Sorgenfreie Drucklösungen für KMU

Kriterien für die Auswahl einer Drucklösung

Einer der wichtigsten Parameter ist die Größe des Unternehmens. In großen Unternehmen erfordert die Installation einer Drucklösung in der Regel eine robuste lokale Hardware (einen Druckserver), die eine ordnungsgemäße Verteilung und Ausführung der Arbeitslast für eine große Anzahl von Benutzern mit unterschiedlichen Rechten gewährleisten kann. Weitere Anforderungen sind eine zuverlässige Kostenabrechnung und detaillierte Berichte. All diese Funktionen müssen von Hunderten von Geräten unterschiedlicher Marken und Größen ausgeführt werden. Deshalb besteht das Hauptanliegen in der Regel darin, eine große Geräteflotte in die lokale Infrastruktur zu integrieren und sie von einem Ort aus zu verwalten.

Anders verhält es sich bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Diese Büros, Geschäfte oder Fabriken drucken in der Regel kleinere Mengen und betreiben nur ein paar Multifunktionsgeräte (oder höchstens ein Dutzend). Das bedeutet jedoch nicht, dass sie sich nicht um dedizierte Lösungen kümmern und sich mit einem gewöhnlichen Kabel zwischen PC und Drucker begnügen sollten. Hochwertige Druckverwaltungssoftware bietet eine zentrale Kontrolle über die Druckgeräte im Netzwerk und sorgt für eine sichere Kommunikation. Die Bedeutung des Schutzes von Druckdaten wird von Anwendern oft unterschätzt, selbst wenn die Dokumente sensible Informationen enthalten. Druckhardware stellt in der Tat mögliche Einfallstore für einen Cyberangriff dar. 

Kann sich eine Drucklösung für ein kleines Unternehmen lohnen?

Die Anschaffung und Verwaltung eines Druckservers kann für KMU einen enormen Kostenfaktor darstellen, der nicht in ihr Budget passt. Deshalb gibt es Lösungen, die die Rolle eines Druckservers übernehmen können und auch für kleinere Installationen bequeme Dokumenten-Workflows bieten - idealerweise unter Verwendung von Cloud-Technologie (aber dazu später mehr).

Die erste Alternative ist die Edge-Technologie. Sie ersetzt einen Server und sendet Daten an eine Drucklösung, die sich im lokalen Netzwerk befindet. Ein Beispiel für Edge-Technologie ist die 2013 eingeführte Easy Box von MyQ, die für kleine Unternehmen konzipiert ist. Die Edge-Technologie macht die Verwaltung lokaler Hardware jedoch nicht ganz überflüssig.

Eine weitere serverlose Option ist die Mesh-Technologie, die auf der gemeinsamen Rechenleistung der Nutzer basiert. Diese Lösung beruht auf dem Prinzip der gemeinsamen Nutzung von Druckaufträgen innerhalb der internen Infrastruktur eines Unternehmens mit Hilfe so genannter "Nodes", d. h. der Computer der Benutzer. Die Druckaufträge werden nicht über einen Druckserver, sondern über die jeweils verfügbare lokale Hardware übertragen. Von diesem Netzwerk aus wird ein Teil der Druckdaten an die Cloud gesendet, wo sie von der Drucklösung des Unternehmens verarbeitet werden.

In diesem Fall ist ein Druckserver nicht notwendig, aber die gemeinsame Nutzung von Daten zwischen PCs kann deren Leistung beeinträchtigen und die Geräte verlangsamen, was unerwünscht ist. Außerdem stellt sich die Frage der Datensicherheit - die Daten sind zwar verschlüsselt, werden aber dennoch mit anderen Nutzern geteilt.

Umstellung von lokaler Hardware auf die Cloud

Nutzt ein Unternehmen eine Private Cloud für die Datenverwaltung, kann dieselbe Cloud auch für die Unterbringung der Drucksoftware genutzt werden, was Platz auf dem lokalen Server spart. Die MyQ X-Lösung kann beispielsweise vollständig in die Microsoft Azure Private Cloud verlagert und mit Universal Print von Microsoft verbunden werden, was unter anderem Benutzern, die von zu Hause aus arbeiten, ermöglicht, Druckaufträge ohne VPN-Verbindung aus der Ferne zu übermitteln.

Es gibt auch einen völlig neuen Weg, den KMU bei der Suche nach einer modernen Drucklösung einschlagen können. Eine Drucklösung lässt sich heute komplett in eine Public Cloud verlagern, als Service (SaaS) einrichten und flexibel nach dem aktuellen Bedarf des Unternehmens skalieren. MyQ Roger ist ein intelligenter digitaler Assistent für moderne Arbeitsplätze, der genau für eine solche Public-Cloud-Nutzung konzipiert wurde. Er benötigt keinen lokalen Druckserver für das Drucken und Scannen und ist nach der Implementierung dank einer unkomplizierten, dedizierten App äußerst benutzerfreundlich.

Sowohl die IT-Abteilung als auch die Benutzer sparen Zeit

Ein wichtiger Vorteil, den MyQ Roger jedem Unternehmen ohne spezialisierte IT-Abteilung bietet, ist, dass es eine Reihe von Aufgaben im Zusammenhang mit dem Drucken eliminiert - nicht nur die Serverwartung, sondern auch die Integration in die lokale Infrastruktur oder langwierige Updates. MyQ Roger ist eine SaaS-Lösung, die auf der Basis eines monatlichen Abonnements bereitgestellt wird und keine komplizierte Installation erfordert. Das Unternehmen lädt einfach die spezielle MyQ Roger-App auf das Terminal seines MFP (das Abonnement wird auf der Grundlage der Anzahl der Geräte mit der Anwendung berechnet), die Benutzer können sich mit einem QR-Code verbinden und mit der Verwaltung ihrer Dokumente von ihren Smartphones aus beginnen, ohne das Bedienfeld des MFP berühren zu müssen.

Die MyQ Roger Mobile App ist sehr intuitiv und kann zum direkten Scannen und Drucken in der Cloud verwendet werden. Benutzer können verschiedene Verknüpfungen für häufig verwendete Arbeitsabläufe (wie Scan to E-Mail) festlegen und im Grunde ein mobiles Büro mit sich herumtragen, wohin sie auch gehen. Kurz gesagt, MyQ Roger ist ein perfekter moderner Begleiter für jedes Unternehmen, das nach einer flexiblen und sicheren Drucklösung sucht, ohne sich Sorgen zu machen. 

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