Comment l Czech Statistical Office a réduit les coûts et la complexité avec MyQ X
complexité avec MyQ X

Défi

L’Office tchèque de la statistique (SS) est un organisme gouvernemental ayant un siège social à Prague et 13 branches régionales dans tout le pays. Le bureau recueille et traite des données pour construire une base de données informatique, accessible aux municipalités, au public et à d’autres organismes gouvernementaux en République tchèque et à l’étranger.

Autrefois, il y avait une solution d’impression non homogène en place, composée de MFPs et d’imprimantes A4 de différentes marques et anciennetés. Tous étaient en utilisation locale. Il n’y avait pas de logiciel pour gérer l’impression, pas de sécurité dans l’ensemble du parc et pas de rapport. Le service informatique a souvent été appelé pour des questions qu’ils devaient solutionner manuellement. Par exemple, après une coupure de courant, ils devaient faire le tour des imprimantes. Cette activité très impopulaire a été appelée "tour d’impression".

La gestion des utilisateurs était également compliquée, car chaque nouvel utilisateur devait être configuré sur chaque imprimante séparément. La base de données originale des utilisateurs fournie par Konica Minolta n'avait qu'une capacité de 1000 utilisateurs, elle se remplissait donc rapidement et sa maintenance était fastidieuse.

Solution

La solution MyQ X a été installée avec un parc de périphériques Kyocera (60 MFPs et 120 imprimantes A4). Cela a d’abord facilité la gestion des utilisateurs grâce à l’Active Directory.

L’impression et la numérisation sécurisées sont devenues une norme pour les utilisateurs et les nouvelles politiques d’impression ont rapidement conduit à une diminution du volume d’impressions – l’impression en noir et blanc a été réduit de 10% et l’impression couleur de 20%.

Avantages

Ce que l’équipe informatique apprécie le plus, c’est que MyQ X est une étape majeure vers l’automatisation de la gestion des utilisateurs. Ils ont économisé environ 20% du temps et de stress. Le service informatique n’a guère besoin de réparer quoi que ce soit lié aux imprimantes, sauf pour des questions comme la mise en place de nouveaux codes PIN, etc.

Un autre point de succès était le processus d’installation simple et rapide – grâce à des options de mise en place à distance, il n’était pas nécessaire de se déplacer dans les succursales régionales.

La direction a maintenant accès à des rapports entièrement personnalisables, ce qui permettra d’optimiser encore davantage les politiques d’impression.

Les utilisateurs eux-mêmes se sont habitués à MyQ avec facilité, principalement grâce à une interface utilisateur très intuitive avec des commandes simples. L'administrateur a défini des droits et des fonctions spécifiques pour les départements, afin de répondre à leurs besoins particuliers en matière d'impression et de numérisation. Enfin, MyQ a également été bien accueilli par les utilisateurs de la bibliothèque publique de ČSÚ.