Como Czech Statistical Office reduziu os custos e a
complexidade com o MyQ X

Desafio

O Czech Statistical Office (ČSÚ) é um órgão governamental com sede em Praga e 13 filiais regionais em todo o país. O escritório coleta e processa dados para criar um banco de dados informativo, disponível para os municípios, o público e outras agências governamentais na República Tcheca e no exterior.

A ČSÚ costumava ter uma solução de impressão não homogênea, composta por MFPs e impressoras A4 de várias marcas e idades. Todas elas eram configuradas como "locais". Não havia nenhum software para gerenciar a impressão, nenhuma segurança em todo o parque (apenas para dispositivos individuais) e nenhum relatório. O departamento de TI era frequentemente chamado para resolver os problemas manualmente. Após um corte de energia, por exemplo, eles tinham que religar as impressoras uma a uma. Essa atividade impopular era chamada de "tour de print".

O gerenciamento de usuários também era complicado, pois cada novo usuário tinha que ser configurado em cada impressora separadamente. O banco de dados de usuários original fornecido pela Konica Minolta tinha capacidade para apenas 1.000 usuários, portanto, ficava cheio rapidamente e sua manutenção era tediosa.

Solução

A solução de gerenciamento de impressão MyQ foi instalada juntamente com um parque de impressoras de última geração da Kyocera (60 MFPs e 120 impressoras A4). Isso facilitou o gerenciamento de usuários graças ao Active Directory.

A impressão e a digitalização seguras tornaram-se um padrão de ouro para os usuários e as novas políticas de impressão levaram rapidamente a uma redução no volume de impressões - a impressão em preto e branco foi reduzida em 10% e a impressão colorida em 20%.

Resultado

O que a equipe de TI da ČSÚ mais aprecia é que MyQ significa um passo importante para a automatização do gerenciamento de usuários. Ele economizou cerca de 20% de seu tempo. O departamento de TI quase não precisa consertar nada relacionado a impressoras, exceto questões como a configuração de novos códigos PIN etc.

Outro ponto elogiado foi o processo de instalação simples e rápido. Graças às opções de configuração remota, não foi necessário visitar pessoalmente cada uma das filiais regionais.

A gerência agora tem acesso a relatórios totalmente personalizáveis, que ajudarão a otimizar ainda mais as políticas de impressão.

Os próprios usuários se acostumaram ao MyQ com facilidade, o que se deve principalmente a uma interface de usuário altamente intuitiva com controles simples. O administrador definiu direitos e funções especiais para os departamentos, para atender às suas necessidades específicas de impressão e digitalização. Por último, mas não menos importante, MyQ também foi bem recebido pelos usuários da biblioteca pública de ČSÚ.