Soluzioni di stampa senza preoccupazioni per le PMI

Criteri di selezione di una soluzione di stampa

Uno dei parametri cruciali da considerare è la dimensione dell'azienda. Nelle grandi aziende, l'installazione di una soluzione di stampa richiede solitamente un hardware locale robusto (un server di stampa), in grado di garantire la distribuzione e l'esecuzione del carico di lavoro per un gran numero di utenti con diritti diversi. Altri requisiti includono una fatturazione affidabile dei costi e una reportistica dettagliata. Tutte queste funzioni devono essere svolte da centinaia di dispositivi di marche e dimensioni diverse. Per questo motivo, la preoccupazione principale è quella di integrare un'ampia flotta di dispositivi con l'infrastruttura locale e di gestirla da un'unica postazione.

La situazione è diversa per le piccole e medie imprese (PMI). Questi uffici, negozi o fabbriche di solito stampano volumi inferiori e utilizzano solo pochi dispositivi multifunzione (o una dozzina al massimo). Questo non significa però che non debbano preoccuparsi di soluzioni dedicate e che debbano accontentarsi di un normale cavo tra un PC e una stampante. Un software di gestione della stampa di alta qualità fornisce un controllo centralizzato sui dispositivi di stampa in rete e garantisce la sicurezza delle comunicazioni. Gli utenti tendono a sottovalutare l'importanza della protezione dei dati di stampa, anche se i documenti contengono informazioni sensibili. L'hardware di stampa rappresenta infatti un possibile punto di ingresso per un attacco informatico. 

Una soluzione di stampa può essere vantaggiosa per una piccola azienda?

L'acquisto e la gestione di un server di stampa possono rappresentare per le PMI una voce di costo enorme, che non rientra nel loro budget. Per questo motivo esistono soluzioni in grado di assumere il ruolo di un server di stampa e di fornire flussi di lavoro documentali convenienti anche per le installazioni più piccole, idealmente utilizzando la tecnologia cloud (ma di questo parleremo più avanti).

La prima alternativa è la tecnologia edge. Sostituisce un server e invia i dati a una soluzione di stampa situata nella rete locale. Un esempio di tecnologia edge è Easy Box di MyQ, introdotto nel 2013 e pensato per le piccole aziende. La tecnologia edge non consente comunque di evitare la gestione dell'hardware locale.

Un'altra opzione senza server è rappresentata dalla tecnologia mesh basata sulla potenza di calcolo condivisa dagli utenti. Questa soluzione si basa sul principio della condivisione dei lavori di stampa all'interno di un'infrastruttura aziendale utilizzando i cosiddetti "nodi", ovvero i computer degli utenti. I lavori di stampa non vengono trasferiti attraverso un server di stampa, ma attraverso l'hardware locale disponibile in quel momento. Da questa rete, una parte dei dati di stampa viene inviata al cloud, dove viene elaborata dalla soluzione di stampa dell'azienda.

In questa configurazione, un server di stampa non è necessario, ma la condivisione dei dati tra i personal computer può limitarne le prestazioni e rallentare i dispositivi, il che è indesiderabile. C'è anche il problema della sicurezza dei dati: i dati sono criptati, ma vengono comunque condivisi con altri utenti.

Passare dall'hardware locale al cloud

Se un'azienda utilizza un cloud privato per la gestione dei dati, lo stesso cloud può essere utilizzato anche per ospitare il software di stampa, risparmiando spazio sul server locale. Ad esempio, la soluzione MyQ X può essere completamente spostata sul cloud privato Microsoft Azure e connessa con Universal Print by Microsoft che, tra le altre cose, consente agli utenti che lavorano da casa di inviare lavori di stampa in remoto senza connessione VPN.

Esiste anche una strada completamente nuova che le PMI possono percorrere quando cercano una soluzione moderna per la stampa. Oggi una soluzione di stampa può essere trasferita completamente su un cloud pubblico, configurata come servizio (SaaS) e scalata in modo flessibile in base alle esigenze attuali dell'azienda. MyQ Roger è un assistente digitale intelligente per le moderne postazioni di lavoro, progettato proprio per questo tipo di utilizzo del cloud pubblico. Non richiede un server di stampa locale per la stampa e la scansione e, una volta implementato, è estremamente facile da usare grazie a una semplice app dedicata.

Sia il reparto IT che gli utenti risparmiano tempo

Un importante vantaggio che MyQ Roger offre a tutte le aziende che non dispongono di un reparto IT specializzato è l'eliminazione di una serie di compiti legati alla stampa: non solo la manutenzione del server, ma anche l'integrazione con l'infrastruttura locale o i lunghi aggiornamenti. MyQ Roger è un SaaS fornito sulla base di un abbonamento mensile, senza alcuna installazione complicata. L'azienda si limita a caricare l'applicazione dedicata MyQ Roger sul terminale del proprio multifunzione (l'abbonamento viene addebitato in base al numero di dispositivi con l'applicazione), gli utenti possono connettersi con un codice QR e iniziare a gestire i propri documenti dal proprio smartphone, senza dover toccare il pannello del multifunzione.

L'applicazione mobile MyQ Roger è molto intuitiva e può essere utilizzata per la scansione e la stampa diretta nel cloud. Gli utenti possono impostare varie scorciatoie per i flussi di lavoro che utilizzano spesso (come Scan to E-mail) e in pratica portare con sé un ufficio mobile ovunque vadano. Per farla breve, MyQ Roger è un compagno moderno e perfetto per tutte le aziende che cercano una soluzione di stampa flessibile e sicura, senza preoccupazioni. 

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