Come l Czech Statistical Office ha ridotto costi e
complessità con MyQ X

Sfida

L'Czech Statistical Office (ČSÚ) è un ente governativo con sede a Praga e 13 filiali regionali in tutto il Paese. L'ufficio raccoglie ed elabora dati per costruire un database informativo, a disposizione dei comuni, del pubblico e di altre agenzie governative nella Repubblica Ceca e all'estero.

ČSÚ disponeva di una soluzione di stampa non omogenea, composta da multifunzione e stampanti A4 di varie marche ed età. Tutte erano impostate come "locali". Non c'era un software per gestire la stampa, non c'era sicurezza per tutto il parco macchine (solo per i singoli dispositivi) e non c'era reportistica. Il reparto IT veniva spesso chiamato a risolvere i problemi manualmente. Dopo un'interruzione di corrente, ad esempio, dovevano riaccendere le stampanti una per una. Questa attività impopolare era chiamata "tour de print".

Anche la gestione degli utenti era complicata, in quanto ogni nuovo utente doveva essere configurato separatamente su ogni stampante. Il database utenti originale fornito da Konica Minolta aveva una capacità di soli 1000 utenti, quindi si riempiva rapidamente ed era noioso da mantenere.

Soluzione

La soluzione di gestione della stampa MyQ è stata installata insieme a un parco stampanti all'avanguardia di Kyocera (60 multifunzione e 120 stampanti A4). Questo ha facilitato la gestione degli utenti grazie ad Active Directory.

La stampa e la scansione sicure sono diventate uno standard d'oro per gli utenti e le nuove politiche di stampa hanno portato rapidamente a una diminuzione del volume di stampe : la stampa in bianco e nero è stata ridotta del 10% e quella a colori del 20%.

Risultato

L'aspetto più apprezzato dal team IT di ČSÚ è che MyQ rappresenta un passo importante verso l'automatizzazione della gestione degli utenti. Ha permesso di risparmiare circa il 20% del loro tempo. Il reparto IT non ha quasi bisogno di sistemare nulla relativo alle stampanti, ad eccezione di questioni come l'impostazione di nuovi codici PIN, ecc.

Un altro punto a favore è stato il processo di installazione semplice e veloce. Grazie alle opzioni di configurazione remota, non è stato necessario recarsi di persona in ciascuna delle filiali regionali.

La direzione ha ora accesso a rapporti completamente personalizzabili, che contribuiranno a ottimizzare ulteriormente i criteri di stampa.

Gli utenti stessi si sono abituati a MyQ con facilità, soprattutto grazie a un' interfaccia utente estremamente intuitiva e con controlli semplici. L'amministratore ha impostato diritti e funzioni speciali per i reparti, per soddisfare le loro specifiche esigenze di stampa e scansione. Infine, MyQ è stato accolto con favore anche dagli utenti della biblioteca pubblica di ČSÚ.