Reporting avanzato con MyQ X

Nell'era della digitalizzazione, le aziende stanno reinventando i propri processi e incoraggiano i propri dipendenti a pensarci due volte prima di stampare un foglio. Eppure, quando si digita su Google «costi di stampa in ufficio» o «monitoraggio dell'utilizzo delle stampanti», ecco cosa inizia ad apparire:

"Ben il 3% del reddito di un'azienda viene speso per stampare, copiare, archiviare e spedire documenti cartacei".(MyDataScope)

"Una persona media utilizza tra i 250 e i 300 chili di carta ogni anno".

"Secondo un sondaggio condotto tra le piccole imprese, il 47% riferisce che la stampa di e-mail da parte dei dipendenti rappresenta una parte importante del loro utilizzo per la stampa"

"Quasi due terzi delle piccole imprese non riescono a tenere traccia di quanto costano i loro dispositivi di stampa, né a monitorarne l'utilizzo".(SmallBiz Trends)

La presentazione in PowerPoint deve essere stampata come dispensa per ogni partecipante al workshop o si può condividere la presentazione in tempo reale per consentire alle persone di prendere appunti in formato elettronico? E alla fine del workshop, distribuite un questionario cartaceo o indirizzate le persone a un modulo di Google dove possono registrare la loro opinione con pochi clic nei 5 minuti rimanenti?

Naturalmente, a volte preferiamo avere un documento in bianco e nero per una buona ragione. Ad esempio, un contratto di lavoro. O un atto notarile. Molti di noi preferiscono anche studiare i materiali con il buon vecchio evidenziatore in mano, piuttosto che scrutare uno schermo luminoso per ore e ore.

Finché esiste un qualsiasi tipo di stampa d'impresa, ci sarà anche la necessità di avere questa voce nell'elenco delle spese aziendali ben coperta e documentata.

Monitoraggio del Parco stampanti

L'onere di monitoraggio di tutte le attività di stampa in unarete stampanti ricade spesso sul personale IT dell'azienda e può incidere notevolmente sulla loro agenda già fitta di impegni. Con la giusta soluzione di gestione della stampa, tuttavia, Parco stampanti non deve necessariamente essere un problema.

In genere, un amministratore IT trae vantaggio da qualsiasi processo automatizzato: ricevere una notifica quando una stampante del parco macchine presenta un malfunzionamento, quando i materiali di consumo stanno per esaurirsi e disporre di un efficace monitoraggio dell’utilizzo delle stampanti, specialmente nel caso di un Parco stampanti composto da modelli di diversi produttori. Poter definire report personalizzati e inviarli ogni lunedì ai membri della direzione sarà un vero sollievo che consentirà di risparmiare tempo.

server di stampa conservano registrazioni dettagliate delle Lavori di Stampa da tutti gli utenti, i progetti e i dispositivi, consentendo così di analizzare le attività di stampa, copia e scansione a qualsiasi livello di interesse: a livello di utente, stampante, gruppo, reparto, filiale aziendale o account cliente. 

Naturalmente, a volte è utile avere una panoramica dell'attività di stampa non solo in numeri assoluti, ma anche per un certo periodo di tempo, per poter identificare le tendenze e le tendenze emergenti a sovraccaricare o ignorare determinati dispositivi. A tal fine, è possibile specificare gli intervalli di date per i quali visualizzare i dati desiderati.

Aggiornamenti regolari sull'attività di stampa forniscono una visione accurata del grado di utilizzo delle stampanti, da parte di chi e quando. I risultati dei report avanzati possono guidare le decisioni di acquisto da parte del management. Ad esempio, il CTO può decidere di sostituire 10 vecchie macchine con 3 nuove stampanti multifunzione, oppure di spostare quelle esistenti in modo che i dipendenti le utilizzino in modo più uniforme ed efficiente.

Una reportistica di stampa potente e accurata aiuta anche a osservare le tendenze nel tempo e a modificare le politiche di stampa in risposta. Rivalutare i diritti di stampa dei dipendenti e imporre la stampa in bianco e nero o la stampa fronte/retro può portare a costi significativamente inferiori e a un minore impatto ambientale nel tempo.

MyQ fornisce rapporti avanzati?

È proprio così. A partire da gli importanti aggiornamenti di quest'anno del server centrale, MyQ sta compiendo muovendo passi avanti verso il trasferimento del potere di comprensione nelle mani dei clienti.

Si è iniziato con una riscrittura completa dell'architettura del motore centrale MyQ, che ha permesso di passare da un Contabilizzazione in cui l'unità di riferimento per la registrazione Lavori di Stampa o copia Lavori di Stampa una singola sessione utente, a Contabilizzazione basata sui lavori, molto più intuitiva. In pratica, ciò significa che un utente può eseguire diverse azioni sulla Stampante multifunzione una sessione di accesso, e ciascuna sarà contabilizzata separatamente. Può decidere di scansionare un lotto di fatture e subito dopo stampare materiali per un cliente legale, ed entrambe le operazioni possono essere fatturate nell'ambito di progetti distinti e secondo regole separate.

