Informes avanzados con MyQ X

En la era de la digitalización, las empresas reinventan sus procesos y animan a sus empleados a pensárselo dos veces antes de imprimir un trozo de papel. Aun así, cuando escribes "costes de impresión en la oficina" o "control del uso de impresoras" en Google, esto es lo que empieza a aparecer:

"Hasta el 3% de los ingresos de una empresa se gasta en imprimir, copiar, archivar y enviar documentos en papel".(MyDataScope)

"Una persona media utiliza entre 250 y 300 kilos de papel al año".

"Según una encuesta realizada a pequeñas empresas, el 47% afirma que la impresión de correo electrónico por parte de los empleados era una parte importante de su uso de impresión".

"Casi dos tercios de las pequeñas empresas no pueden hacer un seguimiento de cuánto les cuestan sus dispositivos de impresión, ni pueden hacer un seguimiento de su uso".(SmallBiz Trends)

¿Es necesario imprimir la presentación en PowerPoint para cada asistente al taller, o se puede compartir la presentación en tiempo real para que la gente tome notas electrónicas? Y al final del taller, ¿pasas un cuestionario en papel o diriges a los asistentes a un formulario de Google donde pueden registrar su opinión con unos pocos clics en los 5 minutos que quedan?

Por supuesto, en ocasiones preferimos tener un documento en blanco y negro por una buena razón. Por ejemplo, un contrato de trabajo. O un acta notarial. Muchos de nosotros también preferimos estudiar los materiales con el viejo subrayador en la mano, en lugar de mirar una pantalla brillante durante horas y horas.

Mientras exista algún tipo de impresión empresarial, también existirá la necesidad de tener bien cubierta y documentada esta partida de la lista de gastos de la empresa.

Supervisión del parque de impresoras

La carga de el seguimiento de toda la actividad de impresión en una red de impresoras suele recaer en el personal informático de la empresa, y puede suponer un enorme quebradero de cabeza para su apretada agenda. Sin embargo, con la solución de impresión gestionada adecuada, la elaboración de informes sobre la flota de impresoras no tiene por qué ser un suplicio.

Normalmente, un administrador de TI se beneficiará de todo lo que esté automatizado: recibir notificaciones cuando una impresora del parque funcione mal, cuando los consumibles se estén agotando y tener un buen control del uso de las impresoras, especialmente en el caso de un parque de impresoras de varios proveedores. Será un ahorro de tiempo poder definir informes personalizados y hacer que se envíen a los miembros de la dirección todos los lunes.

Las bases de datos de los servidores de impresión mantienen registros detallados de los trabajos realizados por todos los usuarios, proyectos y dispositivos, lo que a su vez permite desglosar la actividad de impresión, copia y escaneado en cualquier nivel de interés: a nivel de usuario, impresora, grupo, departamento, sucursal de la empresa o cuenta de cliente. 

Naturalmente, a veces es útil obtener una visión general de la actividad de impresión no sólo en números absolutos, sino también para un determinado periodo de tiempo, para poder identificar tendencias y tendencias emergentes a sobrecargar o ignorar ciertos dispositivos. Esto se consigue especificando intervalos de fechas para los que mostrar los datos deseados.

Las actualizaciones periódicas de la actividad de impresión ofrecen una visión precisa de la intensidad de uso de las impresoras, quién las utiliza y cuándo. Los resultados de los informes avanzados pueden ayudar a la dirección a tomar mejores decisiones de compra. Por ejemplo, el director de tecnología puede decidir sustituir 10 equipos antiguos por 3 impresoras multifunción nuevas, o cambiar las MFP existentes para que los empleados las utilicen de forma más uniforme y eficiente.

Unos informes de impresión potentes y precisos también ayudan a observar las tendencias a tiempo y a ajustar las políticas de impresión en respuesta. Reevaluar los derechos de impresión de los empleados y forzar la impresión en blanco y negro o a doble cara puede suponer una reducción significativa de los costes y un menor impacto medioambiental con el tiempo.

¿Proporciona MyQ informes avanzados?

Efectivamente. A partir de las grandes actualizaciones de este año del Servidor Central, MyQ está dando el poder de la información en manos de los clientes.

Comenzó con la reescritura completa de la arquitectura del motor central de MyQ, lo que permitió pasar de un método de contabilidad en el que la unidad decisiva para registrar los trabajos de impresión o copia era una sesión de usuario, a una contabilidad basada en trabajos mucho más intuitiva. En la práctica, esto significa que un usuario puede realizar varias acciones en la impresora multifunción durante una sesión de inicio de sesión, y cada una de ellas se contabilizará por separado. Puede decidir escanear un lote de facturas y justo después imprimir material para un cliente jurídico, y ambas cosas pueden facturarse con proyectos y reglas independientes.

