Erschwingliches Druckmanagement
für KMU

Auch wenn Text auf Papier langsam an Beliebtheit verliert, schätzt die IDC-Marktforschung, dass bis zum Jahr 2025 weltweit immer noch bis zu 4,4 Millionen Seiten pro Minute gedruckt werden. Unabhängig davon, ob es sich um einen großen Konzern oder ein kleineres Unternehmen handelt, werden die Menschen auch weiterhin auf Drucker zurückgreifen, um ihre Notizen und Buchhaltungsunterlagen zu erstellen.

Wenn es um das Wie geht, haben kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die nicht in eine teure IT-Infrastruktur investieren wollen, jetzt die Möglichkeit, ihre Sicherheit und ihren Druck in die Hände einer flexiblen Cloud-Lösung zu legen. Und dann ist da noch die Frage nach dem Wo, denn eine mobile und hybride Belegschaft testet die Grenzen des traditionellen Büronetzwerks.

Bringen Sie die Drucker unter Kontrolle

Wenn ein Unternehmen die Kontrolle über seine Druckvorgänge behalten will, legt es die Verwaltung der Druckaufträge häufig in die Hände einer Drucklösung. Diese Software sorgt für den reibungslosen Ablauf der Dokumentenverarbeitung auf (Multifunktions-)Druckern, vereinfacht deren Steuerung, sichert Druckaufträge und hilft bei der Kostenrechnung und Wartung. Diese On-Premise-Drucklösungen erfordern oft eine Investition in einen Druckserver und eine robustere IT-Infrastruktur. Dies kann KMU zögern lassen, ob es sich lohnt, in ein solches System zu investieren.

Ein Ad-hoc-Ansatz beim Drucken kann jedoch zu erheblichen weiteren Kosten führen. Diese können in Form von Datenlecks bei unsicheren Druckern oder in Form von verlorenen Arbeitsstunden anfallen, die die Nutzer mit der mühsamen Einrichtung von Druck- und Scanparametern verbringen, anstatt produktiveren Tätigkeiten nachzugehen. Die Antwort auf eine kostengünstige, sichere und flexible Dokumentenverarbeitung liegt in Cloud-Technologien (nicht nur) für kleinere Unternehmen.

Mobile Bewegung in die Wolke!

Die Popularität der Cloud nimmt weiter zu - kein Wunder. Sie ermöglicht es Unternehmen, Arbeitsprozesse und Daten auf die Server eines anderen Unternehmens zu übertragen, was ihnen Kopfschmerzen und Kosten in der IT-Abteilung erspart. Mit der Cloud-Migration entfallen einige der Kosten für die Druckinfrastruktur, und sie können das Druckmanagement als Dienstleistung abonnieren. Und da hybride Arbeitsformen - mit Mitarbeitern, die sowohl im Büro als auch außerhalb arbeiten - immer häufiger werden, ist es einfacher, die Logik eines digitalen Büros zu verstehen, in dem man sein Büro "auspacken" und sofort mit Kollegen zusammenarbeiten kann. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung.

Hier kommt MyQ Roger, der intelligente digitale Arbeitsplatz-Assistent, ins Spiel. Es handelt sich um eine SaaS (Software as a Service), die Ihr Mobilgerät als Plattform nutzt. Als intuitive App für mobile Geräte und Drucker-Dashboards bietet es den Nutzern flexibles Drucken und Scannen, ohne dass eine lokale Infrastruktur und Server erforderlich sind. Sie läuft zu 100 % in der öffentlichen Cloud und kann direkt mit Ihrem Cloud-Speicher verbunden werden.

Es ist mobil und nahtlos 

Wie könnte also ein Cloud-basierter Prozess für die Dokumentenbearbeitung in einem KMU aussehen?

Stellen Sie sich einen kleinen Konsumgüterhersteller mit täglicher Abholung vor. Das Backoffice bereitet am Nachmittag die notwendigen Lieferscheine vor, die der Fahrer am nächsten Morgen auf dem Lagerdrucker ausdruckt. Der Fahrer übergibt die Ware an den Kunden, der den Lieferschein abzeichnet. Normalerweise würde der Fahrer diesen in einem Ordner aufbewahren und alles am Nachmittag im Büro abgeben. Aber jetzt kann er die MyQ Roger-App öffnen, mit einem Klick eine voreingestellte Scan-Aktion auslösen, das Dokument mit seinem Mobiltelefon erfassen und in einem bestimmten Online-Ordner, zum Beispiel im OneDrive des Unternehmens, speichern. Von dort aus erhält die Buchhaltungsabteilung eine automatische Benachrichtigung über die neue Datei (die sie mit Power Automate leicht einrichten kann) und kann sie sofort bearbeiten.

Das ist nur der Anfang. Der Hersteller kann MyQ Roger auch verwenden, um die Rechnung eines Lieferanten beim Wareneingang zu scannen. Die optische Zeichenerkennung(OCR) der App kann den Text in ein durchsuchbares PDF umwandeln und in einem Cloud-Ordner speichern. Die Buchhaltungsabteilung kann die Informationen aus dem PDF einfach in das Buchhaltungssystem kopieren. Vertriebsmitarbeiter können auch von einer Geschäftsreise aus gescannte Papierdokumente (Quittungen oder Auftragsbestätigungen) an den Cloud-Speicher des Unternehmens senden. Es ist sogar möglich, nach einem bestimmten Begriff in der gescannten Datei, im Cloud-Speicher oder direkt in der mobilen App zu suchen.

Auch das Drucken ist kein Problem. Benutzer können Dokumente direkt mit MyQ Roger in eine Druckwarteschlange stellen - Dateien von einem Computer oder sogar direkt aus der Cloud, z.B. Google Drive - und sie an den Drucker senden. Sie können wählen, ob sie die Dateien direkt drucken lassen oder sie sicher mit Pull-Printing abholen wollen, indem sie sich über die App in das Druckerpanel einloggen. Die Integration ist ein integraler Bestandteil des Pakets, da MyQ Roger sowohl mit kostenpflichtigen Diensten wie Microsoft 365 als auch mit kostenlosen Diensten wie Google Drive oder Dropbox zusammenarbeitet.

MyQ Roger stellt eine völlig neue und flexible Möglichkeit dar, Dokumente von jedem Ort aus zu bearbeiten - und zwar ohne dass eine Infrastruktur erforderlich ist oder regelmäßige Unterstützung durch IT-Experten benötigt wird. Die mobile App ist kostenlos und es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Nutzer oder angeschlossenen Geräte. Es fallen lediglich Kosten für die genutzten Daten und eine monatliche Abonnementgebühr für jeden angeschlossenen Drucker an. Digitalisierung oder Druck, Sie haben die Wahl.

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