Ciò consente di ottenere un livello di dettaglio molto più elevato quando si tratta di riportare i dati, e MyQ ha ora abbinato a ciò una maggiore libertà di creare report avanzati personalizzati.

Quando unParco stampanti MyQ 8 o successive, i dati relativi Lavori di Stampa e copia Lavori di Stampa memorizzati nei contatori del software in esecuzione su ciascuna Stampante multifunzione ilTerminale integrato MyQ Terminale integrato. Questi Contabilizzazione dettagliati vengono regolarmente sincronizzati con il server MyQ e successivamente replicati nel database centrale sul server MyQ .

Gli amministratori IT possono quindi creare report personalizzati basati sui Contabilizzazione dettagliati Contabilizzazione . Possono esaminare qualsiasi combinazione dei parametri monitorati: date di invio dei lavori, date di Rilascio del lavoro, Dispositivo , formato della carta stampata, impostazione simplex/duplex, impostazione colore/scala di grigi, ecc.

Quello che prima era un processo che richiedeva di contattare l' assistenza clienti MyQ e di chiedere un'estrazione e una visualizzazione manuale dei dati , ora è nelle mani dei partner e dei clienti stessi MyQ .

Rapporti MyQ di qualità superiore con strumenti di BI 

Le aziende che desiderano una buona rappresentazione visiva dei costi di stampa e desiderano analizzare la stampa, la copia o la scansione di Lavori di Stampa utilizzando un'ampia gamma di grafici o cruscotti, possono affidarsi a una serie di soluzioni di business intelligence.

A partire dall'aggiornamento del server centrale server . server (patch 2), MyQ strumenti di BI esterni. I reparti finanziari, ad esempio, possono ora collegare facilmente il server centrale al software di BI della propria azienda e allineare i report Parco stampanti con il resto dei report del sistema ERP aziendale.

I report possono essere assemblati da zero dall'amministratore IT per ottenere approfondimenti personalizzati su dati specifici, ma esistono anche modelli predefiniti per una maggiore comodità, come quello disponibile per Microsoft Power BI:

 

_{Esempio di report MyQ creato in Microsoft Power BI.}

 

I clienti di MyQ devono avere un accesso completo e comodo al loro database e ai dati in esso contenuti in qualsiasi momento e in qualsiasi forma essi scelgano. MyQ supporta non solo Power BI, ma anche altri strumenti di reporting e applicazioni per l'elaborazione dei dati, dall'estrazione in MS Excel fino all'importazione nel sistema ERP dell'azienda (come SAP), ecc.

 

Quali sono le politiche di stampa che le aziende possono adottare per risparmiare sui costi?

Forzare la stampa fronte/retro: uno dei modi più ovvi per risparmiare carta è stampare il più possibile su due lati.

Regolare i diritti di stampa - limitare la stampa a colori per alcuni gruppi di utenti, ad esempio i reparti delle risorse umane, che in genere stampano i CV dei candidati o i contratti di lavoro contenenti elementi a colori che potrebbero benissimo rimanere in scala di grigi.

Rendere visibili i rapporti di stampa - semplicemente per il naturale effetto psicologico che ha sulle persone il sapere che una certa attività viene monitorata.

Introdurre delle quote: in determinati contesti aziendali potrebbe essere opportuno valutare la possibilità di fissare dei limiti per utente o per reparto.

Instillare il pensiero digitale negli utenti - spingere un ufficio verso la digitalizzazione non significa solo che la direzione si sta impegnando consapevolmente per rendere più ecologico il posto di lavoro e per entrare nell'era dell'assenza di carta. Ci sono una serie di effetti molto pratici per le persone. Per esempio, quando si scansiona la posta in arrivo nel sistema di gestione dei documenti, invece di fare una copia di ogni lettera per ogni persona interessata. I documenti digitalizzati offrono una possibilità di ricerca e una disponibilità di gran lunga superiore a quella di doversi tuffare nella pila sempre più grande della scrivania, soprattutto quando si va di fretta.

Il monitoraggio dell'utilizzo delle stampanti è un elemento fondamentale nei reparti IT di tutte le grandi aziende. Il software di gestione delle stampe utilizzato da un'organizzazione dovrebbe rendere il più semplice possibile la creazione di report accurati sulle stampe. Grazie alle possibilità di automatizzazione della raccolta dei dati dai contatori delle fotocopiatrici multifunzione, la creazione di report sulle attività di stampa, copia e scansione è finalmente un gioco da ragazzi, consentendo così al reparto IT di dedicare il proprio tempo alla risoluzione di compiti più critici che non smettono mai di presentarsi. 

 

Ottenete una reportistica avanzata con MyQ Enterprise!