Dokumentenverarbeitung und erweitere Workflows

Mit MyQ können Kunden leistungsstarke Dokumenten-Workflows nutzen, die ihre Effizienz erheblich steigern. Nutzen Sie alle Vorteile der erweiterten OCR-Funktionen wie zonale OCR oder Volltext-OCR, um Ihre Arbeit komfortabler und automatisierter zu gestalten.

Erhöhen Sie die effizienz Ihres Büros. 

Dokumentenverarbeitung und erweitere Workflows

Erweiterte Dokumenten-Workflows

MyQ Ultimate bietet zwei verschiedene Scan-Workflows: statisch und dynamisch.

Statische Workflows können von Administratoren mit verschiedenen Optionen vordefiniert und von den Benutzern mit einem Klick einfach angewendet werden. Benutzer können ihre Dokumente einscannen und sie in spezifischen Formaten an vordefinierte Speicherorte senden und manuell zusätzliche Informationen wie Rechnungs-/Auftragsnummern, Datum usw. eingeben.

Mit dynamischen Workflows können Benutzer über das Bedienfeld des Druckers in Echtzeit mit den internen Systemen des Unternehmens kommunizieren. Das System fragt die wesentlichen Daten und Anzeigeoptionen anhand von bereits verwendeten Einstellungen und internen Systemdatensätzen dynamisch ab. Die Kommunikation basiert auf einem Frage-Antwort-Prinzip. Viele Unternehmensprozesse wie Ausgaben für Geschäftsreisen, Rückgabe von Mietwagen, Hypothekenanträge u.v.a.m. können in Kombination mit einem vorhandenen ECM-System optimiert werden.

Dokumentverarbeitungsoptionen sind in der MyQ Ultimate Edition verfügbar und werden von ScannerVision bereitgestellt.

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Erweiterte Dokumentenverarbeitung

Verschwenden Sie keine Zeit mit dem erneuten Eintippen von bereits getipptem Text.

Mit der erweiterten Dokumentenverarbeitung können Benutzer verschiedene Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Formulare, Fragebögen, Produktionslisten usw. einfach einscannen. Die Software extrahiert die enthaltenen Daten und speichert sie am gewünschten Speicherort. Dadurch wird die Zeit wesentlich reduziert, die für die manuelle Eingabe von verschiedenen Daten in die Unternehmenssysteme aufgewendet wird.

Außerdem kann MyQ Ultimate Texte, Kästchen, die Anwesenheit von Stempeln und Unterschriften erkennen und verschiedene Barcodes und QR-Codes mit modernen OCR-Modulen verarbeiten.

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Wasserdichte Sicherheit für eingescannte Dokumente

Sichern Sie Ihre elektronischen Dokumente mit Kennwörtern, digitalen Unterschriften, Anmerkungen und Ausschwärzungen.

MyQ Ultimate stellt verschiedene Stufen für die Dokumentensicherheit bereit. Wenn ein Dokument als PDF-Datei gescannt wird, kann es verschlüsselt und kennwortgeschützt werden, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern. Mit einer digitalen Unterschrift und einem Zeitstempel kann nachgewiesen werden, dass der Inhalt des Dokuments nicht manipuliert wurde. Das Dokument kann außerdem mit einer sichtbaren Anmerkung versehen werden, die einen Hinweis, ein Kennzeichen oder ein Bild enthält, das den Ursprung und den Eigentümer des Dokuments identifiziert. Auch sensible Informationen wie personenbezogene Daten können während des Einscanvorgangs zonenweise geschwärzt werden.

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Barcodes und QR-Codes einlesen und aus Inhalten erstellen

Nutzen Sie die gesamte Leistung Ihres Multifunktionsdruckers und optimieren Sie Ihr digitales Büro.

MyQ Ultimate kann 1D- und 2D-Codes lesen, die in Dokumenten oft als ID oder Trennzeichen verwendet werden – z. B. um die erste Seite eines neuen Dokuments zu kennzeichnen, wenn mehrere Dokumente in einem Stapel eingescannt werden. Sie können auch als Markierung mit Daten zum Dokument selbst dienen. Sowohl 1D- als auch 2D-Codes können aus dem Dokumentinhalt erstellt und in den eingescannten Dokumenten gespeichert werden.

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Automatische Dokumentenklassifizierung

Einfach einscannen – MyQ kümmert sich um den Rest.

Das Programm kann beim Scan erkennen, um was für ein Dokument es sich handelt, und den entsprechenden Vorgang starten, ohne dass der Benutzer eingreifen muss. Briefe, Rechnungen, Verträge und andere Schriftstücke mit einem Standardlayout können automatisch erkannt und während eines einzigen Scanvorgangs in verschiedene Dateien aufgeteilt werden. Anschließend werden sie verarbeitet und an einem beliebigen unterstützten Speicherort gespeichert. Mit intelligenten Workflows kann Zeitverschwendung eliminiert und die Arbeit mit dem MFP reibungslos gestaltet und automatisiert werden.

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25 Konnektoren zur Auswahl

In mehr als 25 verschiedenen Systemen und in der Cloud Zielordner suchen und Dokumente speichern

Benutzer können mit mehr als 25 verschiedenen vordefinierten Konnektoren Dateien in verschiedenen ECM-Systemen und in der Cloud speichern. Die Kommunikation über die unterstützten Konnektoren erfolgt immer in beide Richtungen, wodurch Benutzer nach vorhandenen Einträgen und Ordnern suchen, Informationen hinzufügen und Optionen auswählen können, bevor der Speichervorgang abgeschlossen wird.

Mit MyQ können Sie natürlich auch beliebte Cloud-Dienste wie Box.com, SharePoint Online, OneDrive, OneDrive for Business, GoogleDrive, Amazon Web Services S3 und Dropbox durchsuchen. 

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