Digitalizar documentos en 2021: Sin contacto

Los archivos se están alejando del cartón para pasar a las carpetas digitales, aunque siempre habrá departamentos que dependan de los documentos impresos. Pero una cosa es tener una copia oficial en papel y otra trabajar con la información contenida en el documento. Aquí es donde entra en juego la digitalización: el escaneado y otros procesos que implican datos transferidos electrónicamente. Ya no es necesario volver a introducir manualmente en el ordenador los datos de una factura. Nos hemos acostumbrado a los procesos automatizados y ya no necesitamos intervenir manualmente con tanta frecuencia como antes. Eso es bueno. Dejemos que la tecnología haga el trabajo pesado: ahorra tiempo y ayuda a evitar errores.

Transformación digital instantánea

 UnaImpresora multifunción resultar muy útil para la automatización. MyQ siempre MyQ como objetivo facilitar la vida de los usuarios: mientras que antes había que elegir entre tres acciones con los documentos (imprimir, escanear o enviar por fax), hoy en día se pueden combinar varias acciones en un solo flujo de trabajo. Tras pulsar un botón en el terminal, la solución de impresión no solo escanea el documento, sino que también lo convierte a un formato editable y lo envía a la carpeta, el correo electrónico o elAlmacenamiento en la nube usuario prefiera. 

Esta cadena de acciones suele denominarse flujo de trabajo documental. El proceso descrito se puede configurar en la función Easy Scan de MyQ X Enterprise Edition, pero las opciones de escaneado de MyQno terminan ahí.

MyQ X Ultimate ofrece flujos de trabajo de escaneado avanzados, conexión a 25 sistemas de gestión de documentos diferentes (ECM, ERP, etc.) y la integración de una amplia gama de funciones que permiten procesar documentos con un solo clic: OCR, división en secciones, extracción de datos, introducción de datos en las bases de datos pertinentes, etc. El proceso de digitalización es totalmente automático.

Flujos de trabajo de escaneado prácticos

Un especialista en TI puede preparar fácilmente flujos de trabajo que estarán a disposición de sus compañeros. Por ejemplo, a los empleados de banca les resultará muy útil disponer de una lista de verificación con todos los documentos que deben presentarse junto con una solicitud de hipoteca: documento de identidad, certificado de ingresos, certificado de ausencia de deudas, propuesta de contrato de compraventa y la propia solicitud. MyQ Ultimate sabe que todos estos documentos deben escanearse en la carpeta del solicitante y enviarse al departamento de Cumplimiento Normativo. La pantalla de la impresora los muestra uno por uno y se marcan a medida que se escanean, lo que facilita mucho el trabajo al empleado del banco y evita errores y omisiones.

MyQ Ultimate es un asistente de digitalización de gran utilidad. Sin embargo, sigue siendo necesario instalarlo en unservidor a red local red en lo que se conoce como «nube privada», lo que lo convierte en una solución local o de nube privada que resulta práctica principalmente para organizaciones de mayor tamaño.

Por fin, la verdadera nube 

El año pasado, todo el mundo pasó a trabajar desde casa, y esta tendencia generó una demanda desoluciones de impresión flexibles que se pudieran utilizar desde cualquier lugar. MyQ reaccionar rápidamente ante esta situación y creó un producto de última generación: MyQ Roger. Funciona exclusivamente en la nube pública, lo que significa que nuestros clientes no necesitan mantener un servidor físico servidor configurar una conexión VPN o medidas especiales de seguridad de datos para los empleados que trabajan fuera de la oficina. Todo lo que una empresa necesita son impresoras multifunción compatibles y teléfonos inteligentes, que de todos modos ya llevan los usuarios finales en el bolsillo.

MyQ Roger unasistente digital inteligente para el lugar de trabajo, una secretaria virtual que se encarga de la mayor parte del trabajo relacionado con la impresión, el escaneo y la gestión de documentos. Permite controlar la impresora sin contacto mediante una aplicación móvil, escanear documentos a servicios en la nube habituales (como OneDrive) y ejecutar flujos de trabajo predeterminados. El usuario puede personalizar su Roger para adaptarla a sus necesidades y hábitos de trabajo. 

La tendencia marcada en 2020 continuará muy probablemente a lo largo de este año. En nuestra vida laboral, necesitaremos flexibilidad para realizar el mayor número posible de tareas desde dispositivos móviles. MyQ lo sabe y proporciona a los usuarios herramientas para una digitalización rápida y eficaz, en la que todo está disponible con uno o dos clics. De este modo, no tienen que perder el tiempo en actividades mundanas y pueden centrarse en tareas más creativas en las que las máquinas y la IA aún se quedan cortas (por ahora). 

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