Digitalizar documentos en 2021: Sin contacto

Los archivos se están alejando del cartón para pasar a las carpetas digitales, aunque siempre habrá departamentos que dependan de los documentos impresos. Pero una cosa es tener una copia oficial en papel y otra trabajar con la información contenida en el documento. Aquí es donde entra en juego la digitalización: el escaneado y otros procesos que implican datos transferidos electrónicamente. Ya no es necesario volver a introducir manualmente en el ordenador los datos de una factura. Nos hemos acostumbrado a los procesos automatizados y ya no necesitamos intervenir manualmente con tanta frecuencia como antes. Eso es bueno. Dejemos que la tecnología haga el trabajo pesado: ahorra tiempo y ayuda a evitar errores.

Transformación digital instantánea

 Una impresora multifunción puede ser muy útil en la automatización. MyQ siempre ha tenido como objetivo facilitar la vida de los usuarios: donde antes había que elegir entre tres acciones documentales (imprimir, escanear, enviar por fax), hoy se pueden combinar varias acciones en un solo flujo de trabajo. Tras pulsar un botón en el terminal, la solución de impresión no solo escanea el documento, sino que también lo transfiere a un formato editable y lo envía a la carpeta seleccionada, al correo electrónico o al almacenamiento en la nube que prefiera el usuario. 

Esta cadena de acciones suele denominarse flujo de trabajo documental. El proceso descrito se puede configurar en la función Escaneado fácil de MyQ X Enterprise Edition, pero las opciones de escaneado de MyQ no acaban ahí.

MyQ X Ultimate ofrece flujos de trabajo de escaneado avanzados, conexión a 25 sistemas de gestión de documentos diferentes (ECM, ERP, etc.) y la integración de una amplia gama de funciones que permiten procesar documentos con un solo clic: OCR, división en secciones, extracción de datos, introducción de datos en las bases de datos pertinentes, etc. El proceso de digitalización es totalmente automático.

Flujos de trabajo de escaneado prácticos

Un informático puede preparar fácilmente flujos de trabajo que estarán a disposición de sus colegas. Por ejemplo, a los banqueros les resultará muy útil disponer de una lista de comprobación de todos los documentos que hay que presentar con una solicitud de hipoteca: DNI, certificado de ingresos, confirmación de ausencia de deudas, propuesta de contrato de compraventa y la propia solicitud. MyQ X Ultimate sabe que todos estos documentos deben escanearse en la carpeta del solicitante y enviarse al departamento de Cumplimiento. El terminal de la impresora los muestra elemento por elemento y se marcan durante el escaneado, lo que facilita mucho las cosas al banquero y evita errores y omisiones.

MyQ X Ultimate es un valioso asistente de digitalización. Sin embargo, sigue siendo necesario instalarlo en un servidor conectado a la red local o en una denominada nube privada, lo que lo convierte en una solución on-premise (local) o de nube privada práctica principalmente para las grandes organizaciones.

Por fin, la verdadera nube 

El año pasado, el mundo entero se pasó a la oficina en casa, y esta tendencia generó una demanda de una solución de impresión flexible que pudiera utilizarse desde cualquier lugar. MyQ decidió reaccionar rápidamente ante esta situación y presentó un producto de última generación: MyQ Roger. MyQ Roger. Funciona exclusivamente en la nube pública, lo que significa que nuestros clientes no necesitan mantener un servidor físico ni configurar una conexión VPN o una seguridad de datos especial para los empleados que trabajan desde fuera de la oficina. Todo lo que una empresa necesita son impresoras multifunción y smartphones compatibles, que de cualquier forma están en el bolsillo de los usuarios finales.

MyQ Roger es un asistente digital inteligente para el lugar de trabajo, una secretaria virtual que se encarga de la mayor parte del trabajo relacionado con la impresión, el escaneado y la gestión de documentos. Permite controlar la impresora sin tocarla mediante una aplicación móvil, escanear en servicios populares (como OneDrive) y ejecutar flujos de trabajo predeterminados. El usuario puede personalizar su aplicación Roger para que refleje sus necesidades y hábitos de trabajo. 

La tendencia marcada en 2020 continuará muy probablemente a lo largo de este año. En nuestra vida laboral, necesitaremos flexibilidad para realizar el mayor número posible de tareas desde dispositivos móviles. MyQ lo sabe y proporciona a los usuarios herramientas para una digitalización rápida y eficaz, en la que todo está disponible con uno o dos clics. De este modo, no tienen que perder el tiempo en actividades mundanas y pueden centrarse en tareas más creativas en las que las máquinas y la IA aún se quedan cortas (por ahora). 

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