PrintSharing: un approccio pratico alla stampa per ospiti e utenti esterni

O l'accesso viene limitato per proteggere la rete, oppure vengono introdotte soluzioni alternative che comportano rischi e un aumento dei costi operativi. In entrambi i casi, l'esperienza è raramente ottimale.

Gli utenti non sono più disposti a installare driver, scaricare applicazioni o creare account solo per stampare un singolo documento. Si aspettano che il processo sia immediato, semplice e prevedibile.  

PrintSharing, diMyQ Roger, è stato progettato proprio per questa realtà. 

La sfida della stampa tradizionale per gli ospiti

La stampa per gli ospiti si basa spesso su metodi ormai superati.

Ai visitatori viene chiesto di connettersi alle reti interne, installare i driver di stampa o inviare i file a un membro del personale per la stampa manuale. Questi metodi comportano disagi per gli utenti e creano ulteriori responsabilità per i team IT e il personale della reception. 

In luoghi molto frequentati come aeroporti, campus universitari, hotel e spazi di coworking, la situazione diventa ben presto difficile da gestire.

Consentire l'accesso alle reti aziendali a dispositivi non registrati comporta rischi per la sicurezza. I flussi di lavoro manuali rallentano le operazioni. Inoltre, in assenza di controlli chiari, i costi di stampa possono aumentare senza che se ne abbia consapevolezza. 

Queste sfide non sono nuove, ma sono diventate più evidenti con l'espansione degli ambienti e l'aumento costante delle aspettative degli utenti. 

Un modello alternativo per la stampa pubblica 

Anziché ricorrere a driver o applicazioni, la stampa viene gestita tramite un flusso di lavoro basato su browser e codici QR. Gli utenti scansionano un codice QR, caricano il proprio documento e completano il processo di stampa direttamente dal proprio dispositivo. Nessuna installazione, nessuna registrazione e nessuna dipendenza da sistemi interni. 

Dal punto di vista dell'utente, la procedura è semplice. Dal punto di vista dell'organizzazione, rimane sotto controllo e sicura. 

Progettato per ambienti caratterizzati da un movimento costante

Gli utenti accedono al sistema, completano un'attività e se ne vanno. Non fanno parte dell'infrastruttura dell'organizzazione e non hanno il tempo di familiarizzarsi con il sistema. PrintSharing è stato progettato proprio per questo tipo di utilizzo.

Elimina la necessità di una procedura di registrazione e riduce l'interazione a pochi passaggi chiari. Ciò è in linea con ciò che gli utenti si aspettano dai servizi moderni, dove l'accesso è immediato. 

Sicurezza senza compromessi 

Gli approcci tradizionali richiedono spesso di aprire alcune parti della rete o di introdurre eccezioni per i dispositivi non presenti nell'elenco. Ciò comporta un rischio costante che è difficile da monitorare.

PrintSharing evita questo problema operando in un ambiente isolato, in cui le sessioni degli utenti sono separate e non interagiscono con la rete interna.

I documenti vengono elaborati durante la sessione e eliminati una volta completata l'operazione. Ciò riduce il rischio di persistenza dei dati e contribuisce a garantire che i documenti sensibili non vengano conservati dopo l'uso. 

Da centro di costo a servizio gestito 

La gestione manuale dei pagamenti, l'elaborazione dei rimborsi o l'assegnazione di personale per assistere nella stampa possono rapidamente superare il valore del servizio stesso. 

PrintSharing offre una prospettiva diversa.

Grazie ai pagamenti mobili integrati, la stampa può funzionare secondo un modello self-service. Gli utenti pagano direttamente tramite il proprio dispositivo e le transazioni vengono gestite automaticamente.

Ciò elimina la necessità di gestire manualmente i pagamenti e riduce il carico di lavoro del personale. Allo stesso tempo, consente alle organizzazioni di recuperare i costi o generare entrate da un servizio che in precedenza era difficile da gestire. 

Riduzione dei costi operativi 

Il personale che si occupa delle richieste di stampa, della gestione Lavori di Stampa non andati a buon fine o delle procedure di rimborso è un esempio di tempo dedicato ad attività di scarso impatto. Passando a un modello self-service, PrintSharing elimina gran parte di questi oneri amministrativi. 

Gli utenti gestiscono autonomamente le proprie stampe dall'inizio alla fine. I team IT non devono occuparsi della configurazione di complessi accessi per gli ospiti. Il personale può concentrarsi sulle proprie mansioni principali invece di dedicarsi alle richieste di stampa di routine. 

Il risultato è un funzionamento più efficiente senza aggiungere complessità.  

Progettato per essere scalabile in tutte le sedi 

Le organizzazioni con più sedi devono spesso affrontare ulteriori difficoltà. È possibile che sia necessario gestire prezzi, politiche e configurazioni separatamente per ogni sede. Ciò comporta un maggiore carico amministrativo e genera incongruenze. 

PrintSharing supporta la gestione centralizzata, consentendo alle organizzazioni di definire regole e applicarle in più sedi. Ciò rende più semplice garantire la coerenza, adattandosi al contempo alle esigenze specifiche di ciascun ambiente.   

Un modello in linea con le aspettative odierne 

PrintSharing riflette un cambiamento più ampio nel modo in cui vengono forniti i servizi. Gli utenti si aspettano un accesso immediato. Le organizzazioni richiedono sicurezza e controllo. I team IT hanno bisogno di soluzioni che riducano la manutenzione anziché aumentarla.  

Eliminando i passaggi superflui e concentrandosi sui risultati concreti, PrintSharing offre un modello in linea con il modo in cui le persone interagiscono oggi con la tecnologia. 

Semplifica l'accesso per gli utenti, riduce il carico di lavoro operativo per le organizzazioni e garantisce il livello di controllo richiesto negli ambienti professionali.