5 choses dont vous ignorez l'existence sur votre lieu de travail
11/08/2020
Dites-moi si cela vous semble familier : vous vous rendez dans la salle de photocopie et, comme deux personnes y sont déjà, vous décidez de vous détendre et de participer à la conversation, ou du moins de passer le temps sans penser à ce que vous devriez faire.
Ou bien, dans votre aile du bâtiment, à votre étage ou sur votre campus, vous disposez d'une imprimante/photocopieuse/scanner commune (que l'on appelle « imprimantes multifonctions » ou « MFP » en abrégé), et vous avez dû, plus souvent que vous ne pouvez vous en souvenir, fouiller dans la pile detravaux s'accumulent dans le bac de sortie pour retrouver le vôtre.
Ou bien ce que vous avez imprimé a disparu et vous devez retourner à votre bureau et renvoyer le travail, cette fois en courant comme un dératé vers le MFD avant que quelqu'un d'autre ne l'atteigne.
Ces multifonctions, imprimantes, scanners, copieurs font tous partie du service d'impression géré (MPS) de votre entreprise, de votre école ou de votre bureau, et les organisations avant-gardistes utilisent une solution logicielle qui simplifie et optimise l'ensemble.
1. Chaque appareil vous appartient
Imaginez maintenant que vous n'ayez pas le temps de parler de vos projets pour le week-end et que vous deviez remettre un document à votre patron pour qu'il puisse conclure un gros contrat. Vous jetez un coup d'œil dans la salle de photocopie et voyez les deux mêmes personnes qui discutent tranquillement et la machine qui ronronne, alors vous vous dirigez vers la machine la moins utilisée. Vous vous connectez à la machine et imprimez le document à temps pour le remettre à votre patron pour la réunion.
Avec les solutions logicielles MPS, tous les appareils de votre bureau deviennent disponibles et vous n'avez plus besoin d'attendre le file d'impression pour travailler - rapidement.
2. Sécurité totale des documents
Avec Impression à la demande », non seulement vous pouvez accéder à n’importe quel multifonction, mais vos documents restent entre vos mains. Appuyez sur Ctrl+P et détendez-vous (plus besoin de courir dans le couloir pour récupérer ce document confidentiel). Avec les solutions MPS, lorsque vous appuyez sur Ctrl+P, le travail est envoyé via votre réseau le serveur et y reste jusqu’à ce que vous vous rendiez physiquement à l’imprimante et que vous « récupériez » le travail sur le multifonction de votre choix. Il vous suffit de vous connecter avec votre badge, votre code PIN ou votre appareil mobile, et la machine récupère le travail sur le serveur et vous le remet en toute sécurité.
Vous pouvez désormais utiliser réseau confiance n'importe quelle imprimante, photocopieuse ou scanner de votre réseau MPS ; vous avez ainsi éliminé l'un de ces petits désagréments qui peuvent gâcher une bonne journée, tout en gagnant du temps et de l'argent.
3. Du sur-mesure pour vous
Vous vous souvenez de cette imprimante peu connue vers laquelle vous deviez vous diriger parce qu’il y avait la queue à la salle de photocopie ? Vous ne l’utilisez pas très souvent, et un sentiment d’appréhension vous envahit à mesure que vous vous en approchez, car le minuscule panneau de commande de la machine est complètement différent du grand écran de la salle de photocopie. Chaque imprimante, scanner et photocopieur dispose d’un petit « panneau » différent (plus connu sous le Utilisateur ou IU). Combien de fois avez-vous dû régler la couleur ou la taille sur une nouvelle IU et procéder par essais et erreurs sur quatre ou cinq copies avant d’obtenir enfin le résultat souhaité ? Avec une solution MPS, le petit panneau de chaque imprimante multifonction devient une IU de la taille d’une tablette, personnalisée en fonction de vos besoins spécifiques.
Si vous êtes professeur d'arts plastiques et que vous devez pouvoir imprimer en couleur ou en plusieurs tailles et formats, une solution MPS peut vous offrir ces fonctions sur une interface facile à utiliser (pensez à des applications de type "pointer et cliquer"). Il n'y a pas de confusion et chaque appareil, quel que soit le modèle ou la marque, se comporte toujours de la même manière, en fonction de vos besoins.
4. Numériser, ne pas bloquer
Votre supérieur a besoin de ce document… mais il se trouve à l’autre bout du campus, à un autre étage, ou dans un autre pays, à votre succursale… pas de panique. Grâce aux solutions MPS, vous pouvez vous rendre à l’imprimante multifonction, imprimer votre document, le signer et le numériser pour l’envoyer à votre supérieur à Singapour (alors que vous êtes à Barcelone), et il pourra l’imprimer en couleur. Ou bien, vous avez toutes vos photos de vacances sur votre clé USB et, comme vous ne pouvez pas utiliser les ressources de l'entreprise pour les imprimer, il vous suffit de la brancher et de les envoyer dans le dossier « Vacances » de votre Google Drive. Mieux encore, si vous êtes enseignant et que vous devez fournir un guide d'étude à vos élèves de sciences… numérisez-le et déposez-en une copie dans réseau de leur école, et contribuez ainsi — tout comme votre établissement — à réduire votre empreinte carbone.
Les fonctionnalités de numérisation vers e-mail, cloud et réseau des solutions logicielles MPS peuvent révolutionner votre façon d'envisager la diffusion de l'information.
5. Passer au "sans conducteur"
Vous est-il déjà arrivé d'aller à votre poste de travail, à votre bureau ou dans votre bureau, d'appuyer sur « Ctrl+P », d'aller chercher l'impression à l'imprimante et de constater qu'elle n'y est pas ? Vous êtes sûr d'avoir appuyé sur « Entrée ». Elle n'est pas dans la corbeille, il n'y a personne dans les parages, elle n'a pas pu s'en aller toute seule. Vous retournez donc à votre bureau pour réimprimer et vous vous rendez compte que vos imprimantes ont disparu. Ces imprimantes sont toutes connectées via des pilotes et vous avez désormais besoin qu’un informaticien vienne les réinstaller, mais tout le monde est déjà rentré chez soi pour la journée. Avec l’impression sans pilote, vous pouvez envoyer vos tâches à une adresse e-mail désignée sur le serveur, puis vous rendre à l’imprimante pour récupérer le document.
L'impression sans conducteur, mobile et par des invités signifie que vous n'avez plus besoin de vous préoccuper des tâches de routine sur votre MPS.
A retenir
Votre entreprise dispose probablement d'un programme de services de gestion d'impression (MPS), ou tout au moins d'unréseau scanners etréseau photocopieurs, mais la plupart d'entre elles ne les surveillent pas, ne les optimisent pas et ne les exploitent pas à leur plein potentiel. Une solution telle que MyQ permet justement de remédier à cela. En réalité, 90 % des entreprises ne savent pas combien elles dépensent en impression et en photocopie, les services informatiques consacrent jusqu'à 20 % de leur temps à gérer leur MPS, et 65 % des documents imprimés finissent à la poubelle.
Les entreprises tournées vers l'avenir savent que l'optimisation des flux de travail augmente les bénéfices, rend les employés plus heureux et allège les responsabilités des services informatiques, déjà soumises au stress. Elles savent que ce sont les détails qui font la différence et qui leur donnent une longueur d'avance sur la concurrence.
Le suivi de l'utilisation des imprimantes est une pratique courante dans les services informatiques de toutes les grandes entreprises. Le logiciel de gestion d'impression utilisé par une organisation doit permettre de générer des rapports d'impression précis aussi facilement que possible.
MyQ X
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