MyQ Xによる高度なレポーティング

デジタル化の時代、企業はプロセスを刷新し、従業員に紙を印刷する前にもう一度よく考えるよう促している。それでも、グーグルで「オフィスの印刷コスト」や「プリンターの使用量監視」と入力すると、このようなものが出てくる：

「紙文書の印刷、コピー、ファイリング、投函には、企業収入の3％もが費やされている。(MyDataScope)

"平均的な人は毎年250キロから300キロの紙を使用している。"

"中小企業を対象とした調査によると、47％が従業員による電子メールの印刷が印刷使用量の大部分を占めていると回答している。"

"中小企業のほぼ3分の2は、印刷機器にいくらコストがかかっているのか把握できておらず、使用状況も把握できていない。"(SmallBiz Trends)

パワーポイント・プレゼンテーションは、ワークショップ参加者一人一人に配布する資料として印刷する必要があるのか、それとも、人々が電子メモを作れるようにリアルタイムでプレゼンテーションを共有することができるのか？また、ワークショップの最後には、紙でアンケートを配布するのか、それとも残り5分の間に数回クリックするだけで意見を書き込めるグーグルフォームを紹介するのか。

もちろん、白黒の文書を好む場合もある。例えば、雇用契約書。あるいは公正証書。また、明るい画面を何時間も覗き込むよりも、古き良き蛍光ペンを片手に資料を勉強することを好む人も多い。

企業の印刷物がある限り、ビジネス経費のリストにあるこの項目をきちんとカバーし、文書化する必要もある。

プリンターフリートの監視

その負担はプリンターネットワークのすべての印刷アクティビティを追跡することは、多くの場合、企業のITスタッフに負担がかかり、多忙なスケジュールを圧迫します。しかし、適切なマネージド・プリント・ソリューションがあれば、プリンターフリートレポートを作成するのに苦労することはありません。

一般的に、IT管理者は自動化されたものであれば何でも恩恵を受ける。フリート内のプリンターが故障したとき、消耗品の残量が少なくなったときに通知を受けたり、特にベンダーが混在しているプリンター・フリートでは、プリンターの使用状況を適切にモニタリングしたりできる。カスタムレポートを定義し、毎週月曜日に管理メンバーに送信できるようになれば、時間の節約になる。

プリントサーバーのデータベースは、すべてのユーザー、プロジェクト、およびデバイスの下で実行されたジョブの詳細な記録を保持し、その結果、ユーザー、プリンター、グループ、部門、会社支店、またはクライアントアカウントのレベルなど、あらゆる関心レベルで印刷、コピー、およびスキャンのアクティビティを分解することができます。 

当然ながら、絶対数だけでなく、一定期間の印刷活動の概要を把握し、特定のデバイスに過負荷がかかったり、無視されたりする傾向や新たな傾向を特定できるようにすると便利な場合もある。そのためには、必要なデータを表示する日付範囲を指定します。

印刷アクティビティを定期的に更新することで、どのプリンターが、いつ、誰に、どのくらい使用されているかを正確に把握することができます。高度なレポート内の調査結果は、経営陣がより良い購入決定を下すための原動力となる。例えば、CTOは10台の古い複合機を3台の新しい複合機に置き換えたり、既存の複合機をシャッフルして従業員に均等かつ効率的に使わせたりすることを決定できる。

また、強力で正確な印刷レポートにより、時系列で傾向を把握し、それに応じて印刷ポリシーを調整することができます。従業員の印刷権限を見直し、モノクロ印刷や両面印刷を強制することで、長期的にコストを大幅に削減し、環境への影響を小さくすることができます。

MyQは高度なレポートを提供しますか？

確かにそうだ。確かにそうだ。今年のセントラル・サーバーのメジャー・アップデートを皮切りに MyQは着実に洞察力を顧客の手に委ねるための一歩を着実に踏み出している。

