Sicurezza e stabilità: I due pilastri di una stampa affidabile

Sebbene ciò sia in gran parte vero, la "semplice" stampa (o copia o scansione) di alcune pagine non è completamente al di fuori di varie minacce alla sicurezza. Inoltre, all'interno di un'azienda, i dispositivi di stampa possono trovarsi in situazioni difficili, come interruzioni di corrente o perdite di dati.
Lo scopo del seguente articolo non è quello di spaventarvi, ma piuttosto di rendervi consapevoli di alcune vulnerabilità di sicurezza e stabilità che il vostro parco stampanti potrebbe incontrare e di come prevenirle.

Considerazioni sulla sicurezza  

Per quanto riguarda la sicurezza della stampa, le questioni vanno oltre le esigenze di protezione fondamentale di PC e server. Per garantire che i processi di copia e scansione di un'azienda funzionino in modo fluido e sicuro, è necessario applicare misure di sicurezza all'intero ciclo di vita del processo di stampa o scansione. Dovrebbero spaziare dalla sicurezza della rete e la crittografia dei dati trasmessi, alla sicurezza del Web e delle app per consentire solo l'accesso autorizzato agli account di sistema, alla protezione dell'endpoint (cioè la protezione del dispositivo multifunzione con cui l'utente interagisce) fino a garantire la riservatezza delle informazioni effettive contenute nel documento stampato o scansionato. In parole povere, ciò significa che gli amministratori IT devono assicurarsi che tutte le comunicazioni tra la soluzione di stampa, la workstation dell'utente e il dispositivo di stampa endpoint siano protette. Lo stesso vale per il database e l'accesso al server di stampa. 

Molte aziende non considerano il fatto che i loro dipendenti inviano una grande quantità di dati non protetti attraverso la stampa, che può essere una fonte di fuga di dati. Se il dispositivo di stampa non è sufficientemente sicuro, può facilmente diventare un punto di accesso per un attacco hacker. Una volta entrati nella rete, gli hacker possono origliare il traffico della stampante e persino catturare i documenti inviati alla macchina da stampa. 

Tuttavia, non tutte le minacce possono verificarsi nello "spazio digitale": ci sono anche diverse preoccupazioni che riguardano l'hardware di stampa, sia esso una piccola stampante o un multifunzione complesso. Entrambi hanno bisogno di un proprio "muro di difesa", poiché la maggior parte di questi dispositivi ha un disco rigido interno che può memorizzare i lavori di copia o di scansione. In caso di furto, è possibile recuperarne i dati. Inoltre, se il dispositivo di stampa non è protetto da una password, qualcuno può modificare le impostazioni in modo non autorizzato, ad esempio per inoltrare il lavoro di stampa a un determinato indirizzo e-mail. Infine, uno dei maggiori pericoli che possono correre i documenti stampati è quello di essere prelevati (rubati) da una persona indesiderata dopo essere stati stampati senza alcuna autenticazione o semplicemente lasciati nel vassoio della carta per troppo tempo. 

Considerazioni sulla stabilità 

Anche se la sicurezza è la preoccupazione numero uno, avere una stampa sicura non significa che la battaglia di un'azienda sia finita. Almeno non ancora. C'è un'altra area importante che influenza il buon funzionamento del parco stampanti: la stabilità. Infatti, solo una soluzione di stampa sicura che sia anche stabile può garantire un'esperienza di stampa senza problemi. Quando si parla di stabilità, queste sono le principali preoccupazioni a cui pensare: 

• Disponibilità - significa che esiste un piano B in caso di evento imprevisto, che garantisce agli utenti di continuare a utilizzare i servizi di stampa senza essere bloccati da tempi di inattività dei server o dei dispositivi.  
• Scalabilità e prestazioni: quando le esigenze della vostra attività cambiano o crescono insieme alla vostra azienda, dovete adattare le vostre capacità di stampa a questa nuova situazione.  
• La soluzione di stampa implementata nella vostra azienda potrebbe essere frenata anche da bug, componenti obsoleti o da un programma di formazione mancante, quindi l'affidabilità e la flessibilità giocano un altro ruolo importante.  
• E alla fine, se le cose vanno completamente male, la mancanza di strumenti di backup e ripristino adeguati può comportare non solo una perdita significativa di dati, ma anche una lunga reinstallazione. 

Come evitare i punti deboli della sicurezza? 

