5 coisas que você não sabe que estão acontecendo no seu local de trabalho
11/08/2020
Diga-me se isso lhe soa familiar: você vai para a sala de cópias e, como duas pessoas já estão lá, decide relaxar e participar da conversa ou, pelo menos, passar algum tempo sem pensar no que deveria estar fazendo.
Ou, na sua parte do prédio, andar ou campus, você tem uma impressora/copiadora/scanner compartilhada (chamamos essas impressoras multifuncionais ou MFPs) e, mais vezes do que você consegue se lembrar, teve que vasculhar a pilha de trabalhos de impressão que estão na bandeja de reciclagem para encontrar seu documento.
Ou o que você imprimiu desapareceu e você precisa voltar para a sua mesa e reenviar o trabalho, dessa vez correndo como um lunático de volta para a MFD antes que outra pessoa chegue lá.
Essas MFPs, impressoras, scanners e copiadoras fazem parte do serviço de impressão gerenciada (MPS) de sua empresa, escola ou escritório, e as organizações com visão de futuro usam uma solução de software que simplifica e otimiza tudo isso.
1. Cada dispositivo é seu
Agora, imagine que você não tem tempo para falar sobre seus planos para o próximo fim de semana e precisa entregar um documento ao seu chefe para que ele possa fechar um grande contrato. Você dá uma espiada na sala de cópias e vê as mesmas duas pessoas conversando casualmente e a máquina funcionando, então você caminha pelo corredor até a máquina menos usada. Você faz o login na máquina e imprime o documento a tempo de entregá-lo ao seu chefe para a reunião.
Com as soluções de software MPS, todos os dispositivos do seu escritório ficam disponíveis e você não precisa esperar na fila para fazer o trabalho - rapidamente.
2. Segurança total dos documentos
Com a impressão pull, além de poder acessar todas as MFDs, seus documentos ficam em suas mãos. Pressione o controle-P e relaxe (não é necessário correr pelo corredor para chegar àquele documento confidencial). Com as soluções MPS, você "controla a impressão", o trabalho é enviado pela rede para o servidor e permanece lá até que você vá fisicamente até a impressora e "puxe" o trabalho para a MFD que você for usar. Basta fazer o login com seu cartão de identificação, PIN ou dispositivo móvel, e a máquina retira o trabalho do servidor e o entrega com segurança em suas mãos.
Agora você pode usar qualquer impressora, copiadora ou scanner na sua rede MPS com confiança e eliminou um dos pequenos aborrecimentos que podem prejudicar um bom dia, além de economizar tempo e dinheiro no processo.
3. Feito sob medida para você
Então, lembra-se daquela impressora pouco conhecida à qual você teve que ir porque a sala de cópias tinha uma fila de pessoas? Você não usa essa impressora com muita frequência e a sensação de pavor ao se aproximar dela se instala porque o painel minúsculo da máquina parece completamente diferente do painel grande da sala de cópias. Cada impressora, scanner e copiadora tem um pequeno "painel" diferente (mais conhecido como interface do usuário ou UI). Quantas vezes você precisou ajustar a cor ou o tamanho em uma nova interface de usuário e teve que fazer quatro ou cinco cópias por tentativa e erro antes de finalmente acertar? Com uma solução MPS, o pequeno painel de cada MFP se torna uma interface de usuário do tamanho de um tablet, personalizada de acordo com suas necessidades específicas.
Se você é um professor de arte e precisa ter a capacidade de imprimir em cores ou em vários tamanhos e formatos, uma solução MPS pode oferecer essas funções em uma interface fácil de operar (pense em aplicativos do tipo apontar e clicar). Não há confusão, e todos os dispositivos, independentemente do modelo e da marca, sempre se comportarão da mesma forma, de acordo com suas necessidades.
4. Escaneie-o, não o bloqueie
O chefe precisa daquele documento... mas ele está do outro lado do campus, em outro andar ou em outro país, em seu escritório satélite... não se preocupe. Com as soluções MPS, você pode ir até a multifuncional, imprimir o documento, assiná-lo e digitalizá-lo para o seu chefe no escritório de Cingapura (você está em Barcelona), e ele poderá imprimi-lo em cores. Ou você tem todas as fotos de suas férias em seu pen drive e, como não pode usar os recursos da empresa para imprimi-las, basta conectá-las e enviá-las para sua pasta de férias do Google Drive. Melhor ainda, se você é professor e precisa entregar um guia de estudos para seus alunos de ciências... digitalize-o e coloque uma cópia nas pastas de rede da escola deles e faça a sua parte - e a parte da sua escola - para reduzir sua pegada de carbono.
A funcionalidade de digitalização para e-mail, nuvem e pastas de rede das soluções de software MPS pode transformar a maneira como você pensa sobre a distribuição de informações.
5. Passe a "não ter motorista"
Você já foi à sua estação de trabalho, mesa ou escritório e "controlou o P", foi até a impressora para pegá-lo e ele não estava lá? Você sabe que apertou "enter". Você não a vê na lixeira, não há ninguém por perto, ela não pode ter ido embora sozinha. Então, você volta à sua mesa para reimprimir e percebe que suas impressoras sumiram. Os nomes dessas impressoras estão todos conectados por meio de drivers e agora você precisa que um técnico de TI venha reinstalá-las, mas todos já foram para casa. Com a impressão sem driver, você pode enviar suas tarefas para um e-mail designado no servidor e, em seguida, ir até a impressora e recuperá-las.
A impressão sem motorista, móvel e para convidados significa que você não precisa mais se preocupar com a execução de tarefas de rotina no seu MPS.
O que levar
Sua organização provavelmente tem um MPS, ou pelo menos uma rede de impressoras, scanners e copiadoras, e a maioria delas não está rastreando, otimizando ou utilizando todo o seu potencial. Uma solução, como o MyQ Solution, faz exatamente isso. De fato, 90% das empresas não sabem quanto gastam com impressão e cópia, os departamentos de TI gastam até 20% do seu tempo lidando com seus MPS e 65% dos documentos impressos são jogados na lixeira.
As organizações com visão de futuro entendem que a otimização dos fluxos de trabalho aumenta os lucros, deixa os funcionários mais felizes e alivia as responsabilidades já estressantes dos departamentos de TI. Elas entendem que são os detalhes que fazem a diferença e as colocam à frente da concorrência.