Esto permite un nivel de detalle mucho mayor a la hora de informar sobre los datos, y MyQ lo ha unido ahora a una mayor libertad para crear informes avanzados personalizados.

Cuando un parque de impresoras ejecuta MyQ versión 8 y superiores, los datos del usuario sobre los trabajos de impresión y copia se almacenan en los contadores del software que se ejecuta en cada impresora multifunción independiente: el MyQ Embedded Terminal. Estos datos contables detallados se sincronizan periódicamente con el servidor de impresión MyQ y, a continuación, se replican en la base de datos central del servidor central MyQ.

Los administradores de TI pueden crear informes personalizados basados en datos contables detallados. Pueden consultar cualquier combinación de parámetros que se estén supervisando: fechas de envío de los trabajos, fechas de liberación de los trabajos, ID del dispositivo, formato del papel impreso, propiedad simplex/dúplex, propiedad color/escala de grises, etc.

Lo que antes era un proceso que implicaba ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente de MyQ y solicitar una extracción y visualización manual de los datos , ahora está en manos de los propios socios y clientes de MyQ.

Informes MyQ superiores con herramientas BI 

Las empresas que quieren una buena representación visual de los costes de impresión y desean analizar los trabajos de impresión, copia o escaneado utilizando una amplia gama de gráficos o cuadros de mando, pueden recurrir a una serie de soluciones de inteligencia empresarial para el trabajo.

Desde la actualización del Servidor Central 8.1 (parche 2), MyQ es compatible con herramientas BI externas. Los departamentos financieros, por poner un ejemplo, ahora pueden conectar fácilmente la base de datos del servidor central al software de BI de su empresa, y hacer coincidir los informes sobre la actividad de la flota de impresoras con el resto de informes del sistema ERP de la empresa.

El administrador de TI puede crear los informes desde cero para obtener información personalizada sobre datos específicos, pero también existen plantillas predefinidas para mayor comodidad, como las disponibles para Microsoft Power BI:

 

_{Ejemplo de informe temático MyQ creado en Microsoft Power BI.}

 

Los clientes de MyQ deben tener acceso completo y cómodo a su base de datos y a los datos que contiene en todo momento, en cualquier forma que elijan. MyQ no solo es compatible con Power BI, sino también con otras herramientas y aplicaciones de generación de informes para el procesamiento de datos, desde extracciones a MS Excel hasta importaciones en vivo al sistema ERP de la empresa (como SAP), etc.

 

¿Qué políticas de impresión pueden adoptar las empresas para ahorrar costes?

Forzar la impresión a doble cara: una de las formas más obvias de ahorrar papel es imprimir a doble cara tanto como sea posible.

Ajuste los derechos de impresión: restrinja la impresión en color para determinados grupos de usuarios, por ejemplo, los departamentos de RR.HH., que suelen imprimir los currículos de los candidatos o los contratos de trabajo que contienen elementos en color bien podrían quedarse en escala de grises.

Hacer visibles los informes de impresión: simplemente por el efecto psicológico natural que tiene en la gente saber que se está controlando una determinada actividad.

Introducir cuotas: en determinados entornos empresariales puede merecer la pena considerar la posibilidad de establecer límites por usuario o por departamento.

Inculcar el pensamiento digital a los usuarios: empujar una oficina hacia la digitalización no sólo significa que la dirección está haciendo un esfuerzo consciente por ser ecológica en el lugar de trabajo y entrar en la era sin papeles. Hay una serie de efectos que son muy prácticos para las personas. Por ejemplo, al escanear el correo entrante en el sistema de gestión de documentos en lugar de hacer una copia de cada carta para cada persona interesada. Los documentos digitalizados ofrecen una capacidad de búsqueda y una disponibilidad muy superiores a tener que bucear en la siempre creciente pila del escritorio, sobre todo cuando se tiene prisa.

La supervisión del uso de impresoras es un elemento básico en los departamentos de TI de todas las grandes empresas. El software de gestión de impresión que utiliza una organización debe facilitar al máximo la generación de informes de impresión precisos. Con las posibilidades de automatización de la recopilación de datos de los contadores de las copiadoras multifunción, la elaboración de informes sobre la actividad de impresión, copia y escaneado es por fin un paseo por el parque, de modo que el departamento de TI puede dedicar su tiempo a resolver tareas más críticas que nunca dejan de surgir.

 

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