Che cos’è il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e in che modo migliora la gestione dei documenti?

Nei flussi di lavoro relativi alla gestione dei documenti, l’OCR può favorire un recupero più rapido dei documenti, l’elaborazione automatizzata e una gestione più efficiente delle informazioni scansionate. Per le organizzazioni che utilizzano flussi di lavoro basati su “MyQ ”, l’OCR può trasformare un documento scansionato da una semplice immagine in informazioni che possono essere elaborate nell’ambito di un flusso di lavoro più ampio. 

Che cos’è l’OCR?

L'OCR rileva i caratteri da un documento o da un'immagine scansionati e li converte in testo digitale. Anziché considerare una pagina scansionata solo come un'immagine, l'OCR rende il testo disponibile per ulteriori elaborazioni.

Ciò risulta particolarmente utile quando le organizzazioni devono gestire informazioni che inizialmente sono in formato cartaceo. Una volta che un documento è stato scansionato ed elaborato con l'OCR, il suo testo può essere utilizzato nei flussi di lavoro successivi, evitando così agli utenti di dover leggere e reinserire manualmente le informazioni. 

In che modo l'OCR migliora la gestione dei documenti?

L'OCR può ridurre il lavoro manuale necessario per la gestione dei documenti scansionati, rendendo il loro contenuto disponibile per ulteriori elaborazioni.

A seconda del flusso di lavoro, l'OCR può supportare: 

• Documenti ricercabili: Il testo contenuto nei documenti scansionati può essere riconosciuto e reso ricercabile. 

• Elaborazione automatizzata: Il testo riconosciuto può essere utilizzato nell'ambito dei flussi di lavoro documentali successivi. 

• Meno inserimento manuale dei dati: Le informazioni contenute in un documento possono essere elaborate senza che gli utenti debbano digitare nuovamente tutto manualmente. 

• Gestione dei documenti più coerente: L'elaborazione automatizzata può ridurre le operazioni manuali necessarie per l'organizzazione e l'inoltro dei documenti. 

• Accesso più rapido alle informazioni: I contenuti ricercabili facilitano l'individuazione delle informazioni all'interno dei documenti digitalizzati.

La differenza fondamentale è che l’OCR non si limita a creare una copia digitale di un documento cartaceo, ma rende le informazioni contenute in quel documento utilizzabili all’interno di un flusso di lavoro digitale.

Dal documento cartaceo digitalizzato all'informazione strutturata 

Il valore dell’OCR aumenta quando viene integrato nell’elaborazione dei documenti e nell’automazione dei flussi di lavoro.

Un documento scansionato può presentarsi inizialmente sotto forma di immagine. L'OCR è in grado di riconoscere il testo contenuto in tale immagine, fornendo informazioni che possono poi essere utilizzate nel flusso di lavoro documentale. Ciò può aiutare le organizzazioni a elaborare i documenti in base al loro contenuto, anziché affidarsi interamente alla gestione manuale.

MyQ X, l'OCR è disponibile come parte integrante dei flussi di lavoro di Easy Scan e può essere utilizzato insieme alle funzionalità di elaborazione dei documenti. Il Document Processor di MyQ X 10.3 amplia le funzionalità di Easy Scan con l'elaborazione automatizzata dei documenti, supportando flussi di lavoro in cui i documenti devono essere riconosciuti, separati, elaborati o convertiti. 

Ciò crea un flusso di lavoro pratico: Documento cartaceo → Scansione → OCR → Elaborazione del documento → Destinazione o flusso di lavoro a valle.

Il vantaggio non risiede nell’OCR di per sé. Il vantaggio deriva dall’utilizzo delle informazioni riconosciute dal documento nell’ambito di un flusso di lavoro più ampio.

In che modo l’OCR può favorire una gestione dei documenti basata sui dati?

L'OCR può fornire informazioni che facilitano la classificazione e l'elaborazione dei documenti, ma è importante distinguere questo aspetto dall'analisi dei dati relativi alla stampa e all'utilizzo.

L'OCR di per sé non genera automaticamente metriche quali i volumi di documenti a livello di reparto, i dati relativi al costo per documento o i tassi di digitalizzazione. Tali metriche dipendono dalle informazioni acquisite e registrate dal flusso di lavoro più ampio di gestione dei documenti.

MyQ X offre funzionalità di reporting e di " Contabilizzazione " per il monitoraggio delle attività di stampa, copia, scansione e delle operazioni correlate. Quando l'OCR e l'elaborazione dei documenti vengono integrati in tali flussi di lavoro, le organizzazioni possono combinare l'elaborazione dei documenti con le informazioni operative acquisite da MyQ.

Ciò può offrire ai team IT una maggiore visibilità sulle modalità di elaborazione dei documenti, mentre i team finanziari e di approvvigionamento possono avvalersi dei report di " MyQ " per comprendere le attività e i costi relativi ai documenti.

In che modo i diversi team possono utilizzare i dati relativi ai documenti e ai flussi di lavoro?

Per gli amministratori IT

I team IT possono avvalersi dei report di “ MyQ ” per monitorare le attività di stampa, copia, scansione e gestione dei documenti in tutto l’ambiente. In combinazione con i flussi di lavoro automatizzati per i documenti, ciò garantisce una maggiore visibilità sulle modalità di utilizzo da parte degli utenti e dei dispositivi.

Per la finanza e gli appalti

MyQLe funzionalità di " Contabilizzazione " e di reportistica di [nome] consentono di ottenere informazioni sulle attività relative ai documenti e sui costi associati. Ciò può aiutare le organizzazioni a monitorare i costi di stampa e scansione e a comprendere dove vengono impiegate le risorse relative ai documenti.

Per i team addetti alla conformità e agli aspetti legali

I flussi di lavoro documentali consentono un maggiore controllo sulle modalità di elaborazione e inoltro delle informazioni acquisite. MyQ X offre inoltre funzionalità di registrazione degli audit e di gestione dei flussi di lavoro documentali, in grado di supportare le organizzazioni in cui la tracciabilità e la gestione controllata dei documenti rivestono un ruolo importante.

L'OCR è il ponte tra i flussi di lavoro cartacei e quelli digitali

L'OCR rende il testo contenuto nei documenti scansionati disponibile per ulteriori elaborazioni, mentre l'automazione del flusso di lavoro dei documenti consente di determinare le operazioni successive. Con MyQ X, l'OCR può integrarsi nei flussi di lavoro di Easy Scan e affiancarsi a funzionalità quali Document Processor per aiutare le organizzazioni a passare dalla semplice scansione dei documenti all'elaborazione delle informazioni in essi contenute.

Per le organizzazioni che intendono ridurre la gestione manuale dei documenti, la domanda fondamentale non è quindi solo “Possiamo scansionare questo documento?”, ma anche “Cosa possiamo fare con le informazioni una volta che sono state scansionate?”.