Gérer les impressions
à un prix abordable pour les PME

Même si le texte imprimé perd lentement de sa popularité, l'étude de marché IDC estime que jusqu'à 4,4 millions de pages par minute seront encore imprimées dans le monde d'ici à 2025. Qu'il s'agisse d'une grande ou d'une petite entreprise, les gens continueront à se tourner vers les imprimantes pour créer des notes publiées et leurs documents comptables.

Les petites et moyennes entreprises (PME) qui ne souhaitent pas investir dans une infrastructure informatique coûteuse ont désormais la possibilité de confier leur sécurité et leur impression à une solution flexible dans le cloud. Enfin, la question du lieu se pose, car une main-d'œuvre mobile et hybride met à l'épreuve les limites du réseau de bureau traditionnel.

Gardez ces imprimantes sous contrôle

Lorsqu'une entreprise souhaite maîtriser ses impressions, elle confie souvent la gestion des travaux d'impression à une solution de gestion des impressions. Ce logiciel assure le bon fonctionnement du traitement des documents sur les multifonctions, simplifie leur contrôle, sécurise les travaux d'impression et aide à comptabiliser les coûts et la maintenance. Ces solutions d'impression sur site (on-premise) nécessitent souvent un investissement dans un serveur d'impression et une infrastructure informatique plus robuste. Les PME peuvent donc hésiter à investir dans un tel système.

Toutefois, l'adoption d'une approche ad hoc de l'impression peut entraîner d'autres coûts importants. Il peut s'agir de fuites de données provenant d'imprimantes non sécurisées ou d'heures de travail perdues par les utilisateurs qui configurent péniblement, par exemple, les paramètres d'impression et de numérisation au lieu de s'adonner à des activités plus productives. La solution pour un traitement flexible des documents et sécurisé à moindre coût réside dans les technologies cloud (et pas seulement) pour les petites entreprises.

Le transfert vers le cloud !

La popularité de l'informatique dématérialisée ne cesse de croître et ce n'est pas étonnant. Il permet aux entreprises de transférer leurs processus de travail et leurs données sur les serveurs de quelqu'un d'autre, ce qui leur évite des maux de tête et des coûts au niveau du service informatique. Grâce à la migration vers le cloud, elles éliminent une partie des coûts de l'infrastructure d'impression et peuvent s'abonner à la gestion de l'impression en tant que service. Et comme les formules de travail hybrides - avec des personnes à la fois au bureau et en télétravail - deviennent de plus en plus courantes, il est plus facile de comprendre la logique d'un bureau numérique où l'on peut "déballer" son bureau et collaborer avec ses collègues en un instant. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une connexion internet.

C'est là qu'intervient MyQ Roger, l'assistant numérique intelligent pour le lieu de travail. Il s'agit d'un SaaS (software as a service) qui utilise votre appareil mobile comme plateforme. Sous la forme d'une application intuitive pour les appareils mobiles et les tableaux de bord des imprimantes, il offre aux utilisateurs des fonctions d'impression et de numérisation flexibles, sans qu'ils aient besoin d'une infrastructure locale ou de serveurs. Il fonctionne à 100 % dans le cloud publique et peut se connecter directement à votre stockage dans le cloud.

C'est mobile et transparent d'utilisation 

À quoi pourrait ressembler un processus de traitement des documents basé sur le cloud dans une PME ?

Imaginons un petit fabricant qui effectue des enlèvements quotidiens. Le secrétariat prépare les bons de livraison nécessaires dans l'après-midi, que le chauffeur imprime le lendemain matin sur l'imprimante de l'entrepôt. Le chauffeur remet les marchandises au client, qui signe le bon de livraison. Normalement, le chauffeur conserve ce document dans un dossier quelque part et remet le tout au bureau l'après-midi. Désormais, il peut ouvrir l'application MyQ Roger, déclencher en un clic une action de numérisation prédéfinie, capturer le document avec son téléphone portable et l'enregistrer dans un dossier cloud spécifique, par exemple le OneDrive de l'entreprise. De là, le service comptabilité reçoit une notification automatique (qu'il peut facilement configurer avec Power Automate) du nouveau fichier et peut le traiter immédiatement.

Ce n'est qu'un début. Le fabricant peut également utiliser MyQ Roger pour scanner la facture d'un fournisseur lors de la réception des marchandises. La reconnaissance optique de caractères (OCR) de l'application peut convertir le texte en un PDF consultable et l'enregistrer dans un dossier sur le cloud. Le service comptable peut simplement copier les informations du PDF dans le système comptable. Les représentants commerciaux peuvent également envoyer des documents papier numérisés (reçus ou commandes confirmées) vers le stockage cloud de l'entreprise lorsqu'ils sont en voyage d'affaires. Il est même possible de rechercher un terme spécifique dans le fichier numérisé, dans le stockage en cloud ou directement dans l'application mobile.

L'impression ne pose pas non plus de problème. Les utilisateurs peuvent placer des documents dans une file d'attente d'impression directement avec MyQ Roger - des fichiers provenant d'un ordinateur ou même directement du nuage, par exemple Google Drive - et les envoyer à l'imprimante. Ils peuvent choisir d'imprimer les fichiers directement ou de les récupérer en toute sécurité grâce à l'impression à la demande (pull-print) en se connectant au panneau de l'imprimante via l'application. L'intégration fait partie intégrante de l'offre puisque MyQ Roger s'intègre à des services payants tels que Microsoft 365 ou gratuits tels que Google Drive ou Dropbox.

MyQ Roger représente une manière totalement nouvelle et flexible de traiter des documents partout - et une manière de le faire sans nécessiter d'infrastructure ou d'assistance régulière de la part d'experts en informatique. L'application mobile est gratuite et il n'y a pas de limite au nombre d'utilisateurs ou d'appareils connectés. Les seuls coûts financiers concernent les données utilisées et un abonnement mensuel pour chaque imprimante connectée. Numérisation ou impression, à vous de choisir.

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