MyQのコアエンジンアーキテクチャーを完全に書き換えることから始まり、印刷やコピーのジョブを記録する決定的な単位が1ユーザーセッションであった会計方法から、より直感的なジョブベースの会計に切り替えることができました。実際、これは、ユーザーが1回のログイン・セッション中に複合機で複数のアクションを実行しても、それぞれが個別に会計処理されることを意味する。例えば、請求書の一括スキャンを行い、その直後に法律関係のクライアントの資料をプリントアウトする。

これにより、データを報告する際の詳細レベルがはるかに向上し、MyQは、カスタムの高度なレポートを作成するための自由度を高めました。

プリンターフリートでMyQバージョン8以降が稼動している場合、印刷やコピージョブに関するユーザーデータは、各複合機で稼動しているソフトウェア（MyQ Embedded Terminal）のカウンターに保存されます。この詳細な会計データは、MyQプリントサーバーと定期的に同期され、MyQセントラルサーバーの中央データベースに複製されます。

IT管理者は、詳細な会計データに基づいてカスタムレポートを作成できる。ジョブサミット日、ジョブリリース日、デバイスID、印刷用紙フォーマット、シンプレックス/デュプレックス・プロパティ、カラー/グレイスケールのプロパティなど、監視しているパラメータの組み合わせを見ることができる。

従来はMyQ カスタマー・サポートに連絡 し、手作業による データ 抽出と可視化を依頼していたプロセスが、今ではMyQパートナーや顧客自身の手に委ねられている。

BIツールによる優れたMyQレポート 

印刷コストを視覚的に把握し、さまざまなグラフやダッシュボードを使用して印刷、コピー、スキャンのジョブを分析したい企業は、多くのビジネスインテリジェンスソリューションに頼ることができます。

セントラルサーバー8.1 （パッチ2 ）のアップデート以降、 MyQは外部のBIツールをサポートしています。例えば、財務部門は、セントラルサーバーのデータベースを自社のBIソフトウェアに簡単に接続できるようになり、プリンターフリート活動に関するレポートを自社の他のERPシステムのレポートと一致させることができるようになりました。

レポートは、特定のデータに対するカスタムインサイトのためにIT管理者がゼロから組み立てることもできるが、Microsoft Power BIで利用できるような、より便利な事前定義されたテンプレートもある：

 

_{Microsoft Power BIで作成したMyQテーマのレポート例。}

 

MyQの顧客は、データベースとそこに含まれるデータに、いつでも、どのような形でも、完全かつ便利にアクセスできる必要があります。MyQはPower BIだけでなく、MS Excelへの抽出から会社のERPシステム（SAPなど）へのライブインポートなど、データ処理のための他のレポートツールやアプリケーションもサポートしています。

 

コスト削減のために企業が採用できる印刷方針にはどのようなものがあるか。

強制両面印刷- 紙を節約する最も明白な方法のひとつは、できるだけ両面印刷することだ。

印刷権限の調整- 特定のユーザーグループに対してカラー印刷を制限します。例えば、人事部では通常、カラー要素を含む候補者の履歴書や雇用契約書をグレースケールのまま印刷することがあります。

印刷レポートを見えるようにする- 単に、ある活動が監視されていることを知れば、人々に自然な心理的効果をもたらすからである。

クォータ制の導入- ビジネス環境によっては、ユーザーごとや部署ごとに制限を設けることも検討に値する。

ユーザーにデジタル思考を植え付ける-オフィスのデジタル化を推進することは、経営陣が意識的に職場のグリーン化を図り、ペーパーレス時代に踏み出すことを意味するだけではない。人々にとって非常に実用的な効果が数多くある。例えば、受信した郵便物をスキャンして文書管理システムに取り込めば、関係者一人ひとりにコピーを取る必要がなくなる。デジタル化された文書は、検索性と可用性を提供し、特に急いでいるときには、増え続ける机の山の中に飛び込まなければならないよりはるかに優れている。

プリンター使用状況のモニタリングは、大企業のIT部門にとって欠かせないものである。組織が使用する印刷管理ソフトウェアは、正確な印刷レポートをできるだけ簡単に作成できるようにする必要があります。多機能コピー機のカウンターからデータを収集する自動化の可能性により、印刷、コピー、スキャンのアクティビティに関するレポート作成は、最終的に公園を散歩するようなものである。

 

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