5 choses dont vous ignorez l'existence sur votre lieu de travail
11/08/2020
Dites-moi si cela vous semble familier : vous vous rendez dans la salle de photocopie et, comme deux personnes y sont déjà, vous décidez de vous détendre et de participer à la conversation, ou du moins de passer le temps sans penser à ce que vous devriez faire.
Ou bien, dans votre partie du bâtiment, de l'étage ou du campus, vous disposez d'une imprimante/copieur/scanner partagée (nous appelons ces imprimantes multifonctions ou MFP en abrégé), et plus souvent que vous ne vous en souvenez, vous avez dû fouiller dans la pile de travaux d'impression qui se trouvent dans le bac de recyclage pour trouver votre document.
Ou bien ce que vous avez imprimé a disparu et vous devez retourner à votre bureau et renvoyer le travail, cette fois en courant comme un dératé vers le MFD avant que quelqu'un d'autre ne l'atteigne.
Ces multifonctions, imprimantes, scanners, copieurs font tous partie du service d'impression géré (MPS) de votre entreprise, de votre école ou de votre bureau, et les organisations avant-gardistes utilisent une solution logicielle qui simplifie et optimise l'ensemble.
1. Chaque appareil vous appartient
Imaginez maintenant que vous n'ayez pas le temps de parler de vos projets pour le week-end et que vous deviez remettre un document à votre patron pour qu'il puisse conclure un gros contrat. Vous jetez un coup d'œil dans la salle de photocopie et voyez les deux mêmes personnes qui discutent tranquillement et la machine qui ronronne, alors vous vous dirigez vers la machine la moins utilisée. Vous vous connectez à la machine et imprimez le document à temps pour le remettre à votre patron pour la réunion.
Avec les solutions logicielles MPS, chaque appareil de votre bureau devient disponible et vous n'avez pas à attendre dans la file d'attente pour effectuer votre travail - rapidement.
2. Sécurité totale des documents
Grâce à l'impression à la volée, vous pouvez non seulement accéder à tous les MFD, mais vos documents restent entre vos mains. Appuyez sur la touche "contrôle-P" et détendez-vous (plus besoin de courir dans le couloir pour accéder à ce document confidentiel). Avec les solutions MPS, vous "contrôlez-P", le travail est envoyé sur votre réseau au serveur et y reste jusqu'à ce que vous vous rendiez physiquement à l'imprimante et que vous "tiriez" le travail vers le MFD de votre choix. Il vous suffit de vous connecter à l'aide de votre carte d'identité, de votre code PIN ou de votre appareil mobile pour que l'appareil retire le travail du serveur et vous le remette en toute sécurité.
Vous pouvez désormais accéder en toute confiance à n'importe quelle imprimante, copieur ou scanner de votre réseau MPS et vous avez éliminé l'un des petits désagréments qui peuvent gâcher une bonne journée, tout en économisant du temps et de l'argent.
3. Du sur-mesure pour vous
Vous vous souvenez de cette imprimante peu connue à laquelle vous avez dû vous rendre parce que la salle de photocopie faisait la queue ? Vous n'utilisez pas cette imprimante très souvent et, lorsque vous vous en approchez, vous êtes pris d'effroi parce que le tout petit panneau de la machine est complètement différent du grand panneau de la salle de reprographie. Chaque imprimante, scanner et photocopieuse possède un petit "panneau" différent (mieux connu sous le nom d'interface utilisateur ou IU). Combien de fois avez-vous eu besoin d'ajuster la couleur ou la taille sur une nouvelle interface utilisateur et avez-vous dû procéder par essais et erreurs sur quatre ou cinq copies avant d'y parvenir ? Avec une solution MPS, le petit panneau de chaque MFP devient une interface utilisateur de la taille d'une tablette, personnalisée en fonction de vos besoins spécifiques.
Si vous êtes professeur d'arts plastiques et que vous devez pouvoir imprimer en couleur ou en plusieurs tailles et formats, une solution MPS peut vous offrir ces fonctions sur une interface facile à utiliser (pensez à des applications de type "pointer et cliquer"). Il n'y a pas de confusion et chaque appareil, quel que soit le modèle ou la marque, se comporte toujours de la même manière, en fonction de vos besoins.
4. Numériser, ne pas bloquer
Le patron a besoin de ce document... mais il se trouve à l'autre bout du campus, à un autre étage ou dans un autre pays, dans votre bureau satellite... Ne vous inquiétez pas. Avec les solutions MPS, vous pouvez aller au MFP, imprimer votre document, le signer et le scanner pour l'envoyer à votre patron dans votre bureau de Singapour (vous êtes à Barcelone), et il pourra l'imprimer en couleur. Ou encore, vous avez toutes vos photos de vacances sur votre clé USB et, comme vous ne pouvez pas utiliser les ressources de l'entreprise pour les imprimer, il vous suffit de la brancher et de l'envoyer dans votre dossier de vacances Google Drive. Mieux encore, si vous êtes enseignant et que vous devez remettre un guide d'étude à vos étudiants en sciences... numérisez-le et déposez-en une copie dans les dossiers du réseau de leur école et faites votre part - et celle de votre école - dans la réduction de votre empreinte carbone.
Les fonctionnalités de numérisation vers le courrier électronique, le cloud et les dossiers réseau des solutions logicielles MPS peuvent transformer la façon dont vous envisagez la distribution de l'information.
5. Passer au "sans conducteur"
Vous arrive-t-il de vous rendre à votre poste de travail, à votre bureau, et d'appuyer sur la touche "contrôle-P", d'aller chercher l'imprimante et de ne pas la trouver ? Vous savez que vous avez appuyé sur "Entrée". Vous ne le voyez pas dans la corbeille, il n'y a personne, il n'a pas pu s'en aller tout seul. Vous retournez donc à votre bureau pour réimprimer et vous vous rendez compte que vos imprimantes ont disparu. Ces noms d'imprimantes sont tous connectés par des pilotes et il faut maintenant qu'un informaticien vienne les réinstaller, mais tout le monde est rentré chez soi pour la journée. Avec l'impression sans pilote, vous pouvez envoyer vos tâches à un courriel désigné sur le serveur, puis aller les récupérer sur l'imprimante.
L'impression sans conducteur, mobile et par des invités signifie que vous n'avez plus besoin de vous préoccuper des tâches de routine sur votre MPS.
A retenir
Votre organisation dispose probablement d'un MPS, ou au moins d'un réseau d'imprimantes, de scanners et de copieurs, et la plupart d'entre eux ne les suivent pas, ne les optimisent pas et ne les utilisent pas au maximum de leur potentiel. C'est précisément ce que permet une solution telle que MyQ Solution. En effet, 90% des entreprises ne savent pas combien elles dépensent en impression et en copie, les services informatiques passent jusqu'à 20% de leur temps à s'occuper de leur MPS, et 65% des documents imprimés sont jetés à la poubelle.
Les entreprises tournées vers l'avenir savent que l'optimisation des flux de travail augmente les bénéfices, rend les employés plus heureux et allège les responsabilités des services informatiques, déjà soumises au stress. Elles savent que ce sont les détails qui font la différence et qui leur donnent une longueur d'avance sur la concurrence.
Le contrôle de l'utilisation des imprimantes est un élément essentiel des services informatiques de toutes les grandes entreprises. Le logiciel de gestion d'impression utilisé par une entreprise doit permettre de générer des rapports d'impression précis aussi facilement que possible.
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