Con gli strumenti giusti a disposizione, queste vulnerabilità possono essere eliminate piuttosto facilmente. Innanzitutto, i problemi di sicurezza:  

1. Per quanto riguarda la protezione della rete, la chiave è la connessione crittografata dell'intero percorso "utente - server di stampa - dispositivo", in modo che nessuna persona non autorizzata possa entrare in questo flusso di informazioni trasmesse. 
2. Un altro passo potrebbe essere quello di definire i ruoli di stampa, in modo che gli utenti abbiano accesso solo alle informazioni a cui hanno diritto (considerate la stampa privata per gli utenti VIP). 
3. Per proteggere il vostro hardware, equipaggiate il dispositivo di stampa con un'applicazione terminale adeguata, in modo che non possa essere sbloccato senza login.  
4. Per evitare un prelievo indesiderato di documenti, la stampa solo dopo l'autorizzazione alla fotocopiatrice è un must e può essere addirittura migliorata in alcune aree ad alta sicurezza (doppia autenticazione tramite carta d'identità e password, ad esempio).  
5. Se i documenti sono riservati, è bene contrassegnarli con un "timbro" digitale, come una filigrana o una firma digitale.
   
   

Come evitare i punti deboli della stabilità? 

Per quanto riguarda la stabilità, un'azienda deve essere in grado di stampare anche in caso di perdita della connessione al server di stampa. A tal fine è necessaria una solida soluzione di failover che garantisca la disponibilità dei servizi di stampa fino al ripristino del server. Procuratevi un Cluster di failover adeguato che passi dai server attivi a quelli passivi per garantire un funzionamento fluido anche in caso di fermo del server.  

Per superare gli ostacoli che bloccano la crescita dell'azienda, è utile avere un'architettura server centralizzata, che non è divisa in parti più piccole e aiuta ad aggiungere nuove unità più facilmente e a gestire tutto da un unico posto.  

Se il sovraccarico di file troppo grandi vi rallenta, cercate di semplificare le cose per il vostro server, ad esempio implementando una funzione scan-to-link.  

La vostra soluzione di stampa dovrebbe essere rilasciata regolarmente per correggere eventuali bug in corso e avere un portale per i partner, in modo che gli utenti o gli amministratori non si perdano mai nella confusa giungla digitale di tutte le sue possibilità e funzioni.  

Infine, preparatevi al "peggio" e tenete a portata di mano strumenti di backup affidabili in caso di black-out totale. 

Passare al cloud? 

Le aziende più lungimiranti stanno spostando la loro infrastruttura su piattaforme cloud, liberandosi dalla dipendenza dalle soluzioni informatiche in loco. Questo toglie pressione al personale IT e alleggerisce i bilanci in termini di manutenzione dell'hardware, e questo vale anche per i server di stampa. Tuttavia, molte aziende hanno un comprensibile dubbio sul trasferimento dei propri servizi e contenuti su cloud pubblici per vari motivi di sicurezza.

L'opzione più diffusa è quella di trasferire i sistemi in un cloud privato che offre flessibilità, scalabilità e sicurezza, come ad esempio MS Azure. Con l'installazione di MyQ nel cloud privato, è possibile usufruire in tutta sicurezza di tutte le funzioni e i vantaggi di MyQ. MyQ si connette anche al servizio Universal Print di Microsoft, il che significa che gli utenti possono inviare documenti da stampare in remoto senza VPN, ad esempio dall'ufficio di casa o da viaggi di lavoro.

Se siete alla ricerca di una soluzione efficace per mantenere la stampa della vostra azienda protetta e stabile, MyQ potrebbe essere la scelta giusta. I nostri sviluppatori hanno preso in considerazione tutte le vulnerabilità del parco stampanti elencate in precedenza e hanno creato una soluzione aderente per prevenirle e/o risolverle. Funzionalità come MyQ Easy Cluster, MyQ Centrale Back-up Server, MyQ Embedded Terminal e MyQ. MyQ Embedded Terminalo la crittografia avanzata costituiscono un kit di strumenti completo che si occuperà del funzionamento ininterrotto delle vostre stampanti.

Se decidete di trasferire la vostra infrastruttura (anche solo in parte) nell'ambiente cloud, MyQ può assistervi anche in questo nuovo viaggio. Lasciate che MyQ si occupi di questi due pilastri fondamentali dei flussi di lavoro affidabili di stampa, scansione e copia e gestite i vostri documenti in tutta tranquillità!

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