Erweiterte Dokumentenverarbeitung

Dokumente klassifizieren, Daten extrahieren, Dateien sichern und an den richtigen Bestimmungsort weiterleiten – alles direkt von Ihrem Multifunktionsgerät aus.

Erweiterte Dokumentenverarbeitung

Erweiterte Dokumenten-Workflows

MyQ bietet zwei Arten von Scan-Workflows: statisch und dynamisch.

Statische Workflows ermöglichen das Scannen mit einem einzigen Klick nach vordefinierten Einstellungen und Zielen.

Dynamische Workflows führen die Benutzer anhand der eingegebenen Daten oder der Informationen aus angeschlossenen Geschäftssystemen durch interaktive Scan-Prozesse.

Erweiterte Dokumenten-Workflows

Erweiterte Dokumentenverarbeitung

Dank der erweiterten Dokumentenverarbeitung können Benutzer verschiedene Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Formulare, Fragebögen usw. problemlos einscannen, woraufhin die darin enthaltenen Daten automatisch extrahiert und am gewünschten Speicherort abgelegt werden.

Erweiterte Dokumentenverarbeitung

Sichere Dokumentenverarbeitung

MyQ kann verschiedene Stufen der Dokumentensicherheit bieten.

Wird ein Dokument im PDF-Format eingescannt, kann es verschlüsselt und mit einem Passwort geschützt werden, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern.

Eine digitale Signatur und ein Zeitstempel können als Nachweis dienen den Inhalt Inhalt nicht manipuliert wurde.

Das Dokument kann zudem mit einer sichtbaren Anmerkung versehen werden mit einen Hinweis, Markierung, oder ein Bild , die die Herkunft und den Eigentümer des Dokuments.

Vertrauliche Informationen wie personenbezogene Daten können während des Scanvorgangs unter Verwendung der zonenweise Schwärzung

Erkennung von Barcodes und QR-Codes

Mit MyQ können Sie die volle Leistung Ihres MFP nutzen. MyQ kann Barcodes und QR-Codes lesen, die häufig in Dokumenten als Kennung verwendet werden, um die erste Seite eines neuen Dokuments zu markieren, während mehrere Dokumente in einem Stapel gescannt werden. Sie können auch als Marker dienen, der Informationen enthält, die für das Dokument selbst relevant sind. Diese Codes können sogar auf der Grundlage des Inhalts erstellt und in gescannte Dokumente geschrieben werden.

Erkennung von Barcodes und QR-Codes

Automatische Klassifizierung von Dokumenten

MyQ kann die Art des zu scannenden Dokuments erkennen und den entsprechenden Prozess starten, ohne dass der Benutzer eingreifen muss. Briefe, Rechnungen, Verträge und andere Materialien mit einem Standardlayout können automatisch erkannt und in einem einzigen Scanzyklus in verschiedene Dateien aufgeteilt werden. Danach werden sie verarbeitet und an einem beliebigen unterstützten Zielort gespeichert. Erweiterte Dokumenten-Workflows machen die Arbeit mit dem MFP einfach: einfach scannen und loslegen, MyQ erledigt den Rest.

Automatische Klassifizierung von Dokumenten

Ein Scan ist erst dann abgeschlossen, wenn er überprüft wurde

Wenn gescannte Dokumente Teil der amtlichen Akten werden, ist das Erfassen des Bildes erst der Anfang. Sie müssen möglicherweise geprüft, genehmigt und digital signiert werden, bevor sie archiviert werden können. 

Scan Review fasst diese Schritte in einem einzigen, kontrollierten Arbeitsablauf zusammen. Das System stellt autorisierten Prüfern das Dokument und dessen Scan-Metadaten zur Verfügung, ermöglicht ihnen, Einreichungen zu genehmigen oder abzulehnen, und versieht genehmigte Dateien mit einer digitalen Signatur, bevor diese in ein Archiv übertragen werden.

Einscannen und einreichen

Die Benutzer sehen sich das Dokument an Easy Scan. Das Dokument wird mit einer eigenen Dokument-ID und Metadaten, darunter die „ Gerät “, der Bediener und die Scaneinstellungen, an „Scan Review“ gesendet.

Prüfen und verifizieren

Die Prüfer sehen das Dokument zusammen mit Informationen darüber, wie es erfasst wurde, wie z. B. Auflösung, Farbmodus, Duplex-Einstellungen und Scanvorgang Gerätsowie Bediener. Sie können die Einreichung prüfen, bevor sie entscheiden, ob sie weiterbearbeitet werden soll.

Genehmigen und unterzeichnen

Autorisierte Prüfer können ein Dokument genehmigen oder ablehnen. Bei Arbeitsabläufen, die zusätzliche Überwachung erfordern, kann eine zweite Person die Genehmigung erteilen. Dokumente mit der Schutzstufe „Hoch“ oder „Sehr hoch“ erfordern diese Genehmigung durch eine zweite Person.

Übertragung und Archivierung

Sobald die Dokumente genehmigt und unterzeichnet sind, werden sie über einen Hotfolder oder SFTP in das konfigurierte Archiv übertragen. Eine Übertragung Übertragungsbeleg PDF begleitet dem unterzeichneten Dokument bei, in der wichtige Details wie die Dokument-ID, die Sicherheitsstufe, die Seitenanzahl, die Scaneinstellungen und Informationen zu den Prüfern festgehalten sind.

Ein klarer Begutachtungsprozess

Fügen Sie zwischen dem Scannen und der Archivierung einen festgelegten Genehmigungsschritt ein. Die Prüfer können die eingereichten Dokumente überprüfen und solche ablehnen, die nicht weiterbearbeitet werden.

Eine Aufzeichnung der Ereignisse

Führen Sie einen Prüfpfad des Überprüfungsprozesses, gestützt auf Dokumentmetadaten und einen Übergabeschein mit wichtige Details zur Bearbeitung.

Digitale Signaturen, auf die Sie sich verlassen können

Verwenden Sie das Zertifikat Ihrer Organisation, um genehmigte Dokumente zu signieren. Eine optionale Zeitstempelstelle ergänzt den Signaturprozess um ein weiteres Element.

Konfigurierbare Aufbewahrungsfrist

Scan Review verfügt über eine standardmäßige Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, die an die Anforderungen Ihrer Organisation angepasst werden kann.

Speichern Sie Ihre Dokumente dort, wo Sie sie gerade brauchen

Benutzer können mehr als 25 verschiedene vordefinierte Konnektoren verwenden und ihre Dateien in verschiedenen ECM-Systemen oder Cloud-Zielen speichern. Die Kommunikation über die unterstützten Konnektoren ist immer bidirektional, sodass die Benutzer vor der endgültigen Speicherung vorhandene Datensätze oder Ordner nachschlagen, Informationen hinzufügen und Optionen auswählen können.

Speichern Sie Ihre Dokumente dort, wo Sie sie gerade brauchen

Finden Sie heraus, welche MyQ X Edition für Sie am besten geeignet ist

Erweiterte Funktionen für die Dokumentenverarbeitung bietet nur MyQ X Ultimate. Klicken Sie unten, um herauszufinden, welche Edition für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist.

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