Ridurre i ticket all’help desk grazie a un’esperienza di stampa migliore

Quando l'esperienza di stampa varia a seconda dei dispositivi e dei gruppi di utenti, i team IT devono rispondere a un maggior numero di domande e gestire un numero maggiore di politiche.

Un’esperienza di stampa ottimizzata chiarisce le regole agli utenti, consentendo al contempo agli amministratori di controllare le operazioni che i diversi utenti possono eseguire. In MyQ X, gli amministratori possono definire criteri relativi all’ lavoro di stampa e e alle stampanti per utenti, gruppi e dispositivi specifici. Questi criteri consentono di controllare impostazioni quali colore, stampa fronte-retro, pinzatura, risparmio di toner, stampa, copia, scansione e invio di fax.

L'obiettivo non è semplicemente quello di rendere la stampa più semplice. Si tratta piuttosto di ridurre gli ostacoli superflui, rendendo l'ambiente di stampa prevedibile e le regole più facili da gestire.

In che modo la gestione della stampa può ridurre le richieste di assistenza?

MyQ X e MyQ Roger consentono agli amministratori di creare criteri per utenti e gruppi e di applicarli alle stampanti selezionate. lavoro di stampa I criteri possono definire quali impostazioni di stampa gli utenti possono modificare, mentre i criteri relativi alle stampanti possono determinare quali azioni sono disponibili su determinati dispositivi. È inoltre possibile assegnare una priorità ai criteri quando più regole si applicano allo stesso utente o alla stessa stampante.

Ciò offre ai team IT la possibilità di standardizzare l'esperienza di stampa senza dover gestire singolarmente ogni utente o ogni " Dispositivo ".

Ad esempio, un'organizzazione può impedire a determinati utenti di modificare le impostazioni relative al colore, alla stampa fronte-retro, alla pinzatura o al risparmio di toner, consentendo invece ad altri gruppi di mantenere tali opzioni. Le politiche di stampa possono stabilire separatamente se gli utenti possono stampare, copiare, scansionare o inviare fax su determinati dispositivi. 

MyQ X offre inoltre la funzione "Mostra criteri effettivi", che consente agli amministratori di verificare quali criteri si applicano a un determinato utente e a una determinata stampante. Ciò può semplificare la risoluzione dei problemi relativi a autorizzazioni in conflitto o inattese.

In che modo le organizzazioni possono semplificare la stampa per i propri dipendenti?

La coerenza è fondamentale quando i dipendenti utilizzano dispositivi diversi o lavorano in sedi diverse.

MyQ X e MyQ Roger offrono diversi metodi di stampa, tra cui la stampa diretta, la stampa Pull Print, la stampa web e stampa mobile, a seconda della configurazione dell’organizzazione.

Pull Print consente agli utenti di inviare un lavoro a un servercoda e di avviarne la stampa da un'Dispositivo a disponibile dopo aver effettuato l'accesso tramite Autenticazione.

Gli amministratori possono inoltre utilizzare le politiche per definire un insieme coerente di regole per diversi gruppi di utenti. Anziché affidarsi ai dipendenti affinché comprendano una serie diversa di restrizioni ogni volta che visitano Dispositivo, è possibile applicare le impostazioni pertinenti a livello centrale.

Ciò contribuisce inoltre a evitare soluzioni alternative non necessarie. Quando gli utenti sanno cosa possono stampare, dove possono farlo e quali impostazioni hanno a disposizione, hanno meno motivi per aggirare le procedure stabilite o per contattare ripetutamente il reparto IT per chiedere chiarimenti.

In che modo le organizzazioni dovrebbero misurare l'impatto?

La riduzione dell'impegno dedicato all'assistenza dovrebbe essere misurata sulla base di dati operativi piuttosto che di generiche affermazioni relative al risparmio sui costi.

In un ambiente di stampa, tra le misure utili figurano:

• Tempo di implementazione: Tempo necessario per configurare e implementare l'ambiente di stampa richiesto 

• Adozione delle politiche: Con quale rapidità le regole di stampa previste vengono applicate in modo coerente a tutti gli utenti, i gruppi e i dispositivi 

• Richieste di assistenza: Numero e tipologia dei ticket relativi alla stampa prima e dopo le modifiche apportate all'ambiente di stampa 

• Difficoltà riscontrate dagli utenti: Problemi ricorrenti segnalati dai dipendenti durante l'invio o il rilascio dei lavori di stampa Lavori di Stampa 

MyQ X offre una gestione centralizzata delle politiche e strumenti per verificare l'efficacia delle stesse, fornendo agli amministratori una base pratica per la gestione di questi aspetti.

L'importante è stabilire un punto di riferimento prima di modificare l'ambiente, per poi verificare se tali modifiche riducono i problemi ricorrenti.

Un'esperienza di stampa migliore inizia con un controllo migliore

La gestione della stampa non deve aggiungere un ulteriore livello di complessità per i team IT. L'approccio corretto consiste nel rendere l'ambiente più facile da amministrare e più intuitivo da utilizzare per i dipendenti.

Con MyQ X, le organizzazioni possono centralizzare le politiche di stampa, applicare regole diverse a utenti e dispositivi, gestire le funzioni di stampa disponibili e offrire agli utenti diverse modalità per inviare e rilasciare i documenti Lavori di Stampa.

Quando le regole di stampa sono coerenti e chiare, i team IT possono dedicare meno tempo alla risoluzione di problemi evitabili legati alla configurazione e alle autorizzazioni e più tempo alla gestione dell'ambiente documentale nel suo complesso.