisku dochází často k narušení digitální bezpečnosti. Dokumenty mohou zůstat bez dozoru nebo se k nim může dostat neoprávněná osoba.

MyQ  Zabezpečené uvolnění , díky níž se dokumenty vytisknou až poté, co Uživatel na Zařízení. Tím je zajištěno, že dokumenty nebudou zpřístupněny dříve, než Uživatel dostaví určený Uživatel .

Dokumenty zůstávají chráněné nejen v rámci systému, ale i v konečném výstupním bodě.

Centralizovaná auditovatelnost a sledovatelnost 

Omezená viditelnost je běžným problémem v tiskových a skenovacích prostředích.

MyQ centralizovanou auditovatelnost v rámci pracovních postupů s dokumenty. Každá akce, ať už se jedná o tisk nebo skenování, je zaznamenána a přiřazena kUživatel, Zařízení a časovému razítku.

Díky tomu mohou organizace:

• Sledování aktivit souvisejících s dokumenty 

• Vyšetřovat incidenty 

• Podpora interních auditů 

• Splnit požadavky na dodržování předpisů 

Zabezpečení hybridních a distribuovaných prostředí 

Tradiční bezpečnostní modely často vycházejí z předpokladu centralizovaného prostředí. Moderní organizace však takto nefungují.

MyQ navržen tak, aby podporoval hybridní a distribuovaná prostředí, v nichž uživatelé přistupují k pracovním postupům s dokumenty z různých míst a zařízení.

Ověřování identity, řízení přístupu a auditovatelnost zůstávají konzistentní bez ohledu na to, odkud Uživatel . To organizacím umožňuje zachovat jednotný přístup k zabezpečení, i když se jejich infrastruktura stává stále více rozptýlenou.

Bezpečné integrace do cloudu bez rizika úniku dat

Propojení dokumentových workflow s Cloudové úložiště další komplikace.

MyQ tento problém MyQ pomocí zabezpečených cloudových konektorů, které spravují Ověřování identity , přenos dat a řízení přístupu, aniž by docházelo k odhalení Uživatel .

Dokumenty lze tisknout ze Cloudové úložiště nebo do nich skenovat, přičemž zůstávají zachovány: 

• Řízené Ověřování identity 

• Bezpečný přenos dat 

• Plná sledovatelnost

Skenování s důrazem na integritu a sledovatelnost

MyQ , že naskenované dokumenty jsou: 

• Vázáno na Uživatel 

• Doručeno na určené adresy 

• Sledováno prostřednictvím auditních stop

Díky tomu si organizace mohou zachovat důvěru v digitální dokumenty, protože vědí, odkud pocházejí a jak s nimi bylo nakládáno. Digitalizace dokumentů se zdá být jednoduchá, ale zajištění jejich integrity vyžaduje systematický přístup.

Vyvinuto s ohledem na požadavky na dodržování předpisů

Požadavky na dodržování předpisů se v různých odvětvích stále zvyšují a součástí tohoto trendu jsou i pracovní postupy týkající se dokumentů.

MyQ dodržování předpisů tím, že zajišťuje: 

• Přístup je řízen a lze jej sledovat 

• Zpracování dokumentů je podléhá kontrole 

• Pracovní postupy jsou strukturované a jednotné

Organizace mohou konkrétně ukázat, jakým způsobem se k dokumentům přistupuje, jak se zpracovávají a jak se předávají, místo aby se spoléhaly na domněnky. 

Bezpečnost bez kompromisů 

Bezpečnost v pracovních postupech s dokumenty není dána jedinou funkcí. Záleží na tom, jak důsledně je uplatňována v rámci celého procesu. 

MyQ klíčové výzvy, , kterým organizace čelí, a to: 

• Zajištění přístupu na základě identity 

• Řízení uvolňování dokumentů 

• Zajištění auditovatelnosti a sledovatelnosti 

• Zabezpečení cloudových integrací 

• Zachování integrity dokumentů 

• Zajištění souladu s předpisy 

• Neustálé ověřování bezpečnosti

Tím vzniká strukturovaný přístup k zabezpečení dokumentů, který je v souladu s moderními IT prostředími. 

Bezpečnost již nespočívá v izolovaných kontrolních opatřeních. Jde o to zajistit, aby se správný dokument dostal ke správnému Zařízení a aby k němu měla přístup správná osoba.